Digital Workplaces

7 caratteristiche di un Digital Workplace di successo

I Digital Workplace eccellenti hanno alcune qualità specifiche che contribuiscono al loro successo. La buona notizia è che puoi metterle in pratica qualunque tecnologia tu scelga.

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Come ogni cambiamento dirompente, anche il fallimento di un Digital Workplace nasce spesso da uno scollamento nel programma. Le cause vanno da una strategia complessivamente disallineata fino a uno scarso coinvolgimento dei dipendenti. Esistono però caratteristiche comuni ai Digital Workplace “di livello mondiale”, quelli che cambiano davvero il modo di lavorare dell'azienda.

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1. Una visione chiara

I Digital Workplace di maggior successo hanno una visione del futuro chiara e concisa.

La visione può far parte della missione aziendale o essere una dichiarazione legata a un programma di cambiamento pluriennale. In ogni caso, è la stella polare di qualsiasi iniziativa di trasformazione.

Tutte le decisioni del piano di trasformazione, dagli obiettivi della strategia del programma fino alle applicazioni, ai casi d'uso e al design dell'interfaccia, si ricollegano alla visione. Ogni scelta riporta a uno scopo dichiarato.

È curioso: spesso è l'aspetto più trascurato nella pianificazione di un Digital Workplace, eppure è il più importante.

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2. Una governance solida, con le risorse giuste

I Digital Workplace di livello mondiale hanno programmi di governance sani e in continua evoluzione, con le risorse necessarie per agire.

Un framework di governance ben definito ti sarà utile per tutta la vita del tuo Digital Workplace.

Considera che, man mano che la governance evolve dal lancio al primo anno, può generare un impatto positivo sul business che va ben oltre i risultati tecnici.

Una buona supervisione valuta le decisioni su diversi livelli di responsabilità, con gli stakeholder adatti a ciascun livello. Una best practice consolidata negli anni è un modello che divide gli stakeholder in Responsabilità strategica, Priorità operative e Implementazione/Interazione tattica, in base alla cultura dell'organizzazione.

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3. Un valore di business concreto

Il valore per l'organizzazione è chiaro e definito, in linea con visione e missione.

I Digital Workplace di maggior successo definiscono obiettivi chiari, allineati alla visione. I migliori fissano anche tempi di realizzazione nell'arco di un anno.

Il risultato è un perimetro di governance più definito, casi d'uso più mirati, un design più efficace e meno decisioni di personalizzazione, perché fin dall'inizio del percorso ci sono limiti chiari e misurabili.

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4. Executive che fanno da champion

La trasformazione è un rischio enorme per qualsiasi organizzazione e richiede una leadership forte e attiva.

La parola ‘champion’ non è scelta a caso. Una sponsorizzazione solo formale rassicura i dipendenti in modo illusorio. Perché nasca fiducia attorno a un cambiamento, i leader devono essere aperti e trasparenti sulle attività, comunicare spesso e celebrare la strada da percorrere.

Gli executive devono far avanzare l'iniziativa e garantire il successo di application owner e responsabili della strategia. Quando emergono ostacoli, sono loro a intervenire. Altrimenti, le priorità concorrenti dell'organizzazione divoreranno tempo, attenzione e risorse.

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5. Casi d'uso davvero utili

Perché alcuni digital workplace diventano hub vivaci di utilizzo, collaborazione, conversazione e coinvolgimento? La risposta è l'utilità.

Per avere successo, un digital workplace deve rispondere di sì alla domanda di sempre: “Mi è utile?”

Troppo spesso i Digital Workplace puntano su un eccesso di casi d'uso di sola consultazione: una valanga di news e annunci che ostacola il percorso degli utenti verso le informazioni più utili.

In altri casi l'errore è concentrarsi troppo sul design e su un'esperienza “in linea con il brand” per accontentare alcuni manager. Questi progetti falliscono sempre e non creano un valore di business concreto, capace di cambiare il modo di lavorare dei dipendenti.

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6. Dipendenti supportati

Per ottenere cambiamenti rivoluzionari, i migliori Digital Workplace aiutano i dipendenti a diventare parte di un nuovo futuro.

Il supporto è una delle basi del cambiamento. Gli application owner più bravi integrano nella strategia digitale programmi di comunicazione interna e di supporto. Così si riduce l'ansia da cambiamento mentre la trasformazione prende forma. E i dipendenti possono contribuire con cicli di feedback ricchi.

I responsabili del programma dovrebbero popolare questo spazio con informazioni, formazione e comunicazioni pertinenti, creando un hub vitale che aiuti i dipendenti a capire i piani digitali in corso. Strategie come queste possono trasformare anche i detrattori più convinti in sostenitori del cambiamento.

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7. Strategia e roadmap del programma

La strategia del programma è il cuore della trasformazione e comprende preparazione organizzativa, piano di misurazione e governance. Soprattutto, è la roadmap verso il futuro.

Le strategie digitali migliori puntano a creare un programma vivo all'interno dell'organizzazione, con un'employee experience coinvolgente che trasforma anche la customer experience.

In fondo, i grandi application owner si rifiutano di trattare la trasformazione come un progetto (con una data di fine definita) e la gestiscono come un programma continuo.

In sintesi:

I Digital Workplace di successo hanno molte qualità. I più eccezionali allineano in modo coerente tutte e 7 le caratteristiche.

La Piramide della strategia di trasformazione è uno strumento che uso da dieci anni per strutturare idee e indicazioni per i miei clienti. Nelle iniziative di trasformazione serve a mostrare la tracciabilità tra Visione + Decisione + Azione.

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