イントラネットの20の活用方法・事例を紹介
Milton Herman
イントラネットとは？
イントラネットは情報にアクセスするためのプライベートネットワークです。情報は企業や団体が所有しており、アクセス権は従業員に付与されます。
最新のイントラネットはクラウドベースで使いやすく、遠隔地の従業員を含むすべての従業員が簡単にアクセスできます。イントラネットの主な利点としては以下のようなものがあります。
— 社内コミュニケーションの改善
企業がイントラネットを導入する主な理由の一つです。イントラネットにより、経営層から従業員への、従業員から管理職への、そして従業員同士のコミュニケーションがはるかに容易になります。イントラネットのパブリッシング機能とコラボレーションツールを使えば、社内のニュースや情報を簡単に共有することができます。
— ドキュメント管理の強化
複数の人が同じ文書を同時に作業することが珍しくありません。文書管理は、イントラネットの一般的な役割の一つです。イントラネットソフトウェアは、最新バージョンがどの文書なのか、誰が文書を作成したのか、いつ最後に編集されたのか、誰が編集を行ったのかなどを簡単に追跡できます。
— 情報共有の改善
イントラネットは、企業文書の保存や情報の共有にも利用されます。これらのファイルは、文書形式だけでなく、ビデオや音声ファイルとしても保存できます。ニュースやアナウンスは、イントラネットの パブリッシング機能を使用して、特定のグループまたは全員と簡単に共有できます。
イントラネットとエクストラネットの違い:
一部の企業はイントラネットとエクストラネットを導入しています。イントラネットは従業員のみがアクセスできます。
エクストラネットには、承認された第三者、つまりベンダー、顧客、パートナーがアクセスできます。
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1. 全社向けアナウンス
会社からのニュースやアナウンスが迅速に社員に届かなければ、企業は効果的に機能しません。
例: CEOが7月と8月に「夏季勤務時間」を導入することを発表します。従業員は金曜日の午後に2時間早く退勤できます。
このメッセージを確実に全従業員に伝える最善の方法は、全員に一斉送信することです。全員が同時にメッセージを受け取り、メッセージの意図をめぐる混乱がなくなります。
イントラネットでは、アナリティクス機能やプッシュ通知を使って、実際にアナウンスが読まれたかどうかを確認できる点で、メールとは異なり優れています。
2. 社員名簿
イントラネットは従業員が情報を探す時間も削減します。
例: 職場で問題や懸念事項について誰に連絡すればいいのかわからないのは、イライラするものです。以前は、人事部に問い合わせることが多かったのですが、人事部がすべてを把握しているわけではありません。
各従業員の顔写真、役職、資格概要、関心事や特殊なスキルが記載された詳細な社員名簿があれば、特定分野の専門家を探している同僚にとって非常に役立ちます。
従業員は、社内に必要なリソースがあるのか、あるいは社外に探す必要があるのかを判断することができるようになります。
3. インスタントメッセージ機能
電子メールをすでに使用できる従業員にとって、インスタントメッセージは必要ないと思う人もいるかもしれません。
しかし、インスタントメッセージは、電子メールでは不十分な緊急事態のために必要です。
例: チームメンバーがプロジェクトで行き詰まってしまった時、他のチームメンバーに助けを求めるために、解決方法についてメッセージを送信することができます。
これは、スケジュールや各人が職務用メールを確認する頻度によって時間のかかる作業になる可能性があります。インスタントメッセージを使ってチームにメッセージを送信する方が効率的で、より迅速なレスポンスが得られます。
4. コンテンツ管理システム
コンテンツ管理システムは、インターネットにおける重要なアプリケーションです。
特定の文書を探している従業員は、イントラネットの検索エンジン機能を使って、目的の文書をすぐに見つけることができます。
例: 従業員はある役員が数年前に書いたレポートを探す必要があり、そのトピックも覚えています。
これをもとに、従業員はイントラネットの検索エンジンを使用してレポートを見つけ出すことができるはずです。
複数の結果が出てくるかもしれませんが、レポートがいつ書かれたかがわかっているので、正しい文書を見つけるのは簡単でしょう。
5. フォームの自動化機能
どの企業でも、いくつかのフォームを記入して人事部に処理のために転送する必要があります。
イントラネットは、フォームを従業員に送信して記入してもらうことで、このプロセスをより簡単に管理できるようにします。
例: 休暇申請フォームは、会社のイントラネットを通じて配布されます。従業員は、年間休暇の申請とともにフォームに記入します。記入が完了すると、フォームは自動的に人事部に返送され処理されます。
このプロセスにより、人事部は休暇申請書を速やかに提出しなかった従業員を追跡できるため、時間の節約になります。人事部は全従業員へ直接リマインダーを送ることができます。
6. 社員のためのソーシャルネットワーク
職場の従業員間のコミュニケーションは、仕事だけではありません。仕事のメリットの一つは、社会的な側面と、従業員同士が互いに感じるつながりです。
イントラネットのバーチャルウォータークーラー機能は、従業員が仕事内容に関係なく投稿できるソーシャルイントラネットとなります。
例: ある従業員が、時間またはお金を寄付することで、(会社が承認した)慈善団体を支援したいと思っている同僚を探しているという投稿をすることができます。
時間を寄付したい従業員は、雇用主から2対1の割合で報奨されます。慈善団体に寄付された2時間ごとに、1時間の有給休暇が与えられます。
従業員のエンゲージメントとコミュニティ意識を高めることは、成功したエンタープライズソーシャルネットワークを構築するために不可欠です。
イントラネットをソーシャルプラットフォームとして最大限に活用するには、次の点に注意する必要があります。
- 投稿を促進する: 従業員が積極的に投稿し、参加できるように、イントラネットを使いやすいものにする必要があります。
- 議論を管理する: 不適切な投稿やスパムを防止するために、モデレーションポリシーを設ける必要があります。
- 成功を測定する: エンゲージメントと利用状況を追跡し、必要に応じて調整を行う必要があります。
7. イベント管理
企業が会議やイベントを開催する必要がある場合、イントラネットにはすべての招待者が確実に情報を受け取り、出席できるようにするための機能があります。
例: ある会社は、新製品を紹介するために、従業員とベンダーとの会議をスケジュールしたいと考えています。イントラネットの機能を使って、営業、顧客サービス、フィールドサービスのスタッフを新製品紹介会議に招待します。会議はバーチャルで開催されるので、リモートワークをしている従業員も参加できます。
会社がベンダーに新製品を紹介する準備ができたら、同じ戦略を会社のエクストラネットで使用します。ベンダーは会議の通知を受け取り返信が出来ます。
プレゼンテーションはビデオで行われるので、ベンダーはモバイルアプリからアクセスできます。
8. ワークグループのスケジュールとカレンダー
チームでプロジェクトを完了するために一緒に仕事をしている企業のメンバー全員が締め切りに関して同じスケジュールになっていることが重要です。
スケジュールとカレンダーは、重要なイントラネットアプリケーションです。
例: ワークグループのすべてのメンバーは、チームカレンダーに締め切りを入力します。全員が今後の締め切りと、誰がそれを満たす責任を負っているのかを確認できます。チームリーダーは、誰が負担過多になりそうなのか、誰がもっと仕事を引き受けることができるのかを確認できます。
9. 社内イベントカレンダー
会社の全員が常に仕事のメールをチェックしているわけではなく、掲示板の紙(またはデジタル)の情報も見ているわけではありません。
例: 中央集約型のカレンダーに投稿することで、すべての従業員が会社のイベントを常に把握できるようにしましょう。
従業員は、メインオフィス、倉庫、リモートワークなど、どこにいても、今後のイベントを簡単に確認できます。
10. サポートサービス
会社の設備に問題がある場合、イントラネットは報告するのに最適な場所です。
例: 設備に問題があることを報告したい従業員は、サポートチケットを作成して、会社のイントラネットを通じて提出することができます。チケットは、小型オフィス機器(電話、計算機、録音機器など)の交換を要求するためにも使用できます。
サポートチケットは、従業員がソフトウェアの問題を抱えている場合にも使用できます。社内外のすべての従業員が利用できます。技術サポートチームはメッセージを受け取り、迅速に対応することができます。
11. 給与明細へのアクセス
従業員は人事部に紙のコピーを依頼する代わりに、電子版の給与明細にアクセスできるようになりました。しかし、給与明細やPTO情報はどこで見ればいいのかわからないことがあります。
例: 従業員は、直感的なイントラネット構造を通じて、給与情報に簡単にアクセスできます。従業員は、給与明細を確認し、福利厚生や保険に関するその他の情報を見つけるための適切なシステムを見つけることができます。
これにより、人事部は生産性を向上させることができます。
12. 職場における健康と安全に関する資料
職場における理想的な従業員の健康と安全は継続されることが必要です。初期研修の一環として与えられ、その後無視されるものであってはなりません。
職場にいる誰もが、同僚のために安全な環境を維持する責任を負っています。
例: 会社の健康と安全マニュアルをイントラネットにアップロードして、従業員が必要な時に参照できるようにしましょう。
一般的な健康と安全に関する問題に対処する短編ビデオなど、従業員がオンデマンドで視聴できるよう、一般的な安全衛生問題を扱った短いビデオなど、その他の資料も含めましょう。
13. 従業員研修資料
新入社員は、入社時にオンボーディング手続きを行う必要があります。これらの文書とプロセスをイントラネットにアップロードすることで、このプロセスがスムーズに進み、新入社員が新しい役割で最高のスタートを切ることができます。
例: 新入社員が入社したら、イントラネットへのログイン情報を提供します。アクセスできるようになったら、歓迎のページが表示されます。必要な書類はすべてすぐに利用できるようになっており、新入社員はすぐに対応することができます。
14. 社内FAQ
これは、社内にリモートワークの従業員と社内従業員がいる場合、会社時間を節約できるイントラネットソリューションです。
例: 従業員は、よくある質問への回答については、会社のFAQページを参照するように指示することができます。新入社員や社内で役職が変わった人は、チームリーダーや人事部にメールやメッセージを送る前に、FAQリストを見て必要な情報を見つけることができます。
営業、顧客サービス担当者、サービス技術者など、部署の役割に関連した特定のページと合わせて、一般的なFAQページを作成することを検討してください。
15. 研修の進捗管理
人事チームは、従業員が必須研修を修了していることを確認する必要があります。
メールで全員を追跡してコンプライアンスを維持するのは、非効率的で時間のかかる作業です。会社のイントラネットは、このプロセスを迅速化することができます。
例: 従業員に必須研修に関する社内通知を掲載します。研修モジュールはイントラネット上の1箇所に保存し、明確に識別できるようにします。
従業員は、研修モジュールを完了したら、コメントやアクションを実行することもできます。これにより、人事担当者はすべてを追跡することができます。
16. 優秀な従業員業績の表彰
従業員の貢献を認め、ポジティブな従業員体験を育むために、従業員を積極的に表彰しましょう。
例: 月間または四半期販売目標を達成した従業員を表彰します。プロジェクトを成功に導いたチームの努力を称えます。従業員が会社での勤務年数を迎えたことを全員に知らせます。「今月の従業員」と宣言し、会社への貢献についてイントラネットで詳しく紹介します。
17. CEOブログ
CEOが定期的に投稿することで、従業員と経営層の間のコミュニケーションを促進することができます。
例: リーダーシップコーナーは、公式発表や、より形式にとらわれないトピックに使用することができます。従業員は、コメントを残すことで、質問をしたり、議論を始めたりすることが奨励されます。
CEOは、これらの質問や議論を今後のコミュニケーションの基盤として利用することができます。1人が問題や懸念事項について質問や懸念を持っている場合、同じことを考えている人が他にもいるはずです。
18. 学習ハブ
すべての企業は、従業員の蓄積された知識を持つ生きている存在です。それを無駄にしてはいけません。
例: 組織のベストプラクティス、製品マニュアル、パンフレット、マーケティング資料、営業資料などを統合し、特定の学習ハブに保存します。
これらの資料は、従業員の質問に答えたり、新しいプロジェクトの出発点となることができます。知識は保存されます。他を探す前に、社内のリソースを活用しましょう。
19. 従業員からのフィードバック調査
従業員の経験を知るための最善の方法は、従業員調査を実施することです。
例: イントラネットにアンケートや投票ウィジェットを追加します。数分で完了できるもの（従業員にそれが短いことがわかるよう）にしましょう。
従業員調査をイントラネットに追加することで、アナリティクスを通じて、どの従業員が調査を見て、誰が見ていないかを追跡しやすくなります。
メールとは異なり、見逃される可能性があり、既読を追跡する方法もありません。フィードバックの依頼を全員が確実に認識できるよう、プッシュ通知で全員に注意を促すこともできます。
20. 従業員向け緊急アラートシステム
イントラネットは、従業員向け緊急アラートシステムとしても機能します。プッシュ通知やメールアラートを使って、緊急時に全従業員に連絡することができます。
例: 自然災害が発生し、会社が従業員に会社のオフィス周辺地域を避けるよう指示する必要がある場合。プッシュ通知とメールアラートを使って、最初に情報を迅速に伝達することができます。メッセージの既読確認と受信確認を使って、どの従業員がこの重要な情報を受け取ったかを判断することができます。
状況が変化するにつれて、イントラネットを使って従業員に最新情報を提供することができます。FAQページは緊急事態を考慮して更新され、従業員が必要とするフォームはイントラネットで利用可能になります。
