HVZ dà voce a tutti i suoi vigili del fuoco

La sfida

Prima di LumApps, HVZ usava soprattutto SharePoint come intranet. Ma questa soluzione non rispondeva alle aspettative degli utenti.

HVZ non aveva un’unica fonte di verità per le informazioni e la condivisione delle conoscenze. Solo il reparto di comunicazione interna e alcuni redattori potevano pubblicare notizie. HVZ lavorava già con dei redattori, ma si erano scoraggiati perché la piattaforma precedente non era affatto facile da usare. Il risultato: pochi contributi e poca partecipazione da parte dei dipendenti. Trovare le informazioni era difficile, perché la maggior parte dei documenti era sparsa tra diversi OneDrive e Sharepoint. Cercare un’informazione specifica richiedeva tempo ed era poco efficiente.

HVZ voleva connettere tutti i colleghi, ovunque lavorino, per assicurarsi che ricevessero le informazioni importanti più recenti e avessero le risorse di cui hanno bisogno.

Inoltre, non c’era modo di monitorare e tracciare le statistiche, e questo rendeva complicato definire azioni per aumentare l’adozione dello strumento. Mancava anche una funzione “Who is Who” per cercare informazioni specifiche sui colleghi, come ruolo, manager, competenze, interessi, dati personali (numero di telefono, nome, cognome,…) e specializzazioni.

L’obiettivo

HVZ aveva bisogno di passare a una piattaforma più solida, capace di gestire sia il feedback da parte dei dipendenti sia la comunicazione top-down, e integrata con le sue applicazioni e con la suite di collaborazione di Microsoft, Office 365. La sfida più grande era abbattere i silos.

HVZ aveva diversi requisiti per la nuova intranet:

1. App mobile

Con una strategia mobile-first, l’obiettivo era supportare con la tecnologia i dipendenti che lavorano in movimento nelle loro attività quotidiane.

2. Un unico punto di accesso

HVZ voleva migliorare la comunicazione tra i dipendenti con una piattaforma unica che semplifica e centralizza l’accesso a notizie, procedure, colleghi, applicazioni di HVZ e altro ancora. L’obiettivo finale era aumentare il coinvolgimento.

3. Una piattaforma facile da usare

Una soluzione accessibile in qualsiasi momento, da qualsiasi luogo e su qualsiasi dispositivo. L’obiettivo era creare un digital workplace collaborativo, fluido, personalizzato e inclusivo.

La soluzione

HVZ ha scelto LumApps come fornitore della sua intranet per la sua capacità unica di trasformare il modo in cui comunica, collabora, condivide le conoscenze e coinvolge i dipendenti, dall’ufficio al campo. HVZ e Devoteam G Cloud hanno lavorato insieme fin dall’inizio per costruire il digital workplace di HVZ. La nuova piattaforma connette i 550 dipendenti e si integra perfettamente con gli strumenti Microsoft.

Funzionalità principali

100% autonoma

La intranet è gestita dai team di comunicazione, quindi serviva uno strumento semplice e flessibile, senza bisogno di competenze di programmazione.

Centralizzata

HVZ usa molte applicazioni diverse, ma ora trova tutte le applicazioni e le informazioni in un unico posto. E tutto è rintracciabile con la ricerca di LumApps.

Gestione delle identità e degli accessi

La possibilità di creare facilmente ruoli e definire accessi specifici ai contenuti ha avuto un peso importante nella scelta.

Contenuti personalizzati

LumApps permette a HVZ di personalizzare la comunicazione per ogni tipo di dipendente. Con ruoli diversi in azienda, i contenuti mirati sono fondamentali. I dipendenti accedono a informazioni pertinenti e personalizzate in base al loro profilo e alla loro sede. Ora possono anche adattare i contenuti (notizie regionali e locali) alle singole caserme.

In sintesi

• HVZ voleva migliorare la comunicazione tra i dipendenti con una piattaforma unica che semplifica e centralizza l’accesso a notizie, procedure, colleghi, applicazioni di HVZ, ….. L’obiettivo finale era aumentare il coinvolgimento e passare a una comunicazione bidirezionale invece che a senso unico.
• Più comunicazione interna e più coinvolgimento dei dipendenti in un unico hub centrale. Oggi gli utenti di HVZ pubblicano 6x più contenuti al mese rispetto all’anno scorso, quando HVZ usava ancora Sharepoint.
• Il newsfeed permette ai dipendenti di pubblicare notizie tempestive, pertinenti e mirate.

Anche l’app mobile fa una differenza enorme! I contenuti creati ogni settimana sono aumentati in modo esponenziale. Oggi abbiamo più di 35 nuovi post al mese, di cui 5 del reparto comunicazione, mentre prima avevamo 35 nuovi post in 6 mesi, di cui 30 scritti dal reparto comunicazione.

Jolien Van Damme, Communication Manager at Hulpverleningszone Waasland

Devoteam G Cloud ci ha dato molti spunti sulle possibilità della piattaforma. Ha tradotto le nostre esigenze organizzative in implementazioni tecniche sulla piattaforma. Ci ha aiutato a capire meglio come integrare Office 365. E sul fronte della gestione del progetto ha fatto un lavoro straordinario.

Jolien Van Damme, Communication Manager at Hulpverleningszone Waasland

Risultati principali

Il risultato più importante è che HVZ ha abbattuto i silos con una piattaforma di comunicazione unificata, completamente integrata con Microsoft 0365.

Il personale sul campo non è più scollegato dall’ufficio. I dipendenti possono contribuire rapidamente con contenuti da mobile o da desktop e trovare le informazioni di cui hanno bisogno per lavorare.

Oggi HVZ usa Microsoft come identity provider con SSO (Single Sign-On) attivo. Gli utenti accedono una sola volta per usare più applicazioni.

La percentuale di consultazione dei contenuti è cresciuta rapidissimamente. Prima di LumApps, il 70% dei dipendenti consultava i contenuti una volta al mese. Questa quota è aumentata del 10%. Oggi anche il tasso di coinvolgimento è ben visibile (si vede chi ha reagito a quali post), mentre prima non c’erano statistiche e il contributo degli utenti era inesistente.