Coinvolgere i dipendenti da remoto: 15 strategie per le grandi aziende

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Che cos'è il lavoro da remoto?

Lavorare da remoto significa lavorare fuori dalla sede tradizionale dell'azienda. Chi lavora da remoto può farlo da casa, da uno spazio di coworking o da un bar. Ogni tanto può anche passare in ufficio. La maggior parte dei dipendenti da remoto usa le tecnologie del digital workplace per restare in sintonia con l'azienda.

Trasformare l'ambiente di lavoro in un hub digitale di sedi remote è una sfida continua per il coinvolgimento del personale. Con iniziative strategiche mirate al coinvolgimento virtuale, però, le aziende possono costruire una forza lavoro remota vivace e ben connessa, che rispecchia le dinamiche dell'ufficio.

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1. Coltiva una cultura aziendale anche da remoto

Costruire una solida cultura dell'inclusione nei team remoti è essenziale. Una comunicazione costante, efficace e trasparente tra manager e team è il modo migliore per far sentire ogni persona valorizzata e apprezzata. Manager e team leader dovrebbero avere un processo di comunicazione strutturato e ben coordinato, che inviti i dipendenti a dare idee e feedback.

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Strategie per rafforzare l'inclusione nei team remoti:

Eventi social virtuali regolari: organizzare spesso momenti social virtuali aiuta i team remoti a creare legami più forti. Attività coinvolgenti che fanno community, come pranzi a tema o eventi formativi, aiutano a contrastare il senso di isolamento che molti colleghi da remoto provano.

Programmi di mentoring tra colleghi: il mentoring rafforza i legami nel team. Chi ha più esperienza condivide conoscenze e spunti con i nuovi arrivati. Così l'onboarding accelera e i nuovi assunti si integrano più in fretta nel team.

2. Proponi eventi e corsi virtuali

Dai ai team remoti la possibilità di partecipare a eventi e corsi divertenti e utili.  Le sessioni di skill-sharing permettono di trasmettere competenze agli altri e aiutano i colleghi a conoscersi meglio. Non devono riguardare solo il lavoro: qualcuno può mostrare le sue doti in cucina o raccontare i propri hobby. Anche le attività di team building virtuale sono ottime per creare cameratismo. Si può lavorare insieme per risolvere enigmi, uscire da escape room digitali o sfidarsi ai videogiochi. Sono attività che rafforzano i legami e creano un vero spirito di squadra.

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3. Usa la tecnologia per aumentare il coinvolgimento

La intranet è il punto centrale della comunicazione e dà accesso a risorse aziendali preziose. Aiuta i manager a seguire meglio i progetti e le performance, ma è anche uno strumento molto efficace per coinvolgere il team. Una intranet ben progettata, interattiva, informativa e piacevole aiuta i team remoti a restare produttivi e connessi. Usala per premiare e riconoscere i colleghi, per esempio con un riconoscimento per il dipendente del mese. Forum anonimi e sondaggi sulla intranet aziendale mantengono viva la comunicazione e sono ottimi per raccogliere spunti su come migliorare i workflow.

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4. Apri canali di comunicazione trasparenti

I manager devono creare canali di comunicazione aperti nei team remoti. Una comunicazione aperta e sincera evita confusione e fa sentire ognuno parte del team. I team leader dovrebbero organizzare riunioni regolari, ogni giorno, ogni settimana e ogni mese. I dipendenti devono avere gli strumenti per comunicare bene via email, chiamate Slack, videochiamate o altre app. Incoraggiare discussioni aperte e libere, senza timore di ripercussioni, rafforza lo spirito di squadra, stimola l'innovazione e aumenta il coinvolgimento.  

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5. Organizza pause caffè virtuali e momenti informali

È altrettanto importante favorire i rapporti informali tra colleghi. Aiutare le persone a conoscersi anche sul piano personale aumenta il coinvolgimento, rafforza lo spirito di squadra e migliora la soddisfazione sul lavoro. Pranzi virtuali informali, pause caffè condivise o momenti dedicati alla chiacchiera offrono occasioni per socializzare e creare legami. Le giornate a tema aggiungono un tocco di divertimento al lavoro virtuale e migliorano il coinvolgimento dei dipendenti da remoto. Sfondi spiritosi possono rendere più leggere e piacevoli le comunicazioni di tutti i giorni. Iniziative come queste aiutano ad abbattere le barriere del lavoro virtuale e a creare senso di appartenenza. 
 

I vantaggi del lavoro da remoto

Perché un'azienda dovrebbe incoraggiare il lavoro da remoto? Ecco alcuni vantaggi di questa scelta.

Meno tempo per gli spostamenti

Se un dipendente affronta un tragitto stressante prima ancora di arrivare al lavoro, probabilmente avrà bisogno di un po' di tempo per calmarsi e concentrarsi prima di iniziare la giornata. Chi lavora da casa raggiunge la sua postazione in pochi passi e arriva (si spera) fresco e pronto a partire subito.

Dipendenti più autonomi

Chi lavora da remoto ha più flessibilità nel modo di lavorare. In ufficio deve stare in un posto preciso e tenere la scrivania in ordine. Non tutti però rendono al meglio così. Qualcuno preferisce lavorare dal divano o perfino sdraiato sul pavimento, in pigiama e circondato da fogli.

Accesso a un bacino di candidati più ampio

Per il recruiting, poter contare su un bacino di candidati più ampio è un vantaggio. Significa avere più candidature tra cui scegliere e, idealmente, profili migliori da valutare quando si apre una posizione. Perché limitarsi ai candidati locali quando puoi cercare la persona giusta in tutto il Paese (o anche oltre)?

Costi d'ufficio più bassi

Gli immobili commerciali costano parecchio. Più dipendenti occupano fisicamente l'ufficio, più metri quadri servono. Da questo punto di vista, una forza lavoro da remoto è molto più economica da gestire.

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Gli strumenti per chi lavora da remoto

I vantaggi di un team da remoto sono tanti, ma quali strumenti servono per coinvolgere i dipendenti a distanza? Ecco alcune aree chiave su cui investire:

Comunicazione nel team

L'email serve per comunicare con i colleghi, ma a volte è lenta. Uno strumento di messaggistica istantanea (come Slack) può essere un'opzione migliore, perché permette di fare domande e ricevere risposte in fretta. Anche le community interne sulla intranet aziendale possono avere un ruolo importante.

Presentazioni e riunioni

Tra le idee per coinvolgere i dipendenti da remoto, usare la videoconferenza per presentazioni e riunioni aiuta tutto il team a sentirsi parte di ciò che succede in azienda.

Gestione dei progetti

Stare dietro alla propria lista di "cose da fare" è difficile già quando lavori nello stesso ufficio dei colleghi. Lo è ancora di più se lavori in un altro fuso orario! Una buona soluzione di project management aiuta tutto il team a restare in carreggiata, ovunque si trovi.

Condivisione dei file

Anche quando i colleghi non lavorano fianco a fianco, possono condividere file in modo rapido ed efficiente. Esistono diversi strumenti online per archiviare e condividere file, integrati con le principali suite di produttività.

→ Leggi anche: 10 strumenti essenziali per supportare la tua trasformazione digitale

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Come mantenere coinvolti i dipendenti da remoto

Se gestisci un team da remoto, parte del tuo lavoro è trovare modi creativi per coinvolgerlo. Idealmente, chi lavora da remoto dovrebbe sentirsi parte del team tanto quanto chi va in ufficio, perché lo è. Magari non può chiacchierare con i colleghi davanti alla macchinetta del caffè, ma può comunque appassionarsi al lavoro, comunicare bene e sentirsi orgoglioso del proprio contributo all'azienda.

1. Crea una cultura aziendale della connessione

Spesso i dipendenti sentono di appartenere al gruppo di persone con cui lavorano. I manager dovrebbero dare il tono a un ambiente accogliente, che riconosce tutti.

Un modo semplice per incoraggiare le persone a essere autentiche: dedicare un po' di tempo, all'inizio di una riunione (per esempio mentre si aspetta che qualcuno si colleghi), a una chiacchierata informale. Piccoli gesti che aiutano i colleghi a conoscersi meglio portano a capire di più ciò che succede nella vita degli altri, ovunque si trovino.

2. Organizza corsi ed eventi virtuali

Anche le attività per coinvolgere i dipendenti da remoto possono aiutare. Ogni team è unico come le persone che lo compongono. Ciò che funziona per un gruppo può non funzionare per un altro.

Alcuni gruppi si divertiranno con quiz o cacce al tesoro online, altri con corsi di cucina virtuali, pittura, cura delle piante o con la condivisione della passione per i libri. Un'altra idea per coinvolgere i dipendenti da remoto è invitare un cantante o un comico a esibirsi online per il tuo team. È un buon modo per risollevare il morale se il team è un po' giù o per festeggiare un obiettivo raggiunto.

3. Assicurati che tutti abbiano accesso a una intranet aziendale aggiornata

Un'altra buona pratica per coinvolgere i dipendenti da remoto è fare in modo che tutti abbiano accesso alla intranet e la usino attivamente, perché per la maggior parte delle grandi aziende è il principale canale di comunicazione interna. I dipendenti la usano per leggere le news aziendali, informarsi sui benefit e partecipare alle community con i colleghi.

Una intranet è anche una biblioteca online del sapere aziendale. Se chi lavora da remoto ha una domanda o un dubbio, lì trova la risposta. Funzionalità come la messaggistica permettono inoltre alla comunicazione di scorrere senza intoppi, in ogni momento.

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4. Comunica regolarmente con i dipendenti da remoto

Tutti conoscono il manager che si fa sentire solo quando c'è da criticare qualcosa.

I manager, invece, devono fare il punto con il team in modo regolare e strutturato, fissando requisiti e aspettative chiari per ogni attività. Incoraggiare la comunicazione bidirezionale , così che chi lavora da remoto possa chiedere aiuto prima che un piccolo intoppo diventi un grosso problema, è altrettanto importante. Variare i canali di comunicazione (colloqui individuali, videochiamate, riunioni di team e bacheche di gruppo) in base allo stile di ciascuno favorisce anche lo scambio di idee e feedback.

5. Programma pause caffè virtuali

In un ufficio fisico, le persone passano dalla scrivania di un collega e lo invitano a prendere un caffè. È un buon modo per conoscersi ed è dimostrato che aumenta il coinvolgimento dei dipendenti. Come portare questa abitudine nei team da remoto? I manager possono programmare o proporre pause caffè virtuali!

Che cos'è una pausa caffè virtuale? È una breve videochiamata, di circa 15-30 minuti. In questo tempo i dipendenti si ritrovano per chiacchierare in modo informale davanti a una tazza di caffè. Per funzionare, conviene programmarla in anticipo e limitarla a un piccolo gruppo, così tutti hanno modo di partecipare.

6. Riconosci i risultati dei dipendenti

Uno dei modi migliori per coinvolgere sia i dipendenti da remoto sia quelli in sede è riconoscere il loro lavoro. Questa strategia aumenta il coinvolgimento individuale, la fedeltà all'azienda e la produttività. E porta anche a tassi di retention più alti.

Un modo semplice per riconoscere il lavoro dei dipendenti è pubblicare un post sulla intranet per celebrare gli obiettivi raggiunti e chi si è impegnato in modo straordinario.

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7. Costruisci relazioni con sondaggi sul coinvolgimento dei dipendenti da remoto

Sai quali difficoltà affrontano i membri del tuo team da remoto? Uno dei modi migliori per scoprirlo, nel complesso, è proporre regolarmente sondaggi sul coinvolgimento. I risultati mostreranno se ci sono problemi da affrontare. E indicheranno anche in quali aree l'azienda sta facendo bene con i dipendenti da remoto rispetto ai colleghi in ufficio.

I sondaggi danno ai dipendenti la possibilità di esprimersi apertamente. Magari non si sentono liberi di farlo in una riunione di team o nemmeno in un colloquio individuale con il manager. Inviare sondaggi regolari per capire come si sentono i dipendenti da remoto nel loro lavoro aiuta i manager ad affrontare subito eventuali problemi.

8. Incoraggia i progetti personali

Lasciare che i dipendenti dedichino parte del loro tempo a progetti paralleli, purché in linea con gli obiettivi aziendali, è un modo collaudato per aumentare il coinvolgimento. Questa politica stimola l'innovazione e mantiene alto l'entusiasmo per il ruolo principale. Aziende come Google permettono ai dipendenti di dedicare il 20% del tempo di lavoro alla creazione di nuovi prodotti al di fuori della loro funzione.

Jooble ha una politica simile e consente ai suoi collaboratori di usare il 10% del tempo per nuovi progetti. I dipendenti possono scegliere come suddividerlo: quattro ore a settimana, due giorni al mese o 12 giorni ogni sei mesi.

→ Leggi anche: 22 idee e strategie per il coinvolgimento dei dipendenti in azienda

9. Chiedi feedback alla forza lavoro da remoto

La comunicazione dovrebbe essere a doppio senso. È fondamentale ascoltare i dipendenti e far sì che si sentano ascoltati. Chiedere ai membri del team da remoto cosa pensano dei loro orari, di come raggiungere gli obiettivi del team, di cosa fare per aumentare la soddisfazione dei clienti e altro ancora è semplice ma efficace.

10. Offri ai nuovi assunti formazione e supporto in più

Se un nuovo assunto ha una difficoltà in ufficio, può chiedere aiuto al collega della scrivania accanto. Per chi lavora da remoto non è così. Può faticare a sentirsi parte del team.

Bastano pochi semplici passi per arricchire l'onboarding con più comunicazione e far sentire a proprio agio i nuovi assunti. I dipendenti da remoto dovrebbero avere subito un accesso personalizzato alle applicazioni e ai documenti di formazione sulla intranet aziendale, insieme al nome e ai contatti di una o più persone a cui rivolgersi per domande o dubbi. I manager dovrebbero anche verificare che abbiano tutti gli strumenti e le attrezzature necessari per lavorare.

11. Dai a chi lavora da remoto gli strumenti per riuscire

Chi lavora da remoto, proprio come chi è in ufficio, ha bisogno di concentrarsi. Chiedi se ha a disposizione uno spazio in casa dove lavorare con poche distrazioni. In caso contrario, valuta un contributo per i costi di uno spazio di coworking dove possa concentrarsi sul lavoro.

Quando offri opportunità di crescita, assicurati di includere anche chi lavora da remoto. Molti corsi si possono seguire online: sono utili ai tuoi dipendenti e li preparano a ruoli più senior nel loro settore.

12. Favorisci l'interazione sociale

Il lavoro da remoto ha molti vantaggi per i dipendenti. Lo svantaggio principale che citano, però, è sentirsi esclusi o soli. Coinvolgi i membri del team da remoto nelle video chat e nelle attività di team building virtuale con il personale in sede.

Se possibile, organizza almeno una volta l'anno un incontro aziendale in presenza a cui possano partecipare anche i dipendenti da remoto. Così colleghi in sede e da remoto potranno conoscersi di persona. E rafforzeranno i loro legami professionali e personali.

13. Dimostra attenzione ai dipendenti da remoto

È importante costruire buoni rapporti con chi lavora a distanza. Rispetta il loro tempo: controlla l'ora locale prima di contattarli per una chiacchierata, così da non invadere la loro vita familiare o i loro interessi personali. Chiedi come gestiscono il carico di lavoro e se sentono più stress del solito. In quel caso, parla delle risorse disponibili per aiutarli, così da evitare il burnout.

Un'altra idea è inviare ogni anno un pacco regalo per il compleanno. Non saranno in ufficio a festeggiare, ma questo non vuol dire che la loro giornata non possa essere ricordata con un biglietto e un piccolo regalo.

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14. Dai a chi lavora da remoto il potere di decidere

Uno dei modi migliori per coinvolgere i dipendenti da remoto è dare loro il potere di prendere decisioni nel proprio ambito di lavoro. Lasciare che mettano in pratica le loro idee, tenendo sempre informati i team leader, è un ottimo modo per aumentare il coinvolgimento.

Chi può lavorare con un certo grado di autonomia si sente più responsabilizzato. Sarà più soddisfatto del proprio lavoro, dei colleghi e dei manager, e le sue performance lo rifletteranno.

15. Offri opportunità di crescita professionale

Chi lavora da remoto può temere che "lontano dagli occhi, lontano dal cuore" valga anche per le promozioni. Notifiche proattive quando si aprono posizioni che potrebbero interessare, e altri avvisi mirati, possono aiutare.

Spesso l'approccio migliore è parlare con i dipendenti da remoto del loro percorso di carriera in azienda. Definisci con loro un piano per raggiungere i loro obiettivi professionali. Sii trasparente sulle risorse che l'azienda può offrire, come faresti con un dipendente in sede. Se una persona vede dove porta il suo impegno, si appassiona di più al suo contributo per l'azienda.

→ Leggi anche: Le best practice per il coinvolgimento dei dipendenti

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