Compromiso de los empleados: la guía completa

¿Qué es la comunicación interna?

Definición de comunicación interna: La comunicación interna, en su forma más básica, es la mensajería compartida entre los miembros de una organización.

Tradicionalmente, su función principal era permitir a los líderes corporativos distribuir información a sus empleados. Sin embargo, en los últimos años, las comunicaciones internas han pasado a ocupar un lugar central como elemento vital de la cultura y las operaciones diarias de una organización. A medida que el mundo del trabajo continúa transformándose, una estrategia sólida de comunicación interna es esencial para el éxito de una organización y de cada uno de sus miembros individuales.

¿Qué se incluye en las comunicaciones internas?

Las comunicaciones internas han evolucionado para incluir no solo mensajes de arriba hacia abajo, pero también conversación bidireccional, colaboración interdepartamental y más. Las comunicaciones internas pueden incluir mensajes que se comparten en toda la organización, entre departamentos o entre miembros individuales del equipo. Las funciones de las comunicaciones internas incluyen mantener informados a los empleados, desarrollar la cultura empresarial, promover un liderazgo transparente, permitir el intercambio de información e ideas y dar voz a los empleados dentro de la organización.

¿Cuáles son los tipos de comunicación interna?

Las comunicaciones internas adoptan muchas formas diferentes, desde conversaciones verbales hasta mensajes electrónicos escritos y de vídeo, pasando por materiales impresos. Todo, desde el chat de equipo hasta la respuesta a la crisis en toda la empresa, cae bajo el paraguas de la comunicación interna. Entre los tipos comunes de comunicación interna se incluyen los siguientes:

• Comunicaciones en caso de crisis
• Comunicaciones de incorporación
• Materiales de recursos
• Cambiar anuncios
• Conversaciones de equipo
• Mensajes de arriba hacia abajo
• Mensajes para la administración de empleados
• Conversaciones culturales
• Sesiones de preguntas y respuestas

→ Obtenga más información sobre diferentes tipos de comunicaciones internas, y los diferentes métodos de comunicación puedes incorporarlo a tu estrategia.

Ejemplos de comunicaciones internas

Hay muchas maneras de aprovechar las comunicaciones internas en su organización. Estos son algunos ejemplos:

Materiales de incorporación — La buena comunicación interna comienza el primer día (o incluso antes durante el preembarque). La incorporación es una parte importante y muy influyente del recorrido de los empleados. La experiencia de incorporación sienta las bases de la relación de un empleado con una organización

Desde la documentación de incorporación digitalizada hasta las plataformas internas fáciles de usar, existen numerosos tipos de comunicación que preparan a los nuevos empleados para el éxito desde el primer día. Por ejemplo, produzca vídeos de formación que no solo informen sino que ilustren la cultura de su empresa. O bien, conecta a los nuevos empleados con sus colegas haciendo presentaciones a través de una plataforma de experiencia para empleados.

Boletines de la empresa - Un boletín de la empresa es una excelente manera de compartir información sobre su organización en un paquete conciso. Utilice un boletín informativo como una oportunidad para:

• Comparta las actualizaciones de la empresa y fomente el intercambio en las redes sociales cuando sea apropiado
• Destaque a equipos o individuos
• Celebre los hitos o logros de los empleados
• Resalte las conexiones con la comunidad u otras actividades de impacto social
• Transmita sus valores

Utilice la aportación de valor a sus lectores como la fuerza motriz de cualquier boletín informativo. Esto puede incluir consejos útiles sobre la gestión del tiempo o el bienestar, el acceso a los recursos de la empresa, recordatorios sobre los programas de beneficios para empleados u otra información útil. Incluye preguntas frecuentes o envía preguntas y respuestas a un departamento diferente cada vez que publiques. Dicho esto, el boletín de la empresa no debe ser una vía de comunicación unidireccional. Permita a los empleados nominar a sus compañeros para que los reconozcan, envíen fotos o actualizaciones, hagan preguntas y más.

El uso de una plataforma de comunicación para publicar boletines hace que sean fácilmente accesibles sin obstruir las bandejas de entrada. Los boletines deben publicarse en un cronograma regular y consistente. Ya sea que publiques semanalmente, mensualmente o trimestralmente, cumplir con las fechas ayuda a mejorar la eficacia de los boletines.

Una fuente interna de verdad - Cuando los empleados dedican mucho tiempo a buscar información o a localizar a la persona adecuada para pedir ayuda, la moral puede caer en picado. Mantener la información útil, como un directorio de empleados, materiales de formación y otros documentos, en un lugar organizado y centralizado puede mejorar la eficiencia y mantener el interés de los empleados. Esto requiere una potente función de búsqueda e integraciones con Google Workspace, Microsoft 365 y otras herramientas ampliamente utilizadas.

Reuniones públicas y generales: los eventos municipales virtuales o presenciales ayudan a crear un entorno en el que los empleados se sienten capacitados para plantear preguntas o inquietudes entre sí y con la gerencia. Cuando organices una reunión en el ayuntamiento, establece una agenda clara para que todos sepan qué esperar y deja tiempo suficiente para hacer preguntas y respuestas a fin de fomentar un diálogo abierto.

¿Cuál es la diferencia entre las comunicaciones internas y externas?

Si bien algunos principios de las comunicaciones externas pueden aplicarse a las comunicaciones internas, la principal diferencia entre las comunicaciones internas y externas es la audiencia. Las comunicaciones externas (que suelen consistir en marketing y relaciones públicas) se dirigen a clientes potenciales, colegas del sector, los medios de comunicación y/o el público en general, con el objetivo de vender productos/servicios y promover la marca de una empresa.

Comunicaciones internas están destinados a los miembros de una organización. La comunicación interna está diseñada para capacitar a los trabajadores con la información necesaria, fomentar la cultura organizacional y promover la conversación y el compromiso entre los equipos.

¿Por qué es importante la comunicación interna?

La Gran Renuncia ha puesto un énfasis renovado en la cultura empresarial, la experiencia de los empleados y las comunicaciones internas. A medida que más y más empresas adoptan el trabajo remoto e híbrido, las comunicaciones internas desempeñan un papel más importante que nunca para mantener a las fuerzas laborales unificadas e informadas.

Mantenga a los empleados informados y empoderados

Las comunicaciones internas pueden mantener a los empleados informados y permitirles hacer su trabajo de manera más eficaz. Apoye el éxito de sus empleados manteniéndolos actualizados sobre las últimas novedades, cambios y noticias para que nunca se sientan sorprendidos o dejados en la oscuridad. Los empleados informados tienen más probabilidades de comprometerse y ofrecer un alto rendimiento.

Mejore la participación

Cuando los empleados están más comprometidos con su trabajo, se desempeñan mejor, son más productivos y es más probable que permanezcan en sus organizaciones. La comunicación interna es un factor clave del compromiso de los empleados, los equipos bien organizados se comunican bien y son más productivos. La comunicación multidireccional que alienta a los empleados a tener voz dentro de la organización mantiene a los empleados comprometidos. Del mismo modo, si las comunicaciones internas transmiten un conjunto de valores compartidos y destacan el impacto de los empleados individuales, es probable que su motivación aumente.

Transmitir la cultura y los valores organizacionales

Las comunicaciones internas marcan la pauta de la cultura organizacional. Aproveche esto construyendo la unidad en torno a un conjunto compartido de valores y objetivos a largo plazo. Las comunicaciones internas pueden influir en el desarrollo de la cultura y permitir que los miembros del equipo y los departamentos colaboren fácilmente entre sí.

Liderazgo transparente

¿Se anima a los empleados a alzar la voz? ¿Tienen una plataforma para hacerlo? Hasta qué punto todas las voces se sienten escuchadas y valoradas. Estas cosas afectan a las tasas de retención, a la reputación de la empresa y al desempeño de la administración.

Apoye la diversidad, la equidad y la inclusión

Desde el lenguaje utilizado en las plataformas internas y los correos electrónicos hasta las decisiones que tomamos sobre quién recibe qué información cuando la estrategia de comunicación interna de una empresa es un componente central de cualquier esfuerzo por mejorar la diversidad, la equidad y la inclusión en la organización.

Fomentar un sentido de pertenencia

Los empleados que sienten que pertenecen a su organización están más motivados, comprometidos y productivos. La pertenencia proviene de la cultura de la empresa, y la comunicación es una de las herramientas de creación de cultura más poderosas a tu disposición. Fomente una cultura de pertenencia en el lugar de trabajo dando a los empleados la oportunidad de hacer oír su voz. Utilice los canales de comunicación para reconocer los logros y las contribuciones individuales de los empleados, y ayude a mantener informados a los miembros de la organización.

Conexión y colaboración en un entorno de trabajo fragmentado

Si bien la tecnología y la tendencia hacia el trabajo remoto e híbrido han dado a los empleados una mayor autonomía y capacidad de acción, los colegas están más dispersos que nunca. Con empleados repartidos por varias ciudades e incluso por todo el mundo, es fácil que las personas se desconecten más que en el pasado. El estrategia de comunicación interna debería ayudar a los empleados a mantenerse conectados sin importar dónde se encuentren.

Identificar objetivos y propósitos compartidos

Usa las comunicaciones internas para unir a los miembros del equipo en torno a un objetivo y un propósito compartidos. Al comunicarte claramente con tus empleados acerca de los objetivos y valores de la empresa, ayudas a las personas a ver cómo su trabajo contribuye a un panorama más amplio.

Responder a las crisis y evitarlas

El daño de una crisis inesperada se puede mitigar mediante comunicaciones internas cuidadosas. La pandemia de la COVID-19 es el ejemplo más evidente de cómo una estrategia de comunicación eficaz es crucial para mantener a las personas informadas y conectadas en tiempos difíciles. Un enfoque de la comunicación centrado en las personas en tiempos de crisis puede ayudar a mantener la moral y, al mismo tiempo, mantener informados a los empleados a medida que cambian las políticas y los protocolos en respuesta a tiempos de incertidumbre. Incluso puedes evitar posibles problemas emitiendo alertas instantáneas sobre restricciones de viaje, cancelaciones y más.

→ Obtenga más información acerca de la importancia de la comunicación interna para objetivos empresariales

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¿Cómo construir una estrategia de comunicación interna?

Usa los siguientes pasos como guía para crear una plantilla de comunicaciones internas para tu empresa.

Evalúe la estrategia actual

El primer paso para crear una estrategia de comunicación interna eficaz es hacer un balance de su estrategia actual. Comience por enumerar los diversos canales de comunicación y la metodología de comunicación interna que emplea.. Luego, profundice en su eficacia recopilando datos y solicitando comentarios directamente de sus empleados. Puedes lograr esto último enviando encuestas anónimas o organizando grupos focales.

Analice los datos resultantes para identificar los puntos débiles y las oportunidades para mejorar.

• ¿Las personas tienen fácil acceso a la información que necesitan?
• ¿Se sienten incluidos en las conversaciones de toda la empresa?
• ¿Existe un patrón de confusión o desinformación?
• ¿Su gente se siente abrumada por el constante bombardeo de correos electrónicos?

Tome nota de qué métodos de comunicación en el lugar de trabajo funcionan bien y podrían replicarse para fines adicionales.

→ Echa un vistazo nuestra guía completa para una completa Estrategia de comunicación interna

Establece metas

Utilice los datos y los comentarios que recopile para establecer un conjunto de objetivos para tu estrategia de comunicación. Un método popular es el establecimiento de objetivos «INTELIGENTE». SMART son las siglas de «específico», «medible», «alcanzable», «realista» y «basado en el tiempo». Una variante de este acrónimo añade una «R» al final de «Recompensa». Otras alternativas son las clásicas 5 W y Cómo. No faltan otras opciones de acrónimos para explorar.

Sugerencia: Cree su propio acrónimo para establecer objetivos con una palabra o frase que refleje su organización.

Defina un plan para alcanzar sus objetivos

Cree un plan de comunicación para los empleados una vez que se hayan establecido los objetivos. Considera qué partes interesadas de la organización deberían participar en la estrategia de comunicación. Algunas organizaciones incluirán recursos humanos, gerentes de departamento, especialistas en TI u otros. Establezca un cronograma para la implementación y un cronograma para la frecuencia con la que se compartirán los diferentes tipos de comunicaciones. Revisa tu presupuesto para las comunicaciones internas y qué formación, si la hubiera, será necesaria para las nuevas herramientas o plataformas.

Determine qué herramientas utilizará

No hay escasez de tecnología de comunicación interna disponible en la actualidad. ¿La derecha herramientas de comunicación internas para su organización dependerá de las necesidades únicas de su personal y de la composición de su fuerza laboral. Consulte con sus departamentos de TI y RRHH para determinar qué herramientas de comunicación serían las más adecuadas para su empresa.

Identifique las métricas clave

Cualquier estrategia de comunicación interna debe incluir un plan para rastrear el desempeño. Necesitas saber qué canales y tipos de contenido son más eficaces, dónde se necesitan cambios y dónde asignar tus recursos. Defina el KPI que utilizarás para medir el éxito. Es posible que desees realizar un seguimiento detallado de las métricas, como los clics, las aperturas y la interacción con el contenido, o de los datos cualitativos de los comentarios de los empleados para medir el sentimiento y la experiencia general. Para determinar el verdadero éxito de tu estrategia, procura obtener resultados generales, como el compromiso, la productividad y la retención de los empleados.

Definir audiencias

La audiencia lo es todo cuando se trata de un plan de comunicación interna. No todos los empleados necesitarán la misma información, por lo que puede ser útil segmentar la audiencia en varios subgrupos o personas diferentes. Sea estratégico a la hora de dirigirse a su audiencia y ofrecer información relevante y personal. Tener una comprensión clara de su audiencia y sus necesidades ayudará a determinar qué tipo de información debe compartirse con quién y con qué frecuencia.

Revisión para mejorar

Continúe realizando un seguimiento de su progreso hacia sus objetivos y mida la eficacia de su estrategia de comunicación interna. Es probable que su estrategia deba evolucionar con el tiempo a medida que cambian las condiciones y cambian las necesidades de su gente. Siempre habrá nuevas herramientas para mejorar sus comunicaciones y formas en las que puede mejorar.

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Mejore sus comunicaciones internas con estas mejores prácticas e ideas de comunicación interna

Conversación, no proclamación

Su estrategia de comunicación interna debe fomentar la conversación en todos los niveles. Si bien las comunicaciones internas tradicionales se centran en enviar mensajes unidireccionales desde la dirección a los empleados, las estrategias de comunicación modernas requieren un diálogo abierto. Su estrategia de comunicación debe brindar oportunidades para que los empleados interactúen entre sí, en todos los departamentos y con la gerencia.. Para construir una cultura laboral inclusiva e impulsar el compromiso de los empleados, todos los empleados deben tener la oportunidad de hacer oír su voz. Esto no solo mejorará la experiencia de los empleados, sino que también puede aportar ideas, innovaciones y avances importantes que, de otro modo, podrían haber pasado desapercibidos.

→ Echa un vistazo nuestra guía completa de crear un plan de comunicación interna.

Conoce a tu audiencia

Al segmentar su audiencia y orientar sus comunicaciones en consecuencia, puede asegurarse de que los empleados reciban información relevante para su función y su ubicación. Al mismo tiempo, la mensajería dirigida ayuda a reducir la cantidad de información irrelevante y superflua que los empleados reciben (e ignoran).

Considera preguntas como:

• ¿Qué tipo de información necesita su audiencia para tener éxito y recibir apoyo en su trabajo?
• ¿Qué método de comunicación es el preferido?
• ¿Su audiencia trabaja en una oficina, desde su casa o lejos de un escritorio?
• ¿Cómo agrega valor esta información al día de su empleado?

Garantice la mensajería oportuna

Para que las comunicaciones internas sean eficaces, deben ser oportunas y coherentes.
Si la comunicación es esporádica, poco fiable o tardía, se volverá ineficaz. En el lugar de trabajo moderno, un tiempo de respuesta rápido es crucial tanto si se trata de abordar una crisis como de anunciar un nuevo programa interesante.

→ Echa un vistazo nuestra guía completa para mejores prácticas de comunicación interna

Sé transparente

La transparencia genera confianza. Hable con sus empleados sobre los objetivos, los éxitos y los desafíos de la empresa. Sin duda, la transparencia no requiere que todos los miembros de una organización reciban toda la información en todo momento. Por el contrario, esto puede provocar una sobrecarga de información en la que los detalles relevantes se pierdan o se ignoren. Más bien, la transparencia consiste en crear una cultura de honestidad y responsabilidad. Los líderes pueden modelar la responsabilidad que desean ver por parte de los empleados analizando los puntos débiles y lo que se está haciendo para solucionarlos, y solicitando la opinión de todos los niveles de la organización.

Resalte los logros y contribuciones individuales

Su estrategia de comunicación interna debe incluir oportunidades para destacar los logros y las contribuciones de sus empleados. Cuando los empleados sienten que sus esfuerzos son notados, apreciados y recompensados, continúan desempeñándose lo mejor que pueden.. Tenga en cuenta que el reconocimiento no tiene por qué provenir exclusivamente de la dirección. Los programas de reconocimiento entre pares pueden ser muy beneficiosos para construir una cultura de pertenencia y forjar conexiones entre colegas.

Busque comentarios de su fuerza laboral

Para mejorar sus comunicaciones internas, necesitará la opinión de su fuerza laboral. Las encuestas rápidas, los grupos focales o las conversaciones informales pueden arrojar información importante sobre la experiencia de sus empleados. Las encuestas son una excelente manera de obtener información sobre tu estrategia de comunicación y las necesidades de tu audiencia.. Las preguntas que utilizan una escala Likert de cinco puntos (es decir, responder a las preguntas con muy en desacuerdo, en desacuerdo, ni de acuerdo ni en desacuerdo, de acuerdo y totalmente de acuerdo) permiten medir el sentimiento de los empleados con coherencia. Incluye algunas preguntas abiertas, tales como:

• «¿A qué obstáculos o barreras se enfrenta para acceder a la información que necesita o para conectarse con sus compañeros de trabajo?»
• «¿Cómo podríamos mejorar las comunicaciones en esta empresa?»

Utilice los datos para impulsar la toma de decisiones

Dada la importancia de las comunicaciones internas, las decisiones relacionadas con su estrategia de comunicación deben basarse en datos confiables. El seguimiento de la eficacia de sus comunicaciones y la medición de los KPI que más importan a su organización pueden ayudarlo a aprovechar al máximo sus esfuerzos de comunicación interna. Usa los datos para determinar qué canales y tipos de contenido son más efectivos, dónde se producen interrupciones en la comunicación y dónde concentrar tu energía y tu presupuesto.

→ Echa un vistazo a más ejemplos e ideas de comunicación interna que puede implementar en su organización.

¿Cómo medir las comunicaciones internas?

La medición de la eficacia de las comunicaciones internas brinda la oportunidad de realizar mejoras y satisfacer las necesidades de su audiencia. Este es un ejemplo de datos cuantitativos y cualitativos para medir el éxito.

Tasas de participación

Las tasas de participación incluyen métricas como el alcance, clics, aperturas de correos electrónicos, interacciones sociales como comentarios y otros indicadores. La recopilación de datos sobre la participación puede ayudar a tu equipo a establecer puntos de referencia para el rendimiento futuro y a obtener información sobre los tipos de contenido que atraen a tu audiencia.

Comentarios de los empleados

Los comentarios directos de las personas de su organización son una fuente valiosa de información sobre el éxito de su estrategia de comunicación. Puedes recopilar comentarios a través de encuestas de comunicación interna, encuestas, grupos focales y conversaciones anecdóticas. Los comentarios de los empleados pueden revelar problemas ocultos, lagunas y sesgos en las comunicaciones de la empresa e incluso generar nuevas ideas.

Obtenga más información sobre cómo y por qué puede medir el éxito de su estrategia de comunicación interna con esta entrada de blog sobre indicadores clave de indicadores y indicadores de comunicación.

Herramientas de comunicación interna

Las comunicaciones deben ser atractivas, relevantes y de fácil acceso, especialmente de forma remota. La transformación digital de las comunicaciones internas ha cambiado la forma en que damos y recibimos información. Para que las comunicaciones internas sean más eficientes y efectivas, aproveche algunas de las numerosas herramientas disponibles.

Algunos herramientas de comunicación interna incluyen:

• Intranet
• Aplicaciones de intranet móvil
• Boletines internos
• Herramientas de colaboración
• Herramientas de mensajería instantánea

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