【最新】従業員コミュニケーションアプリを活用する15のメリット
Milton Herman
現代ビジネスのチームワークにおいて、従業員コミュニケーションアプリは欠かせません。
職場のあり方と同様に、従業員同士の関わり方も変化してきているからです。
フロントラインワーカー、リモートワーカー、オフィスワーカーが混在するチームもめずらしくありません。
従業員コミュニケーションアプリは、彼らがスムーズかつ効果的にコミュニケーションをとるためのツールなのです。
従業員コミュニケーションアプリとは？
従業員コミュニケーションアプリは、従業員がほかの従業員や管理職と連絡をとり、考えを共有するためのオンラインプラットフォームです。
彼らは通常、モバイル端末を使ってコミュニケーションアプリにログインします。
かつてはメールが、従業員間のコミュニケーション手段として効率的だと考えられていました。
しかし現在、メールはフロントラインワーカーにメッセージを届けるのにベストな方法とは言えません。
受信トレイに大量のメールが届くと、従業員は優先順位の高いメッセージがどれなのか判断しづらくなってしまいます。
日々リストの上から順にメールを開いていくため、最初に届いた下のほうにあるメールは見なくなりがちです。
そして、誰かがフォローアップしてくれるころには、そのメールの内容がより急を要する状態になり、チーム全体が締切に追われ、ストレスが高まるという事態に陥ってしまうのです。
従業員コミュニケーションアプリの機能
従業員コミュニケーションアプリにはどのような機能があるのでしょうか？
優れたアプリには次の機能が組み合わさっています。
- モバイルアクセス：モバイルアクセスにより、従業員はオフィスにいなくても、社内のコミュニケーションに参加できます。携帯端末を使って、日常的なメッセージや、ほかの従業員・管理職からのプッシュ通知にいつでもアクセスできます。
- クラウドベース：クラウドベースの従業員コミュニケーションシステムは、常に最新の状態に保たれます。企業はソフトウェアのバージョン管理に悩む必要がなく、常に最新のシステムを利用できます。
- ほかのプラットフォームとの統合：優れた従業員コミュニケーションアプリは、Microsoft 365、Salesforce、Slackといった、従業員が普段使用しているプラットフォームと統合できます。従業員はイントラネットや企業のニュースフィードにメッセージを投稿したり、チームメンバーのメッセージに返信したりできます。
- パーソナライズ：従業員それぞれのニーズや興味に合った関連性の高いコンテンツを表示すると、ログイン率が高まります。従業員は自分にとって関連性が高く、役立つ機能を見つけられます。
- 検索機能： 職務に必要なファイルやそのほかのコンテンツ共有するためにドキュメントを探す際、従業員は時間を無駄にしたくないと思っています。従業員コミュニケーションアプリには、誰もがすばやく簡単に必要なコンテンツを見つけられるような、強力な検索機能が欠かせません。
- マイクロアプリ：マイクロアプリは、従業員が仕事上で必要とするソリューションを提供します。従業員コミュニケーションアプリにログインすると、年次休暇の申請や給与明細書、従業員満足度調査などのフォームにアクセスできます。
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1. 理想の職場環境を構築できる
成功を収める企業というのは、従業員が共通目標の達成に向けて取り組むよう促しています。
コミュニケーションアプリは、現代的で先進的な環境を構築することにより、良好な職場環境作りに貢献します。
これにより、従業員は仕事をするうえで必要なテクノロジーにアクセスできるようになり、仕事で成功を収められるのです。
企業が従業員向けアプリをカスタマイズするときは、従業員のために構築したい企業文化を反映させましょう。画像、配色、動画、コンテンツ、プッシュ通知を組み合わせることで、企業文化を表現できます。
2. 優秀な人材の獲得をサポートする
優秀な人材というのは、従業員コミュニケーションアプリを含む最新のテクノロジーに投資している企業で働きたいと考えています。
ミレニアル世代やZ世代の求職者は、採用オファーを受け入れるかどうか判断する際、その企業が従業員エクスペリエンスについて真剣に考えているかどうかチェックしているのです。
今の労働者は、日常業務の一部としてスマートフォンを使うため、常に持ち歩いています。
スマートフォンを使ってチームメンバーと連絡を取ることができれば、新しい業務を行うことになっても、少なくとも慣れているものを使えるため、安心して取り組むことができます。
3. コミュニケーションの追跡と分析が可能に
管理職が適切なツールとデータに基づいて、部署（やチーム）のための意思決定を行うことは欠かせません。
社内のリーダーたちがベストな意思決定を行うには正確なデータが必要であり、彼らはそのために社内ツールに頼っています。
分析機能を使えば、従業員が社内コミュニケーションツールを使用しているかどうか、どの機能が最もよく使われているかが明らかになります。
また、アプリの機能を利用していない従業員を確認することも可能です。その理由を明らかにするために、企業は何らかの対応を取りたいと思っているかもしれません。
4. 従業員のフィードバックを簡単に集められる
優秀な管理職は、従業員が何を考えているのかを知りたいと思っています。
理想は、フィードバックが定期的に（匿名で）集められ、従業員が自分が本当に思っていることを書いても大丈夫だと感じ、それを自由に共有できることです。
企業のリーダーたちが従業員のニーズや要望を把握していなければ、従業員を満足させるために何かを効果的に変えることはほとんど不可能です。
雇用主がすべての期待に応えることはできないと、ほとんどの従業員が理解していますが、彼らのフィードバックに目を通し、可能な限り対応しようとする企業の姿勢は評価してくれます。
5. メールよりもスピーディー
現代ビジネスのペースは、ますます加速しています。
かつては社内メールが、質問や懸念点を伝えるための効率的な手段でした。
しかしメールは、現代の社内コミュニケーションに必要とされるスピードに対応するには不十分になってしまったのです。
従業員向けコミュニケーションアプリがあれば、彼らは生産性を維持できます。
メールのように、受信トレイが一日でいっぱいになってしまうことはありません。
コミュニケーションアプリは、従業員同士が連絡を取り合い、仕事を行うのに必要な情報を迅速かつ効率的に共有するための、より優れた方法なのです。
6. リアルタイムコミュニケーションに強い
従業員コミュニケーションアプリを使えば、チームコミュニケーションにおいて、彼らはリアルタイムで直接コミュニケーションをとることができます。
メールやSMSだと、返信するまでに情報が古くなったり、正確ではなくなったりする可能性があります。
緊急のメッセージや通知は、各従業員やチーム、または全従業員に、場所を問わず迅速に送信できます。
緊急事態が発生した場合、もしくは企業が緊急時に対応する必要がある場合は、従業員の返信を待っている時間などないのです。
7. 従業員にとって使いやすい
従業員コミュニケーションアプリは、非常に使いやすいものです。従業員は、入社してすぐ使い始めることができるものを望んでいます。
仕事中に使うため、複雑で操作が難しいものは、多くの従業員から受け入れられないでしょう。
彼らは、銀行、食事の注文、食料品の買い物、配車サービスなど、日常生活で多くのタスクをこなすために、すでにモバイルアプリを使用しています。
そのため、このテクノロジーを職場にも導入することは理にかなっていると言えます。
したがって従業員は、社内コミュニケーションアプリを習得するのにそれほど時間を費やす必要がなく、仕事そのものに関する研修に集中できるのです。
8. 現代の労働形態にマッチ
従業員がオフィスに通い、決められた時間勤務するワークモデルは、多くの人にとって現実的なものではなくなりました。
今やワークチームは、国中（さらには世界中）のさまざまな場所に住んでいる人たちで構成される場合があるのです。
地理的な位置は、従業員が効果的に協働する際の障壁ではなくなり、モバイルプラットフォームがあれば、彼らは簡単につながったり、アイデアを共有したり、プロジェクトを完了したり、効果的に協働したりできます。
9. コミュニケーションの明確さと透明性を保証
経営陣と従業員間のコミュニケーションが明確で、かつ透明性があるとき、企業は最もうまく機能します。
コミュニケーションアプリを使えば、リーダーは従業員と直接コミュニケーションをとることができ、企業のうわさ話のもととなる要素を減らすことができます。
一方従業員は、コミュニケーションアプリがあることで、経営陣が自分たちに影響を与える情報を適切なタイミングで共有してくれていると感じます。
そのため企業のマネジメントをより信頼し、互いを尊重する気持ちを育む職場環境の中で仕事に集中できるのです。
そして雇用主に大切にされていると感じやすくなり、それが離職率の低下（企業の健康状態の指標の一つ）につながります。
10. 協働を促す
チームアプリを使用すると、従業員がどこにいてもモバイルデバイスで簡単にコミュニケーションをとることができます。
そして、ドキュメント、フォーム、画像、動画など、さまざまな種類のファイルを簡単に、効率的に共有できます。
ビデオチャットを使えば、テキストメッセージのみではできない、互いの顔を見ながら話を聞くことができます。
画面上の言葉だけでしかコミュニケーションできない場合、より複雑なアイデアを伝えるのは難しい場合があります。
しかし、リアルタイムのビデオ会議を行えば、従業員はどこにいたとしても、孤立感を抱かずに済むのです。
そしてビデオ会議は、質問したり、アドバイスを共有したり、プロジェクトで協働したりするのに役立ちます。
結局ワークチームは、協働のための手段が複数あると、より効率的に機能できるのです。
11. 従業員のより良い意思決定をサポートする
従業員コミュニケーションアプリは、彼らが必要とする情報をより簡単に見つけ、より効果的に仕事をするのに役立つ貴重なツールです。
このツールのおかげで、従業員は職務範囲内でより良い意思決定をし、最終的には企業にとってより良い結果をもたらすことができます。
販売部門で働く従業員が、携帯端末を使って顧客のために在庫状況にアクセスできれば、納期に関する情報を迅速かつ正確に伝えられます。
これはより迅速な契約、顧客満足度の向上、そして企業にとってより良い利益につながります。
12. 顧客サービスの向上
販売というのはビジネスの一部にすぎません。
顧客は自分の声を聞いて理解してもらいたいとも思っています。そして顧客は、自分のニーズを理解してもらえないと感じている場合、常にほかの選択肢があることを知っているのです。
顧客サービスチームもまた、従業員コミュニケーションアプリで利用できるツールと機能から恩恵を受けられます。
たとえば、顧客の過去の注文に関する情報にアクセスすることで、サポートを求めて企業に連絡してくる彼らと、より効果的につながることができます。
そして、自分の質問に完璧な回答をもらい、心配なことが適切に解決されたと感じた顧客は、その企業のファンであり続ける可能性が高くなるのです。
13. ビジネスプロセスをシンプルにできる
企業は、あらゆる業務を自動化および簡素化する方法を探しています。
従業員コミュニケーションアプリは、企業のエンタープライズアプリケーションと統合することで、業務全体をシンプルにし、タスクを合理化します。
従業員はアプリのダッシュボードから毎日のタスクを管理・整理することで、仕事に集中できます。
従業員は一日を通して、課題やストレスに直面していることでしょう。
社内コミュニケーションアプリを使えば、彼らはそうした課題やストレスを管理し、必要に応じてチームメンバーからサポートしてもらうことができます。
14. インスタントメッセージアプリでブランド認知度を高める
毎日たくさんの従業員が従業員コミュニケーションモバイルアプリを操作していると、企業のブランドが見える化し、認知度が高まります。
企業のロゴやニュースフィード、そのほかの機能を見るたびに、企業のブランドとその企業を代表するものが印象付けられるのです。
継続的でポジティブなこの印象強化は、ブランド認知度を高め、全従業員の間で企業に対するポジティブな印象を育むのに役立ちます。
そして従業員は、こうしたポジティブな考えを持ちながら仕事を行います。
これは組織の一員としての自分自身の見方に、間違いなく影響を与えることでしょう。
15. 通知のカスタマイズが可能
従業員コミュニケーションアプリが企業のブランドを反映しているのであれば、通知をカスタマイズできるのは当然のことです。
私たちはメールやソーシャルメディアなどの個人用アプリの通知に、それぞれサウンドを設定してスマートフォンを使っています。
社内従業員コミュニケーションアプリは、すぐに開封する必要のあるプッシュメッセージや普通のメッセージを認識できるように、通知をカスタムする必要があります。
ブランドを反映し、企業の「個性」に合うカスタム通知を選びましょう。
