【完全版】最高の社内イントラネット構築法
社内イントラネットは単なる社内コミュニケーションプラットフォームではありません。
それは企業理念そのものです。戦略的なイントラネットプラットフォームは、従業員の生産性を高め、離職率を下げ、ビジネスを前進させる原動力になります。
では、企業はどのようにして成功するイントラネットを構築・維持できるのでしょうか?それはあなたが思っているより簡単です。
社内イントラネットの目的とは?
イントラネットの目的は次の通りです。
- 情報の伝達と共有
- 従業員、チーム、部署間のつながり
- 生産性を向上させるための協働の簡素化
さらに、イントラネットは単なるコンテンツリソース以上の社内コラボレーションツールでもあります。
イントラネットは、交流したり、仕事仲間とチャットをしたり、答えを見つけたり、社内で何が起こっているのか把握したり、企業文化の一部になったりするための場所なのです。
イントラネットの重要な目標の一つは、従業員に一貫した体験を提供することです。
これはどんな部署にも当てはまります。
イントラネットは正しく管理すれば、全従業員に影響を与えることができるソフトウェア製品なのです。
最新のイントラネットにはどんなメリットがあるの?
以前は、イントラネットは誰も使わないような単なるアプリでした。
使い方が難しく、つまらなくて、必要のない文書だらけだと言われていました。
では、企業はなぜイントラネットを使用するようになったのでしょうか?
イントラネット業界はこの10年間で競争が激化し、最新のイントラネットはクラウドベースとなり、洗練され、使いやすく実用的なものになりました。
イントラネットの技術は急速に発達しており、機能は絶えず進化しているのです。
多くの企業 (およびあらゆる規模の企業) にとって、イントラネットプラットフォームは、従業員が情報収集やアイデア共有、交流を行うための場所です。
れらのイントラネットには、その企業アイデンティティに合った名前が付けられています。
たとえば、LumAppsのイントラネットは「We」という名前で、企業の使命と価値観に結びついています。自動車メーカーであれば「The Shop」と名付けるかもしれません。
今日のデジタルワークプレースにおいて、イントラネットは従業員のニーズに対応しているものでなければなりません。
言い換えるならば、従業員を顧客、イントラネットを企業価値を売るウェブサイトとして考える、ということです。これが、イントラネットにも名前とブランドが必要なもう一つの理由です。
ふさわしくて魅力的な名前が決まったら、次はイントラネットのメリットについて考える必要があります。
- コミュニケーション - ほかの従業員とリアルタイムでつながる手段
- 情報 - 企業活動に関する最新の情報
- コラボレーション - 同じ目標を達成するための協働
- エンゲージメント - パーソナライズされた、興味深く、役立つ情報のためのリソース
- ナレッジ - 共有と管理のための最新のナレッジ(知識)ベース
- 生産性 - エンゲージメントの高い従業員は、生産性と満足度がより高い
- 整理 - 文書や情報の保存のためのオールインワンリソース
- 接続性 - 信頼できるグローバルな従業員ネットワークと名簿
- 企業文化 - 透明性とコミュニケーションを通じた、企業の価値観に対する共通認識の構築
- 従業員のソーシャルアドボカシー - ソーシャルメディアを通じたブランド認知度と信頼の向上
- モビリティ - デスクトップパソコンやデスクをオフィスに持たない従業員を含め、従業員がどこにいてもアクセス可能
これらのメリットは事例研究や公式発表を通じて確認されており、すべてがイントラネットの目的に貢献しています。
最新のイントラネットにはどんな機能が必要?
社内イントラネットは、その企業特有のニーズに合わせて独自に調整できます。
企業目標と調和し、企業全体で利用できるような頼れるリソースになるようにすべきです。
最高のイントラネットソリューションは、生産性を向上させる機能を中心として設計されています。
以下が、導入を検討すべき最新のイントラネット機能です。
1. インテグレーション(統合)
既存の業務上重要なアプリ (Google Workspace、Microsoft 365、Zendesk、Slackなど)のリストを作成します。ネイティブインテグレーション(システムとアプリのカスタム統合)ができるイントラネットプラットフォームを検討しましょう。
これにより、 従業員は作業プロセスを継続し、効率を維持 (または向上)できます。
2. クラウドベース
従業員が、いつでも、どこでも、どのデバイスからでもイントラネットにアクセスできるようにする必要があります。
リモートワークであろうとオフィスワークであろうと、迅速かつ確実にイントラネットにアクセスできることが不可欠です。
これにより、グローバルなニーズにも対応でき、時差があったり離れた場所にいたりしてもアクセス可能となります。
3. モバイルアプリ
モバイル機能があれば、従業員がスマートフォンからプラットフォームにアクセスできるため、エンゲージメントが促進されます。モバイルデバイスからアクセス可能であれば、従業員同士で利便性良く交流したり、情報を広めたり、関わったりすることができます。
4. カスタマイズ性
イントラネットは、特定のニーズに対応するように構築できます。たとえば、自動車メーカーと小売業者のニーズは異なりますよね。
イントラネットは、その企業に応じた柔軟な特徴と機能を備えている必要があります。また、ビジネスの変化と成長に適応できることも重要です。
5. 分析
イントラネットソリューションの重要な役割は、閲覧数、シェア数、いいね、投稿数といったイントラネットエンゲージメント指標を分析することです。
6. コンテンツ作成
ニュースフィード、ブログ、発表、チャット、マルチメディアといった社内コミュニケーション機能を通じて、イントラネットコンテンツ戦略を策定しましょう。
可視性を高めるために、ドキュメントの共有やコンテンツの再利用ができるようなコンテンツコラボレーションツールも用意します。
7. ナレッジシェアリング(知識共有)とナレッジ管理
イントラネットは、従業員が仕事を効果的に行うために必要な情報を簡単に見つけられるような、貴重な情報源でなければなりません。
手紙のテンプレートの検索から製品情報の調査、技術マニュアルの参照まで、イントラネットの組織的な能力は無限大です。
そして、このイントラネット機能の重要かつ最善な使い方は、すべてのファイルが最新の状態に保たれているかどうか確認することです。
8. 交流の場
アイデア、関連情報、ネットワーク、共同作業を共有するためのバーチャルな集いの場です。
消費者向けのソーシャル機能を備えたイントラネットは、チームワークを向上させ、熱狂的なブランドアドボケイト(ファン)を作り、コミュニティを構築します。
9. マルチメディア
動画や図式、マルチメディアのファイルは、エンゲージメントと教育の向上を通じて、従業員エクスペリエンスを向上させます。
視覚的な情報は、テキストベースの長いレポートよりも記憶に残りやすいからです。
10. 追加アクセス (エクストラネット)
一部のイントラネットでは、クライアント、ベンダー、ビジネスパートナー、または一般人が、プラットフォームの特定のセクションに外部からアクセスできるようにして、コミュニケーションやビジネスプロセスを合理化しています。
たとえば、予約、ファイルの共有、メディアへのアクセス、支払い、研修などを行うことができます。
11. セキュリティ
機密性の高い企業情報を含むイントラネットには、最高レベルのセキュリティが不可欠です。
セキュリティプロトコル(通信規約)は、適切な人がアクセスできるようにし、十分なデータの安全性を維持しなければなりません。
イントラネットを導入する際は、基本的な機能だけでなく、それを単なる情報発信プラットフォーム以上のものにする上記のような機能も考慮することが大切です。
最高の社内イントラネットソフトウェアを選ぶ
オールインワンのイントラネットプラットフォームは、ほぼすべての企業にとって理想的なソリューションだと言えます。
すべてを一つの傘下にまとめることで、使いやすく、また管理しやすくなるからです。イントラネットを使えば、世界中にいる従業員同士が、デジタル環境の中で効率的にコミュニケーションをとったり協働したりできます。
さらに言うと、イントラネットソフトウェアは柔軟で効果的なものであるべきです。
これはすなわち、一つのプラットフォームが同時に多くの役割を果たすことを意味します。
その役割は次の通りです。
- 意識を高め、社内交流会やデータ報告を向上させ、社会的なつながりを構築するための社内コミュニケーションプラットフォーム
- 専門知識とアイデアを共有できる従業員協働プラットフォーム
- 強い企業文化を創造するための従業員エンゲージメントプラットフォーム
- 社内のエキスパートに主導権を与え、知識共有と学びを促進させるナレッジマネジメントプラットフォーム
- 強固で協働可能なデジタルワークプレイスへの入り口となる単一のエントリーポイント
さまざまなイントラネットプラットフォームの選択肢を見極める際に、考慮すべき重要な点がいくつかあります。
- ビジネス目標との合致 - 短期および長期の目標。イントラネットは企業戦略とどのように合致していますか?企業のニーズを満たし、業務を促進するのに最適なイントラネット構造はどんなものでしょうか?
- ビジネス活動の強化 - プラットフォームが従業員の日々の業務にどのような影響を与えるか考えましょう。使いやすいでしょうか?使っていて楽しいでしょうか?導入戦略はこれらの質問の答えを左右します。
- さまざまなツールと機能の統合 - 前述のとおり、別のプラットフォームとの統合は大きなメリットです。さらに、マルチメディアやパーソナライズされたニュース フィード、従業員名簿といった機能は、従業員エクスペリエンスにとって非常に重要です。
- 予算とのバランス - 企業が求める最適な投資収益率はどのくらいですか?デジタルトランスフォーメーションの現状はどうなっていますか?デジタルワークプレイスには、予算の影響を調整するために、時間とリソースが必要です。ベーシックで簡易的なイントラネットプラットフォームは、制限が非常に多く、柔軟性がほとんどない可能性があります。
既成のイントラネットプラットフォームもありますが、それらは非常に制限が多く、柔軟性に欠けるものが多くなっています。
カスタムメイドのコミュニケーションプラットフォームなら、ビジネスが成長するにつれて進化したり改善したりできます。
カスタムメイドのコミュニケーションプラットフォームは、隅っこにある誰も見ていない単なる情報掲示板になるのではなく、経験を生み出すことで、企業の文化や価値観を揃えるべきなのです。
各作業ツールは独立して作動するだけでなく、ほかのツールと調和して作動し、従業員にとって最も関連性の高いエクスペリエンスを提供したり、ビジネスの円滑な運営をサポートしたりする必要があります。
この種のイントラネットは柔軟性があり、上記でも述べた次のものを組み合わせています。
- 意識を高め、社内交流会やデータ報告を向上させ、社会的なつながりを構築するための社内コミュニケーションプラットフォーム
- 専門知識とアイデアを共有できる従業員協働プラットフォーム
- 強い企業文化を創造するための従業員エンゲージメントプラットフォーム
- 社内のエキスパートに主導権を与え、知識共有と学びを促進させるナレッジマネジメントプラットフォーム
- 強固で協働可能なデジタルワークプレイスへの入り口となる単一のエントリーポイント
繰り返しになりますが、カスタムメイドのコミュニケーションプラットフォームであれば、ビジネスが成長するにつれて進化・改善できます。
それは単なるデジタル情報掲示板になるのではなく、経験を生み出すことで、企業の文化や価値観を揃えるべきものなのです。
イントラネットは、すべての従業員のワークライフをより簡単にするものでなくてはいけません。
つまり、従業員が仕事をより効率的に行い、リアルタイムで互いにコミュニケーションをとれるようにする必要があります。
したがって、最初から適切なイントラネットソフトウェアを選ぶことが重要になってくるのです。
イントラネットの名前とデザインを選択する
なぜイントラネットの名前とデザインが重要なのでしょうか?
それはすべてブランディングに関わるものだからです。
ウェブサイトが目を引き、魅力的なものであるべきなのと同じように、イントラネットもそうであるべきです。最新で、魅力的で、企業のイメージを反映したものでなければなりません。
イントラネットはデザインを通して、企業の価値観と目標を表現する必要があります。
あなたの会社はおもしろいこと好きなマーケティング企業ですか、それとも真面目な法律事務所ですか?
デザインと名前を決めるときは、従業員に対して企業をどのように紹介したいかを考えてみてください。
では、イントラネットにふさわしい名前とはどんなものでしょうか?
それは、共感してもらえ、たびたび口に出してもらえるようなものでしょう。覚えてもらいやすいように、短くてシンプルなものにしてください。
一般的なネーミング方法の一つは、イントラネットに使用されている名前を調べることです。
チームに創造的な名前の選択肢をいくつか考えてもらいます。
その後、候補を3つまたは4つに絞り込み、企業全体で投票を行います。優勝した名前を提案した人には賞品を提供します。
このプロセスに従業員を巻き込むことは、イントラネットの採用と成功への第一歩です。
次に、デザインも魅力的で人の心を動かすようなものにしましょう。デザインを決めるためのアイデアは次の通りです。
- 企業のブランドと、それをイントラネットにどのように取り入れられるか再検討しましょう。
- 創造的な例からインスピレーションをもらいましょう。
- 目に優しく、シンプルな色と形を選びましょう。
- イントラネットプロバイダーと協力し、インスピレーションを与えるデザインにしましょう。
イントラネットの設計は、製品販売向けではなく情報提供向けの設計となるため、Webサイトの設計とは異なります。
したがって、従来とは違う新しいデザインの視点が必要になるかもしれません。
イントラネットプロバイダーは、うまく行くこととうまく行かないことに関する事例とその原因を提供してくれます。
サンプルデザインができたら、フィードバックをもらうために従業員を巻き込みましょう。
イントラネット戦略を構築する
名前、デザイン、プロバイダーを最終決定したら、いよいよ配置戦略を策定します。
この配置戦略策定プロジェクトでは期限や未確定要素を決め、多くの従業員が関わります。
戦略には次のものを入れましょう。
- ページの作成 - どのくらいのページが必要ですか?または、移行する必要があるページは何ページありますか?どのような要素を含めるべきですか?
- ページテンプレート - ページ、記事、ニュースレターなどのイントラネットテンプレート一式を準備します。
- 管理 - 各セクションとコミュニティの責任者は誰ですか?
- コンテンツの内容 - イントラネットでどのようなコンテンツを提供しますか(ニュース、求人、新規採用者、イベント、プロフィール、研修など)?それらを整理しますか?コンテンツを管理して更新する担当者は誰ですか?
- ドキュメント - 一般的なコンテンツに加え、どのようなドキュメントを含めますか? たとえば、企業方針、フォーム、計画文書、ロードマップなど。
- 調査 - 事前に調査を行い、従業員の満足度とイントラネットの採用を測定します。
- 従業員のアクセス - 従業員アクセスのデータベースを作成する必要があります。これは、誰が、イントラネットのどの部分にアクセスする必要があるかを一覧にしたものであり、セキュリティ侵害が発生しないよう、定期的に更新しなければなりません(たとえば誰かが退職した場合)。
社内マーケティング計画が成功すれば、完成したイントラネットが承認されるのと同時に、従業員が使うのを待ちきれなくなります。
興奮を巻き起こしましょう。
最初から従業員を引きつけるための足がかりを見つけてください。
コンテストを開催して賞品を与えたり、ローンチイベントを開催してお祝いしたりしましょう。
イントラネットを通じて、従業員と積極的に、定期的に関わるようにしましょう。 また、目的と目標を設定し、進捗状況を把握してください。
受賞歴のあるイントラネットの特徴
Onelmerys - 変革管理機能
Onelmerysは、世界をリードする鉱物系ソリューションのサプライヤーです。
1万6千人以上の従業員、240の拠点、44億ユーロの収益を誇る同社のイントラネットニーズは複雑で、絶えず変化しています。
だからこそLumAppsは、進化を続け、変革管理を促進するプラットフォームを開発することが重要でした。
これはOnelmerysが、グローバルな構造転換やデジタルトランスフォーメーションに加え、3年間で3回のCEO交代を経験していたため、特に重要だったのです。
いくつかの重要な要素のおかげで、イントラネットはこれらの変更に対応できました。
段階的な展開 - イントラネット導入プロセスは、早期採用者向けの最小実行可能製品 (MVP)で開始されました。チームは企業全体で事業を開始する前に、問題領域を特定できました。
コミュニケーションチャネル - Onelmerysのイントラネットは、経営幹部と従業員の間の直接的なコミュニケーションチャネル(経路)を作ります。CEOの交代や構造転換といった大きな変化が発生すると、従業員はこのコミュニケーションチャネルを使って質問したり、フィードバックしたりできます。
迅速な展開 - プロジェクトが明確な期待値や期限を設定せずに長引いてしまうと、変革管理はより難しくなります。Onelmerysのイントラネットは、MVPのソフト ローンチを含めて、わずか6か月で立ち上げられました。チームメンバーと関係者は、新しい課題に迅速に対処し、実装プロセスに集中する代わりにツールを使用することができました。
授賞内容: IntraNET Reloaded: Best Customer Success Story
ジェットブルー航空 - ブランドアイデンティティの構築
ジェットブルー航空は、ブランディングの代名詞です。
顧客からの苦情が多いことで知られる業界において、ジェットブルー航空は、おもてなしと面白いことが大好きな、友達のような存在の企業です。
彼らはおおげさな顧客サービスと楽しいフライト体験で知られています。
彼らのイントラネットは、この気持ちに寄り添ったものでなければなりませんでした。「マイジェットブルー」は数年前に立ち上げられました。
技術的な要素も確かに含まれていますが、際立っているのは顧客機能です。たとえば、全従業員(乗務員として知られている)が、「That's Fly」ボタンをクリックして、ストーリーや投稿への感謝を示すことができます。
イントラネットは楽しくて遊び心のあるテーマに基づいて構築されていますが、同時に、1万人を超える従業員にとって役立つリソースを提供し、情報を整理しています。
LumApps は、日本航空でも同様のことを達成しました。日本航空は3万6千人以上の従業員を抱えており、10年前に作られたコミュニケーションプラットフォームを近代化しなければなりませんでした。
そこで、見た目と雰囲気をアップデートすることで、企業のブランドを反映しました。
また、強力な検索エンジンや日本語と英語、両方でのコンテンツ提供など、新しい機能も追加しました。
授賞内容: Nielsen Norman Group – 2017 Intranet Design Annual Winner, WebAwards – Best Intranet Website – 2017
デンマーク警察 - 文化変革の容認
受賞歴のあるイントラネットのもう一つの事例は、公共サービスで知られる業界のものです。
デンマーク警察は、複数の関係者や膨大な量の分散したコンテンツを抱える、複雑な構造をしています。
それ以前に使っていた2つのイントラネットアプリケーションは、軌道に乗せることができませんでした。
しかし3回目の試みで、技術的な実装とともに、文化変革が行われたのです。IT、人事、コミュニケーションの代表者を入れた積極的な運営委員会により、コミットメントが可能になりました。
エクスペリエンスがパーソナライズされたニュースフィードとドキュメントライブラリに簡素化されたことにより、採用率が向上し、ユーザーがイントラネットの価値を即座に理解できるようになりました。
その後、情報共有の文化が育まれました。そしてたくさん利用してもらうことで、フィードバックサイクルと定期的なレビューを通じて、イントラネットが改善されたのです。
授賞内容: The IntraTeam Danish Intranet Price – 2018