Come aumentare l'engagement sulla intranet: idee, strategie e strumenti

Perché una intranet moderna favorisce l'employee engagement?

In termini semplici, una intranet è una rete interna alla tua azienda o organizzazione. Collega i dipendenti alle informazioni di cui hanno bisogno per lavorare. Una intranet moderna può supportare molte funzioni, ad esempio:

• Accedere in modo personalizzato alle applicazioni aziendali
• Creare community interne e parteciparvi
• Condividere aggiornamenti importanti, policy e notizie
• Trovare materiali di formazione e onboarding
• Consultare policy e procedure HR
• Estendere le iniziative di riconoscimento e di retention
• Condividere e gestire in sicurezza la conoscenza aziendale riservata
• Collegarsi alle suite di autenticazione, collaborazione, engagement e produttività
• Comunicare con messaggistica istantanea e chat
• E molto altro

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Coinvolgere i dipendenti con la intranet

Una intranet aziendale come LumApps serve a collegare i dipendenti a ciò di cui hanno bisogno sul lavoro. Diventa un portale per la condivisione della conoscenza in tutta l'organizzazione. Ecco alcuni esempi:

— I leader possono condividere aggiornamenti con tutta l'azienda. Possono creare sondaggi e chiedere feedback ai dipendenti. E i dipendenti possono rivolgersi direttamente ai leader con domande o dubbi.

— La intranet può essere anche un'ottima fonte di informazioni per i dipendenti. Deve offrire una ricerca intelligente e facile da usare, così chiunque trova subito i documenti o i video che gli servono.

— La intranet può sostenere la cultura aziendale con aggiornamenti in tempo reale e riconoscimenti tra colleghi. Permette anche ai team di condividere notizie sui loro contributi al business. Così i dipendenti si conoscono meglio e si abbattono i silos. La intranet aziendale può rafforzare il senso di appartenenza. Nessuno deve sentirsi lasciato solo, senza le informazioni o il supporto necessari per lavorare bene.

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Come coinvolgere i dipendenti sulla intranet?

1. Punta sull'esperienza utente

Una intranet aziendale può essere personalizzata con tutte le app necessarie. Le possibilità di configurazione sono così tante che è facile dimenticare un punto: se le opzioni sono troppe, la intranet stessa può diventare un problema.

Chi usa la intranet deve poterla integrare nella propria giornata lavorativa senza distrazioni. Se i dipendenti la trovano troppo complicata, la eviteranno. Un design semplice migliora molto l'esperienza utente.

2. Scegli un portale intranet in cloud

Se l'obiettivo è aumentare l'engagement sulla intranet, è importante assicurarsi che tutti i dipendenti abbiano le stesse possibilità di usare la piattaforma. Oggi molte aziende hanno persone che lavorano da remoto.

Un'app intranet mobile rende molto più facile restare in contatto con i colleghi, ovunque si viva. Si ha lo stesso accesso a notizie, informazioni e documenti aziendali di tutti gli altri, senza ritardi dovuti alla distanza e con strumenti moderni di autenticazione sicura.

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3. Inserisci un'employee directory

Un'employee directory non deve essere per forza un documento online arido e noioso. Per crearne una che aumenti l'engagement, molte aziende permettono ai dipendenti di aggiungere dettagli come:

• Una citazione che li ispira
• Una breve biografia
• Interessi o hobby
• Band o generi musicali preferiti
• Serie TV o film preferiti
• La data di ingresso in azienda

Questi dettagli rendono le persone più umane e più avvicinabili, sia per i colleghi del team sia per chi lavora in altre aree dell'azienda.

4. Rendila una intranet social

Un'ottima idea per l'engagement è incoraggiare i dipendenti a pubblicare contenuti nelle community della intranet aziendale. Possono scrivere post sul blog, pubblicare video e condividere foto. Gli altri dipendenti possono mettere "mi piace" e condividerli internamente o sui social media.

Più i contenuti vengono condivisi, più attirano attenzione sulla intranet e sui social. E più persone (dipendenti e non) vedono i contenuti, più è probabile che partecipino alle discussioni.

5. Rendi facile trovare i documenti utili

Per aumentare l'engagement sulla intranet, dai ai dipendenti un motivo per usarla. Indirizzali alla intranet quando devono trovare i documenti di onboarding per i nuovi assunti, un manuale tecnico, materiali di marketing, informazioni sui benefit e altro ancora.

I dipendenti sapranno di poter trovare l'ultima versione del documento che cercano sulla intranet.

6. Fai usare subito la intranet ai nuovi dipendenti

Se l'obiettivo è aumentare l'engagement sulla intranet, far iniziare subito i dipendenti dalla intranet aziendale può dare il tono a tutto il loro percorso in azienda. I nuovi assunti trovano i moduli HR e quelli sui benefit, insieme ai manuali di formazione e ai documenti correlati. È qui che un nuovo dipendente troverà le informazioni sul suo gruppo di lavoro, sui progetti in corso e su cosa ci si aspetta da lui nel nuovo ruolo.

7. Affianca ai nuovi assunti un mentore per la intranet

I nuovi dipendenti si sentiranno più a loro agio sapendo che c'è qualcuno a cui rivolgersi in chat per domande o dubbi. Così il nuovo dipendente si sente fin dall'inizio parte del suo gruppo di lavoro e un membro apprezzato del team.

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8. Invita i dipendenti a leggere le notizie aziendali sulla intranet

Il newsfeed della intranet è una funzione utile per inviare rapidamente informazioni personalizzate ai dipendenti nel corso della giornata. Include annunci top-down, ma anche notizie sui progetti in corso, posizioni aperte, sessioni di formazione e altro. I commenti del newsfeed permettono anche di raccogliere le domande dei dipendenti.

9. Incoraggia la condivisione di informazioni di settore sulla intranet

Ogni settore cambia e cresce di continuo. Per una sola persona sarebbe impossibile restare al passo con tutte le novità. Se più dipendenti condividono link ad articoli e report trovati online e altrove, con funzioni social per votare i post, il lavoro diventa molto più semplice.

I membri del team possono anche commentare ciò che hanno letto o sentito. Ne possono nascere discussioni vivaci e produttive tra i dipendenti sull'attualità del settore e sul suo futuro.

10. Usa la intranet come strumento di risposta rapida

Il patrimonio più grande di un'azienda sono le sue persone. Sono state assunte per le loro competenze e capacità: i loro talenti. Quando serve una risposta rapida, probabilmente ci sono molte risorse a disposizione. La intranet permette di lanciare velocemente un appello per raccogliere idee o un aiuto specifico dai vari gruppi di lavoro, oppure di cercare la conoscenza aziendale già esistente su un tema.

11. Coinvolgi i dirigenti sulla intranet aziendale

I leader dell'azienda danno il tono a tutta l'organizzazione. Dirigenti e manager devono farsi vedere mentre usano questo canale di comunicazione interna. Se i dipendenti vedono i dirigenti usare attivamente e con regolarità la intranet per comunicare, è più probabile che facciano lo stesso.

12. Individua brand ambassador interni che condividano i contenuti

Trova dipendenti stimati dai colleghi e assicurati che conoscano bene la intranet aziendale e i suoi obiettivi. Scegli persone di vari reparti, capaci di portare punti di vista diversi, e invitale a condividere i contenuti del loro reparto con il resto dell'azienda e sui social media: così amplifichi le iniziative di engagement interno.

13. Crea una macchinetta del caffè virtuale

Il fatto che i dipendenti siano pagati per lavorare non significa che non ci debba essere spazio per divertirsi e fare squadra. Quando configuri la intranet, prevedi un'area o un thread dedicato ad alcuni argomenti non di lavoro. La macchinetta del caffè virtuale può essere una chat room o un forum riservato alla socialità.

Può volerci un po' di tempo perché i dipendenti creino legami personali tra loro. Ma ne vale la pena, perché aiuta a migliorare l'employee experience e fa sentire le persone legate al digital workplace.

14. Misura come i dipendenti usano la piattaforma intranet

Per capire come (e quanto spesso) i dipendenti usano l'app intranet, usa strumenti di analisi per monitorare engagement ed esperienza utente. Analizzare i contenuti più visti sulla piattaforma, per esempio, aiuta a capire quali temi interessano di più ai dipendenti. Questi dati ti aiutano a tenere il polso di ciò che pensano i membri del team.

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15. Usa sondaggi e questionari per monitorare l'engagement sulla intranet

Spesso il modo migliore per capire quanto i dipendenti siano coinvolti nel lavoro è chiederlo a loro. Rassicurarli che i sondaggi servono a migliorare l'employee experience aiuta ad aumentare la partecipazione.

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Qualche consiglio per misurare l'engagement sulla intranet

Ecco alcuni metodi per valutare l'engagement dei dipendenti sulla intranet aziendale.

— Utilizzo

Sapere se i dipendenti usano la intranet non dice tutto sul loro coinvolgimento nel lavoro. Però è un buon punto di partenza e spesso un indicatore affidabile per alcune metriche di soddisfazione.

Altre metriche, come condivisioni social, partecipazione alle community, tempo di permanenza e altro, possono essere utili per misurare le iniziative di comunicazione interna.

— Feedback

Gli strumenti di analisi spesso trascurano i commenti qualitativi dei dipendenti, che sono altrettanto preziosi. I feedback aperti possono essere dettagliati e vale la pena raccoglierli nei sondaggi o nei commenti ai contenuti.

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