Comunicazione interna – Benefici, best practice e strumenti

Che cosa sono le comunicazioni interne?

Definizione di comunicazione interna: la comunicazione interna nella sua forma più elementare è la messaggistica condivisa tra i membri di un'organizzazione.

Tradizionalmente, la sua funzione principale era consentire ai leader aziendali di distribuire informazioni ai propri dipendenti. Negli ultimi anni, tuttavia, le comunicazioni interne sono state al centro dell'attenzione come linfa vitale della cultura e delle operazioni quotidiane di un'organizzazione. Mentre il mondo del lavoro continua a trasformarsi, una solida strategia di comunicazione interna è essenziale per il successo di un'organizzazione e di ciascuno dei suoi singoli membri.

Cosa è incluso nelle comunicazioni interne?

Le comunicazioni interne si sono evolute per includere non solo messaggistica dall'alto, ma anche conversazione bidirezionale, collaborazione interdipartimentale e altro ancora. Le comunicazioni interne possono includere messaggi condivisi in tutta l'organizzazione, tra i reparti o tra i singoli membri del team. Le funzioni delle comunicazioni interne includono tenere informati i dipendenti, sviluppare la cultura aziendale, promuovere una leadership trasparente, consentire lo scambio di informazioni e idee e dare voce ai dipendenti all'interno della propria organizzazione.

Quali sono i tipi di comunicazioni interne?

Le comunicazioni interne assumono molte forme diverse, dalle conversazioni verbali ai messaggi elettronici scritti e video, ai materiali stampati. Tutto, dalla chat di gruppo alla risposta alle crisi a livello aziendale, rientra nell'ambito delle comunicazioni interne. I tipi più comuni di comunicazione interna includono:

• Comunicazioni di crisi
• Comunicazioni di onboarding
• Materiali per le risorse
• Annunci di modifica
• Conversazioni di squadra
• Messaggi dall'alto verso il basso
• Messaggi relativi alla gestione dei dipendenti
• Conversazioni culturali
• Sessioni di domande e risposte

→ Scopri di più sui diversi tipi di comunicazioni interne, e i diversi modalità di comunicazione puoi incorporarlo nella tua strategia.

Esempi di comunicazioni interne

Non mancano i modi per sfruttare le comunicazioni interne all'interno della tua organizzazione. Ecco alcuni esempi:

Materiali per l'onboarding — Una buona comunicazione interna inizia il primo giorno (o anche prima durante il pre-imbarco). L'onboarding è una parte importante e molto influente del percorso dei dipendenti. L'esperienza di onboarding pone le basi per il rapporto di un dipendente con un'organizzazione

Dai documenti di onboarding digitalizzati alle piattaforme interne di facile utilizzo, esistono numerosi tipi di comunicazione che consentono ai nuovi dipendenti di avere successo sin dal primo giorno. Ad esempio, producete video di formazione che non solo informino ma illustrino la cultura aziendale. Oppure, mettete in contatto i nuovi assunti con i loro colleghi presentandoli tramite una piattaforma per l'esperienza dei dipendenti.

Newsletter aziendali - Una newsletter aziendale è un ottimo modo per condividere informazioni sulla tua organizzazione in un unico pacchetto conciso. Usa una newsletter come un'opportunità per:

• Condividi gli aggiornamenti aziendali e incoraggia la condivisione sui social media quando appropriato
• Metti in risalto i team o i singoli
• Festeggia i traguardi o i traguardi raggiunti dai dipendenti
• Evidenzia le connessioni con la comunità o altre attività di impatto sociale
• Trasmetti i tuoi valori

Usa l'offerta di valore ai tuoi lettori come forza trainante di qualsiasi newsletter. Ciò potrebbe includere suggerimenti utili sulla gestione del tempo o sul benessere, l'accesso alle risorse aziendali, promemoria sui programmi di benefit per i dipendenti o altre informazioni utili. Inserisci le domande frequenti o una domanda e risposta con un reparto diverso ogni volta che pubblichi. Detto questo, la newsletter aziendale non dovrebbe essere un canale di comunicazione a senso unico. Consenti ai dipendenti di nominare i colleghi per uno shoutout, inviare foto o aggiornamenti, porre domande e altro ancora.

L'utilizzo di una piattaforma di comunicazione per pubblicare le newsletter le rende facilmente accessibili senza intasare le caselle di posta. Le newsletter devono essere pubblicate con un programma regolare e coerente. Che tu pubblichi settimanalmente, mensilmente o trimestralmente, il rispetto delle date aiuta a migliorare l'efficacia delle newsletter.

Una fonte interna di verità - Quando i dipendenti trascorrono molto tempo a cercare informazioni o a rintracciare la persona giusta a cui chiedere aiuto, il morale può crollare. Conservare informazioni utili come un elenco dei dipendenti, materiali di formazione e altri documenti in una posizione organizzata e centralizzata può migliorare l'efficienza e coinvolgere i dipendenti. Ciò richiede una potente funzione di ricerca e integrazioni con Google Workspace, Microsoft 365 e altri strumenti ampiamente utilizzati.

Municipio e riunioni generali - Gli eventi virtuali o di persona in municipio aiutano a creare un ambiente in cui i dipendenti si sentano autorizzati a sollevare domande o dubbi tra loro e con la direzione. Quando organizzi una riunione del municipio, stabilisci un ordine del giorno chiaro in modo che tutti sappiano cosa aspettarsi e lascia molto tempo a domande e risposte per incoraggiare un dialogo aperto.

Qual è la differenza tra comunicazioni interne ed esterne?

Sebbene alcuni principi delle comunicazioni esterne possano essere applicati alle comunicazioni interne, la principale differenza tra comunicazioni interne ed esterne è il pubblico. Le comunicazioni esterne (spesso costituite da marketing e pubbliche relazioni) sono dirette verso potenziali clienti, colleghi del settore, media e/o pubblico in generale, con l'obiettivo di vendere prodotti/servizi e promuovere il marchio di un'azienda.

Comunicazioni interne sono destinati ai membri di un'organizzazione. La comunicazione interna è progettata per fornire ai lavoratori le informazioni necessarie, coltivare la cultura organizzativa e promuovere la conversazione e il coinvolgimento tra i team.

Perché le comunicazioni interne sono importanti?

The Great Resignation ha posto una rinnovata enfasi sulla cultura aziendale, sull'esperienza dei dipendenti e sulle comunicazioni interne. Poiché sempre più aziende adottano il lavoro remoto e ibrido, le comunicazioni interne svolgono un ruolo più importante che mai per mantenere la forza lavoro unificata e informata.

Mantieni i dipendenti informati e responsabilizzati

Le comunicazioni interne possono tenere informati i dipendenti e consentire loro di svolgere il proprio lavoro in modo più efficace. Sostenete il successo dei vostri dipendenti tenendoli aggiornati sugli ultimi sviluppi, cambiamenti e notizie in modo che non si sentano mai presi alla sprovvista o lasciati all'oscuro. I dipendenti informati hanno maggiori probabilità di essere coinvolti e fornire prestazioni elevate.

Migliora il coinvolgimento

Quando i dipendenti sono più coinvolti nel loro lavoro, ottengono risultati migliori, sono più produttivi e hanno maggiori probabilità di rimanere nelle loro organizzazioni. Le comunicazioni interne sono un fattore chiave per il coinvolgimento dei dipendenti, i team ben organizzati comunicano bene e sono più produttivi. La comunicazione multidirezionale che incoraggia i dipendenti a far sentire la propria voce all'interno dell'organizzazione mantiene i dipendenti coinvolti. Allo stesso modo, se le comunicazioni interne trasmettono una serie di valori condivisi ed evidenziano l'impatto dei singoli dipendenti, è probabile che la loro motivazione aumenti.

Trasmettere cultura e valori organizzativi

Le comunicazioni interne danno il tono alla cultura organizzativa. Sfruttate questo vantaggio costruendo unità attorno a una serie condivisa di valori e obiettivi a lungo termine. Le comunicazioni interne possono influenzare lo sviluppo della cultura e consentire ai membri del team e ai reparti di collaborare facilmente tra loro.

Leadership trasparente

I dipendenti sono incoraggiati a parlare apertamente, hanno una piattaforma per farlo? In che misura tutte le voci si sentono ascoltate e apprezzate. Questi fattori influiscono sui tassi di fidelizzazione, sulla reputazione aziendale e sulle prestazioni gestionali.

Sostieni la diversità, l'equità e l'inclusione

Dal linguaggio utilizzato nelle piattaforme interne e nelle e-mail alle decisioni che prendiamo su chi riceve quali informazioni, quando la strategia di comunicazione interna di un'azienda è una componente fondamentale di qualsiasi sforzo per migliorare la diversità, l'equità e l'inclusione all'interno dell'organizzazione.

Promuovere un senso di appartenenza

I dipendenti che sentono di appartenere alla propria organizzazione sono più motivati, coinvolti e produttivi. L'appartenenza deriva dalla cultura aziendale e la comunicazione è uno dei più potenti strumenti di costruzione della cultura a tua disposizione. Coltivate una cultura di appartenenza sul posto di lavoro dando ai dipendenti l'opportunità di far sentire la propria voce. Utilizza i canali di comunicazione per riconoscere i risultati e i contributi dei singoli dipendenti e contribuire a tenere aggiornati i membri dell'organizzazione.

Connessione e collaborazione in un ambiente di lavoro frammentato

Sebbene la tecnologia e la gravitazione verso il lavoro remoto e ibrido abbiano conferito ai dipendenti maggiore autonomia e libertà di azione, i colleghi sono più dispersi che mai. Con dipendenti sparsi in diverse città e persino in tutto il mondo, è facile per le persone diventare più disconnesse rispetto al passato. Il strategia di comunicazione interna dovrebbe aiutare i dipendenti a rimanere connessi indipendentemente da dove si trovino.

Identifica obiettivi e scopi condivisi

Usa le comunicazioni interne per unire i membri del team attorno a un obiettivo e uno scopo condivisi. Comunicando in modo chiaro con i dipendenti gli obiettivi e i valori dell'azienda, aiutate le persone a capire in che modo il loro lavoro contribuisce al quadro generale.

Rispondere ed evitare le crisi

I danni di una crisi inaspettata possono essere mitigati attraverso una comunicazione interna ponderata. La pandemia di COVID-19 è l'esempio più evidente di come una strategia di comunicazione efficace sia fondamentale per mantenere le persone informate e connesse nei momenti difficili. Un approccio alle comunicazioni incentrato sull'uomo durante i periodi di crisi può aiutare a mantenere il morale mantenendo i dipendenti informati in caso di modifiche delle politiche e dei protocolli in risposta a tempi incerti. Puoi persino evitare potenziali problemi emettendo avvisi istantanei su restrizioni di viaggio, cancellazioni e altro ancora.

→ Scopri di più a proposito del importanza della comunicazione interna per obiettivi aziendali

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Come costruire una strategia di comunicazione interna?

Utilizza i seguenti passaggi come guida per creare un modello di comunicazione interna per la tua azienda.

Valuta la strategia attuale

Il primo passo per costruire un'efficace strategia di comunicazione interna è fare il punto sulla strategia attuale. Inizia elencando i vari canali di comunicazione e la metodologia di comunicazione interna che utilizzi. Quindi, approfondisci la loro efficacia raccogliendo dati e chiedendo feedback direttamente ai tuoi dipendenti. Puoi realizzare quest'ultimo inviando sondaggi anonimi o conducendo focus group.

Analizza i dati risultanti per identificare i punti deboli e le opportunità per il miglioramento.

• Le persone possono accedere facilmente alle informazioni di cui hanno bisogno?
• Si sentono coinvolti nelle conversazioni a livello aziendale?
• C'è un modello di confusione o disinformazione?
• I tuoi dipendenti si sentono sopraffatti da un costante bombardamento di email?

Annota quali metodi di comunicazione sul posto di lavoro funzionano bene e potrebbero essere replicati per scopi aggiuntivi.

→ Dai un'occhiata la nostra guida completa per un completo Strategia di comunicazione interna

Stabilisci obiettivi

Usa i dati e il feedback che raccogli per stabilire una serie di obiettivi per la tua strategia di comunicazione. Un metodo popolare è la definizione degli obiettivi «SMART». SMART è l'acronimo di specifico, misurabile, raggiungibile, realistico e basato sul tempo. Una variante di questo acronimo aggiunge «R» alla fine di «Reward». Altre alternative includono i classici 5 W's and How. Non mancano altre opzioni di acronimo da esplorare.

Suggerimento: Crea il tuo acronimo per la definizione degli obiettivi usando una parola o una frase che rifletta la tua organizzazione.

Definisci un piano per raggiungere i tuoi obiettivi

Costruisci un piano di comunicazione per i dipendenti una volta stabiliti gli obiettivi. Considera quali stakeholder organizzativi dovrebbero essere coinvolti nella strategia di comunicazione. Alcune organizzazioni includeranno risorse umane, responsabili di reparto, specialisti IT o altri. Stabilisci una tempistica per l'implementazione e un programma per la frequenza con cui verranno condivisi i diversi tipi di comunicazioni. Rivedi il budget per le comunicazioni interne e quale formazione, se del caso, sarà richiesta per nuovi strumenti o piattaforme.

Determina quali strumenti utilizzerai

Oggi non mancano le tecnologie di comunicazione interna disponibili. La destra strumenti di comunicazione interni per la tua organizzazione dipenderà dalle esigenze specifiche del tuo personale e dalla composizione della tua forza lavoro. Consultate i reparti IT e HR per determinare quali strumenti di comunicazione sarebbero adatti alla vostra azienda.

Identifica le metriche chiave

Qualsiasi strategia di comunicazione interna deve includere un piano per il monitoraggio delle prestazioni. È necessario sapere quali canali e tipi di contenuti sono più efficaci, dove sono necessarie modifiche e dove allocare le risorse. Definisci il KPI che utilizzerai per misurare il successo. Potresti voler monitorare metriche granulari come clic, aperture e coinvolgimento con i contenuti o dati qualitativi ricavati dal feedback dei dipendenti per valutare il sentiment e l'esperienza complessiva. Per determinare il vero successo della tua strategia, lavora per ottenere risultati generali come il coinvolgimento, la produttività e la fidelizzazione dei dipendenti.

Definisci i segmenti di pubblico

Il pubblico è tutto quando si tratta di un piano di comunicazione interno. Non tutti i dipendenti richiedono le stesse informazioni, quindi può essere utile segmentare il pubblico in diversi sottogruppi o personaggi. Sii strategico nel rivolgerti al tuo pubblico e fornisci informazioni pertinenti e personali. Avere una chiara comprensione del pubblico e delle sue esigenze aiuterà a stabilire quali tipi di informazioni devono essere condivise con chi e con quale frequenza.

Revisione per il miglioramento

Continua a monitorare i tuoi progressi verso i tuoi obiettivi e misura l'efficacia della tua strategia di comunicazione interna. La tua strategia dovrà probabilmente evolversi nel tempo man mano che le condizioni cambiano e le esigenze del tuo personale cambiano. Ci saranno sempre nuovi strumenti per migliorare le tue comunicazioni e modi in cui puoi migliorare.

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Migliora le tue comunicazioni interne con queste best practice e idee per le comunicazioni interne

Conversazione, non proclamazione

La tua strategia di comunicazione interna dovrebbe incoraggiare la conversazione a tutti i livelli. Mentre le comunicazioni interne tradizionali si concentrano sulla messaggistica unidirezionale dalla direzione ai dipendenti, le moderne strategie di comunicazione richiedono un dialogo aperto. La tua strategia di comunicazione dovrebbe offrire ai dipendenti l'opportunità di interagire tra loro attraverso i reparti e con la direzione. Per creare una cultura del posto di lavoro inclusiva e aumentare il coinvolgimento dei dipendenti, tutti i dipendenti devono avere l'opportunità di far sentire la propria voce. Ciò non solo migliorerà l'esperienza dei dipendenti, ma può anche fornire importanti intuizioni, innovazioni e scoperte che altrimenti sarebbero rimaste inascoltate.

→ Dai un'occhiata la nostra guida completa a creazione di un piano di comunicazione interno.

Conosci il tuo pubblico

Segmentando il tuo pubblico e indirizzando le tue comunicazioni di conseguenza, puoi assicurarti che i dipendenti ricevano informazioni pertinenti al loro ruolo e alla loro posizione. Allo stesso tempo, la messaggistica mirata aiuta a ridurre la quantità di informazioni irrilevanti e superflue che i dipendenti ricevono (e ignorano).

Considera domande come:

• Di che tipo di informazioni ha bisogno il tuo pubblico per avere successo e essere supportato nel suo lavoro?
• Quale metodo di comunicazione è preferito?
• Il tuo pubblico lavora in ufficio, da casa o lontano da una scrivania?
• In che modo queste informazioni aggiungono valore alla giornata dei dipendenti?

Garantire messaggi tempestivi

Affinché le comunicazioni interne siano efficaci, devono essere tempestive e coerenti.
Se la comunicazione è sporadica, inaffidabile o tardiva, sarà resa inefficace. Nell'ambiente di lavoro moderno, un tempo di risposta tempestivo è fondamentale sia che si tratti di affrontare una crisi o di annunciare un nuovo entusiasmante programma.

→ Dai un'occhiata la nostra guida completa per best practice per le comunicazioni interne

Sii trasparente

La trasparenza crea fiducia. Siate aperti con i vostri dipendenti sugli obiettivi, i successi e le sfide aziendali. A dire il vero, la trasparenza non richiede che tutti i membri di un'organizzazione ricevano tutte le informazioni in ogni momento. Al contrario, ciò può portare a un sovraccarico di informazioni in cui i dettagli rilevanti vengono persi o ignorati. Piuttosto, la trasparenza consiste nel creare una cultura di onestà e responsabilità. La leadership può modellare la responsabilità che desidera ottenere dai dipendenti discutendo dei punti deboli e di cosa si sta facendo per risolverli e sollecitando il contributo di tutti i livelli dell'organizzazione.

Evidenzia i risultati e i contributi individuali

La tua strategia di comunicazione interna dovrebbe includere opportunità per evidenziare i risultati e i contributi dei tuoi dipendenti. Quando i dipendenti sentono che i loro sforzi vengono notati, apprezzati e premiati, continuano a dare il meglio delle loro capacità. Tieni presente che il riconoscimento non deve provenire esclusivamente dalla direzione. I programmi di riconoscimento peer-to-peer possono essere estremamente utili per costruire una cultura di appartenenza e creare connessioni tra colleghi.

Chiedi feedback alla tua forza lavoro

Per migliorare le comunicazioni interne, avrai bisogno del contributo della tua forza lavoro. I sondaggi, i focus group o le conversazioni informali possono fornire informazioni importanti sull'esperienza dei dipendenti. I sondaggi sono un ottimo modo per acquisire informazioni sulla tua strategia di comunicazione e sulle esigenze del tuo pubblico.. Le domande che utilizzano una scala Likert a cinque punti (ad esempio rispondono a domande con forte disaccordo, in disaccordo, né d'accordo né in disaccordo, d'accordo o in disaccordo, d'accordo e fortemente d'accordo) consentono di valutare il sentiment dei dipendenti con coerenza. Includi alcune domande a risposta aperta, ad esempio

• «Quali ostacoli o barriere incontrate nell'accedere alle informazioni di cui avete bisogno o nel connettervi con i colleghi?»
• «Come possiamo migliorare le comunicazioni in questa azienda?»

Usa i dati per guidare il processo decisionale

Data l'importanza delle comunicazioni interne, le decisioni relative alla strategia di comunicazione dovrebbero essere basate su dati affidabili. Il monitoraggio dell'efficacia delle comunicazioni e la misurazione dei KPI più importanti per l'organizzazione possono aiutarti a sfruttare al meglio le tue attività di comunicazione interna. Utilizza i dati per determinare quali canali e tipi di contenuti sono più efficaci, dove si verificano interruzioni delle comunicazioni e dove concentrare le tue energie e il tuo budget.

→ Scopri di più esempi e idee di comunicazione interna puoi implementarlo nella tua organizzazione.

Come misurare le comunicazioni interne?

Misurare l'efficacia delle comunicazioni interne offre l'opportunità di apportare miglioramenti e soddisfare le esigenze del pubblico. Ecco un esempio di dati quantitativi e qualitativi per misurare il successo.

Tassi di coinvolgimento

I tassi di coinvolgimento includono metriche come la copertura, clic, e-mail aperte, interazioni sociali come commenti e altri indicatori. La raccolta di dati sul coinvolgimento può aiutare il tuo team a stabilire parametri di riferimento per le prestazioni future e raccogliere informazioni sui tipi di contenuti che risuonano sul pubblico.

Feedback dei dipendenti

Il feedback diretto delle persone della tua organizzazione è una preziosa fonte di informazioni sul successo della tua strategia di comunicazione. Puoi raccogliere feedback tramite sondaggi sulla comunicazione interna, sondaggi, focus group e conversazioni aneddotiche. Il feedback dei dipendenti può evidenziare problemi, lacune e pregiudizi nascosti nelle comunicazioni aziendali e persino stimolare nuove idee.

Scopri di più su come e perché puoi misurare il successo della tua strategia di comunicazione interna con questo post sul blog KPI e metriche di comunicazione.

Strumenti di comunicazione interna

Le comunicazioni devono essere coinvolgenti, pertinenti e facilmente accessibili, soprattutto da remoto. La trasformazione digitale delle comunicazioni interne ha cambiato il modo in cui forniamo e riceviamo informazioni. Per rendere le comunicazioni interne più efficienti ed efficaci, sfrutta alcuni dei numerosi strumenti disponibili.

Alcuni strumenti di comunicazione interna includere:

• Intranet
• Applicazioni intranet mobili
• Newsletter interne
• Strumenti di collaborazione
• Strumenti di messaggistica istantanea

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Comunicazione interna: best practice e consigli

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