Covivio : Une expérience de communication interne commune au sein du groupe pour mieux construire des projets durables

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À propos de Covivio

Acteur immobilier de référence en Europe, Covivio détient, développe et gère des projets immobiliers de A à Z principalement en France (350 collaborateurs), en Allemagne (550 collaborateurs) et en Italie (100 collaborateurs). A travers son patrimoine de 25 Md€, le groupe transforme et dynamise les villes en concevant des espaces pour travailler (bureaux), voyager (hôtels) et habiter (logements) autrement. Le tout en relevant le défi du climat avec déjà 84% d’immeubles « verts » à fin 2019. Sa raison d’être ? Construire du bien-être et des liens durables.

- 3 000 Employés

Communications Internes

Immobilier

Une Digital Workplace plus moderne et transverse

Depuis quelques années, Covivio cherche à insuffler davantage de transversalité et d’échanges entre les trois pays qui composent le groupe. Pour ce faire, les équipes Communication françaises, allemandes et italiennes souhaitent aller vers davantage d’homogénéité et de cohérence dans les pratiques digitales et les communications.

Malheureusement, ces efforts sont freinés par une différence de niveau d’appropriation des outils O365. Ceux-ci sont sous-exploités par les collaborateurs, notamment dans les usages de Yammer et Teams. En parallèle, la coexistence de trois intranets cloisonnés, exploités à travers trois outils différents, empêche une communication globale. Covivio choisit alors de proposer une plateforme composée de trois sites – soit trois versions locales de la même Digital Workplace – basées sur une structure identique.

Leurs objectifs ?

Booster l’utilisation des outils Microsoft O365.
Renforcer “l’Européanisation” de la communication interne.
Décentraliser la communication et responsabiliser les métiers.
Faciliter la gestion et l’accès à la documentation.

“L’harmonisation des outils de communication interne”

“Covivio a engagé une démarche d’harmonisation de ses outils de communication interne à l’échelle européenne. Dans ce contexte, le fait de pouvoir disposer d’un outil convivial, partagé et proposant une même expérience à l’ensemble des équipes du groupe était essentiel. D’où le choix de la solution LumApps.”

– Géraldine Lemoine, Directrice Communication Europe

Covivio, Wedocom et LumApps

Après un appel d’offre, Covivio choisit LumApps pour sa capacité à intégrer les outils Office 365 et à faciliter la gestion autonome des contenus par les différents pays et leurs contributeurs locaux. Le cabinet de conseil Wedocom accompagne ensuite le Groupe de l’étude terrain au lancement, en passant par le maquettage et le design de l’intégralité de la plateforme.

Le principal challenge ? Écouter et prendre en compte les demandes des différentes parties prenantes (équipes communication, RH, IT, etc.)… de chacun des pays. Une série d’ateliers est alors réalisée pour construire une coque commune qui permettra de répondre à la majorité des besoins, tout en laissant l’opportunité aux équipes locales d’intégrer leurs spécificités par la suite.

Cas d’usage clés

Un centre de ressources synchronisé avec SharePoint

Une page “Bibliothèque” organise et facilite l’accès à la documentation des principaux départements de l’entreprise : Juridique, DSI, Développement Durable, etc.

Une base commune, des spécificités locales

Pour plus de cohérence, les trois Digital Workplaces se basent sur une coque commune que chaque pays a pu ajuster en fonction de ses propres besoins.

Des actualités européennes traduites en trois langues

Chaque équipe Communication locale peut être à l’origine d’actualités #Europe, proposées par la suite dans les versions locales de la Digital Workplace.

Des annuaires par pays

Pour faciliter les échanges, les collaborateurs ont accès à un annuaire par pays, précisant les postes et les coordonnées de chaque collaborateur Covivio.

Résultats clés

+35 000

Pages vues en moyenne par mois sur l’ensemble des 3 sites

3min20

Temps moyen par session sur l’ensemble des 3 sites

15%

De connexion depuis un mobile en Allemagne sur une majorité d’office workers

“Le challenge de demain sera l’appropriation de la plateforme par le collaborateur. Valoriser le capital humain et rendre l’expérience employé plus simple (avec les outils Office 365), plus fluide et plus agréable dans la collaboration au quotidien à travers l’Europe.”

– Ariane Maugé, Multimedia & Internal Communication Manager