Comment élaborer une stratégie de communication interne efficace ?

La communication interne, ça ne s’improvise pas ! Sans une stratégie réfléchie et formalisée, impossible de retirer tous les bénéfices des actions mises en place. Vous ne savez pas comment vous y prendre ? Nous vous expliquons en détail comment élaborer une stratégie de communication interne efficace.

LumApps pour la Communication Interne
Internal Communication Strategy

Qu’est-ce qu’une stratégie de communication interne ?

Définition de la stratégie de communication

Il s’agit d’un ensemble d’actions planifiées et coordonnées afin d’assurer la fluidité de la transmission d’informations au sein d’une organisation. Elle peut être définie par le top management, par les ressources humaines ou par un service dédié. Au même titre qu’un business plan, la stratégie de communication interne fournit un cadre permettant à chacun des acteurs de comprendre son rôle et sa mission.

La stratégie de communication interne d’une entreprise permet donc de définir :

  • les objectifs de l’entreprise ;
  • les messages à utiliser ;
  • les cibles concernées ;
  • les techniques de communication interne à mettre en œuvre.

 

Pourquoi une stratégie de communication interne est-elle importante ?

Une stratégie de communication interne réussie développe et renforce trois facteurs essentiels à la performance des salariés :

  • La confiance : en élaborant un plan de stratégie clair et transparent, vous proposez à vos salariés un cadre d’actions rassurant. Ces repères concrets instaurent la confiance entre les collaborateurs et la direction de l’entreprise.
  • La valorisation : la communication interne place les employés au cœur de l’entreprise. En leur donnant accès à l’information, en leur offrant des espaces libres de discussion, en tenant compte de leurs opinions, vous les valorisez. Vous leur donnez par la même occasion l’envie de faire partie de votre communauté et de porter vos valeurs.
  • La motivation : quand on sait où l’on va, il est bien plus facile de remplir ses missions. Vos collaborateurs comprennent mieux vos objectifs et peuvent donc plus facilement y adhérer. En donnant du sens à leurs actions, vous renforcez la motivation de vos salariés.

Pour résumer, une bonne stratégie de communication interne accroît positivement l’expérience des différents acteurs de l’entreprise. Ces derniers, mieux valorisés, accepteront de s’impliquer davantage dans les projets et le développement de l’entreprise.

Bon à savoir : quel lien entre stratégie de communication interne et externe ?
Il ne s’agit pas de les renvoyer dos à dos. Bien au contraire ! Ces deux stratégies sont en effet complémentaires. Pour transmettre une image positive de l’entreprise, il est essentiel d’améliorer l’engagement de ses employés.

Des exemples de stratégie de communication interne


Exemple de stratégie pour fédérer des équipes

Impliquer ses employés permet de réduire efficacement l’absentéisme et le turn-over. Partant de ce constat, la stratégie de communication interne peut orienter ses actions vers la connexion et l’engagement des collaborateurs, par exemple à l’aide des réseaux sociaux. Cette approche est particulièrement efficace à l’égard des employés ultra-connectés appartenant à la génération Y et Z.

La marque de lingerie américaine Adore Me l’a d’ailleurs bien compris. L’entreprise a ainsi mis en place une stratégie de communication interne réussie en proposant à ses salariés de poster des photos, de commenter et de partager leurs avis via une plateforme de communication ludique et attractive. L’organisation de concours et de défis a permis de fédérer les salariés autour des valeurs fortes de la marque.

Exemple de stratégie pour informer largement
Plus l’entreprise est grande, plus il peut être compliqué d’informer tous les collaborateurs de l’avancée des projets impliquant de nombreuses équipes.

Pour remédier à cette difficulté, l’utilisation de la vidéo apparaît comme une solution pertinente. Attractive et conviviale, elle permet de toucher le plus grand nombre, dans un format souvent plébiscité par les salariés eux-mêmes. Grâce à elle, l’entreprise est à même de communiquer sur l’état d’un projet et les objectifs à atteindre de façon directe et concise. La vidéo donne également l’opportunité de valoriser certains collaborateurs, ou encore d’informer ceux qui n’ont pas eu l’occasion d’être pleinement impliqués.

 

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Comment construire un plan de communication interne ?

Votre plan doit permettre de définir les axes stratégiques de votre communication interne. Pour le rendre opérationnel, nous vous conseillons de suivre au minimum les 7 étapes suivantes.

1. Faire l’état des lieux de la communication interne de votre entreprise

À ce jour, comment est gérée la communication interne dans mon entreprise ? C’est la première question à vous poser avant d’élaborer votre plan de communication interne.

Cette étape clé vous permet d’identifier les forces et les faiblesses de votre stratégie actuelle. Vous commencerez sans doute à entrevoir les axes d’amélioration. Objectifs, moyens, ressources… tout votre plan de communication repose sur ce constat préalable.

 

2. Déterminer le budget pour la communication interne de votre entreprise

Prévoir une communication interne efficace nécessite d’allouer à vos actions certaines ressources. Mais ne nous inquiétez pas. Bien menée, une telle stratégie devrait rapidement porter ses fruits et accroître votre chiffre d’affaires.

 

3. Déterminer les objectifs de votre communication internet

Pour cela, nous vous conseillons d’appliquer la méthode SMART. Ainsi, vos objectifs doivent être :

  • Spécifiques : soyez le plus précis possible ;
  • Mesurables : des indicateurs doivent vous permettre de vérifier l’efficacité de vos actions ;
  • Atteignables : s’il convient de faire preuve d’ambition, il est également nécessaire de prendre en compte l’ensemble des facteurs et notamment vos ressources ;
  • Réalistes : vos objectifs doivent être cohérents et alignés avec votre activité et la situation de votre entreprise ;
  • Fixés dans un laps de temps déterminé : il s’agit de motiver vos équipes et d’encourager l’action.

 

4. Faire le point sur les différents destinataires de votre communication

Pour fonctionner, votre communication doit être adaptée à vos employés. Vous pouvez donc les catégoriser en fonction de plusieurs critères. L’âge ou encore le poste occupé dans l’entreprise sont, notamment, à prendre en compte. Vous ne communiquerez sans doute pas de la même façon avec un jeune ingénieur de 30 ans et un responsable administratif de 55 ans.

Par ailleurs, tous vos messages n’ont pas pour vocation à être transmis à l’ensemble de vos salariés. Par exemple, le rachat de votre entreprise ou la nomination d’un nouveau directeur général concerne tous vos employés. En revanche, l’organisation d’un déjeuner entre les différents managers ne doit être communiquée qu’aux principaux intéressés.

 

5. Sélectionner les canaux et les supports de communication

Supports audio, réseaux sociaux, journal interne, c’est le moment d’élaborer votre stratégie éditoriale de communication interne. Vos choix dépendent de plusieurs facteurs :

  • les objectifs ;
  • les cibles ;
  • le budget alloué à votre communication interne.

N’hésitez pas à proposer des outils de communication interne innovants afin d’améliorer l’impact de votre stratégie.

 

6. Prévoir des indicateurs de performance de vos actions de communication

Comme dans le cadre d’une stratégie marketing, les KPIs (Key Performance Indicators) vont vous permettre d’évaluer l’impact de votre stratégie. Vous allez ainsi pouvoir distinguer les actions ayant fonctionné de celles qui, visiblement, n’ont pas rencontré le succès escompté. Vous pouvez, par exemple, étudier le taux de réponse à un e-mail ou le nombre de commentaires publiés sous un post. Si vos actions apparaissent inefficaces, il conviendra d’effectuer un changement de stratégie de communication interne.

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7. Formaliser votre plan de communication interne

Voici la dernière étape à ne surtout pas négliger. Tous les éléments définis préalablement doivent être résumés dans un document. Ce dernier constitue le cadre de votre stratégie de communication interne. Il contiendra, notamment :

  • les messages clés et leurs destinataires ;
  • les canaux de diffusion ;
  • un calendrier éditorial précis des tâches à effectuer ;
  • les indicateurs clés de performance.

 

10 bonnes pratiques de communication interne en entreprise

1. Encourager les échanges entre les collaborateurs

Pour améliorer la communication interne, vous devez favoriser la transmission horizontale et verticale d’informations au sein de votre organisation. Les employés, les managers et la direction doivent être encouragés à échanger librement, via par exemple des plateformes collaboratives. Chacun doit être en mesure d’exprimer ses opinions et ses attentes.

 

2. Jouer la transparence avec ses salariés

Soyez sans ambiguïté sur les orientations stratégiques de votre entreprise et communiquez régulièrement ces informations à vos collaborateurs. Vous pouvez, par exemple, prévoir un encart dans votre newsletter ou envoyer une vidéo dans laquelle vous exposez ces points. En leur donnant une vision globale de vos objectifs, vous leur fournissez un cadre rassurant. De cette façon, vous inspirez leur confiance et vous augmentez leur implication.

 

3. Prévoir un onboarding sous forme digitale

Votre processus de recrutement se termine au moment de l’onboarding de votre nouveau collaborateur. C’est le moment de créer, chez lui, un sentiment d’appartenance fort en lui rendant accessible aisément l’information. De manière générale, en proposant des outils innovants, facilitant le quotidien, vous augmentez vos chances de fidéliser vos collaborateurs.

 

4. Proposer un réseau collaboratif tourné avec l’expérience utilisateur

Beaucoup d’entreprises possèdent un intranet. Malheureusement, dans bien des cas, l’interface proposée manque de convivialité. Voilà une piste d’amélioration pour votre communication interne. En optimisant votre réseau collaboratif pour le rendre plus attractif et intuitif, vous favorisez l’échange d’informations entre vos collaborateurs.

 

5. Opter pour le format vidéo pour communiquer

C’est un format efficace et moderne qui fonctionne bien notamment auprès de vos jeunes collaborateurs. Vous pouvez l’utiliser pour toutes sortes de communications, de l’information majeure au contenu plus personnalisé.

 

6. Positionner la culture de votre entreprise au cœur de votre communication interne

C’est une stratégie utilisée par certaines grandes entreprises de la Silicon Valley. Chaque société possède une identité propre lui permettant de se différencier de la concurrence. En orientant sa communication sur ses caractéristiques, elle construit une base solide favorisant le sentiment d’appartenance.

 

7. Faciliter les retours d’expérience

Il existe de nombreuses solutions pour recueillir l’opinion de vos salariés. Entretiens individuels, réunions, sondages, enquêtes de satisfaction, tous ces outils vous permettent de mieux comprendre les attentes et les besoins de vos collaborateurs. S’il s’agissait d’une façon d’améliorer le fonctionnement de votre entreprise, ce type d’actions valorise également les salariés. Mieux écoutés, ces derniers sont alors plus enclins à s’impliquer dans les différents projets de votre entreprise.

 

8. Ne pas oublier la communication transversale

La communication interne en entreprise ne doit pas être envisagée uniquement de haut en bas, et inversement. Vous devez également veiller à ce que l’information circule de façon transversale. Les différents employés d’une même équipe et les différents services doivent pouvoir communiquer. Pour ce faire, la mise en place d’un réseau social interne peut s’avérer une solution pertinente. Ce lieu d’échange et de partage d’informations va favoriser l’engagement des salariés et améliorer le fonctionnement de votre organisation.

 

9. Développer une messagerie instantanée

C’est un outil performant pour assurer la fluidité des communications. Contrairement aux e-mails, la messagerie instantanée implique une interaction immédiate entre vos collaborateurs. Moins formelle et plus spontanée, elle offre un espace libre de discussions et d’échanges à distance. Les bénéfices sont réels pour votre entreprise. L’information circule en temps réel. Vos collaborateurs reçoivent donc rapidement les réponses à leurs questions, sans déperdition d’information.

 

10. Inciter les rencontres informelles entre vos collaborateurs

Un déjeuner, une activité, un séjour team building, sortir vos salariés de leur cadre professionnel favorise les échanges informels. N’hésitez pas à inciter régulièrement des rencontres inter-départements pour apprendre à vos collaborateurs à mieux se connaître. Ils auront ainsi plus de facilité à échanger des informations pour leurs futurs projets. Une dynamique favorable à la performance de votre entreprise !

Il s’agit d’un ensemble d’actions planifiées et coordonnées afin d’assurer la fluidité de la transmission d’informations au sein d’une organisation. Elle peut être définie par le top management, par les ressources humaines ou par un service dédié.

Définition complète

  • Faire l’état des lieux de la communication interne de votre entreprise
  • Déterminer le budget pour la communication interne de votre entreprise
  • Déterminer les objectifs de votre communication internet

Toutes les étapes

  • Encourager les échanges entre les collaborateurs
  • Jouer la transparence avec ses salariés
  • Prévoir un onboarding sous forme digitale

Toutes les bonnes pratiques