エンタープライズソーシャルネットワーク（ESN）とは？そのメリットと機能を紹介
Célia Ratouis
企業は、従業員のエンゲージメントを高め、業務効率を上げるために、エンタープライズソーシャルネットワーク (ESN) を導入し始めています。 この記事では、ESN を定義し、従業員が社内でコミュニケーションと共同作業を行うために使用するソーシャルテクノロジー、そしてソーシャルメディアプラットフォームが、企業業績向上にどのように役立つかを解説します。
エンタープライズソーシャルネットワークとは？
エンタープライズソーシャルネットワークは、その企業だけのインターネットソーシャルネットワークです。
企業のエンタープライズソーシャルネットワークは、ビジネス向けの LinkedInのような表向きのソーシャルネットワークとは異なります。
エンタープライズソーシャルネットワークを使えば、チームメンバーの一部がリモートワークで、残りの従業員がオフィスで働いているときでも、簡単に共同作業ができます。通常は以下のような要素が含まれています。
- コラボレーションツール
- インスタントメッセージ
- プロジェクト管理
- タスク管理
これらすべての要素が同じコミュニケーションプラットフォームに組み込まれています。そのため、エンタープライズソーシャルネットワーク (ESN) は、チームメンバーがサイロを越えてコミュニケーションと共同作業を行うのに最適な手段だと言えます。
これにより、従業員エンゲージメントが高まり、より創造的なアイデア共有が促されます。 これらのツールを一緒に使えば、生産性も向上します。
エンタープライズソーシャルネットワークの登場
エンタープライズソーシャルネットワークはどのように始まったのでしょうか？ 1990年代初頭、インターネットユーザーは、共通の関心事をもとにオンラインでつながり、コミュニティを形成し始めました。
当時、ウェブサイトはコンテンツを共有する非常に人気のある場所でした。 これらの初期の事例が、今日、多くの人が使っているX（旧Twitter）やFacebook、LinkedIn などのような現代のソーシャルメディアサイトの基盤となりました。
その後、JabberやYammerなど、企業向けのソーシャルネットワークも人気が出てきました。Yammer はFacebookと同じようなソーシャルネットワークでしたが、社内コミュニケーション専用で、 従業員はプラットフォームのインターフェースを通じて、互いにコミュニケーションをとることができました。
こうして、企業はコミュニケーションと共同作業ができる単一のプラットフォームを持つことに価値を見出し始めます。
これにより、従業員は最新情報を入手しやすくなりました。マイクロソフトは 2012 年にYammerを買収し、その後Yammerモデルを使用してMicrosoft Teamsを構築しました。
エンタープライズソーシャルネットワークの活用事例
コミュニケーションや知識共有、共同作業を改善することにより、組織内で価値を生み出すエンタープライズソーシャルネットワーキングソフトウェアの機能を、企業は理解し始めています。
以下は、エンタープライズソーシャルネットワーキングソフトウェアの活用事例です。
―社内コミュニケーション
エンタープライズソーシャルネットワークは、従業員に気軽な会話を促し、 従業員同士の関係構築に最適です。職場の変化を伝えたり、自社の方針を明確にしたり、新入社員をチームメンバーに紹介したりするのに非常に効果的です。
―チームコラボレーション
プレゼンテーションの作成やレポートの準備など、チームで作業している場合、チームコラボレーションソフトウェアがプロセスを効率化します。 エンタープライズソーシャルネットワークを使用すると、ほかのチームメンバーとの共同作業が容易になり、業務を完了することができます。
―コミュニティ
コミュニティ機能は、責務と関心が同じ従業員が知識を共有できる、ブランド化されたスペースを作ります。 従業員はそこで集まって関係を築くことができ、その結果、エンゲージメントが向上し、仕事に対する満足度が高まります。 そして、より幸せを感じ、生産性も向上します。
―ソーシャルカスタマーサービスとエクストラネット
場合によっては、社外のチーム (請負業者や広報会社など) と協力して、新しい製品やサービスを立ち上げる必要があるかもしれません。そうした共同プロジェクトは、管理された環境で行われる必要があります。 エンタープライズソーシャルネットワーキング機能を備えたエクストラネットソフトウェアは、こうした共同プロジェクトを監視し、指示を出すことができます。
ESNソフトウェアは、従業員に協力的で管理されたスペースを提供し、業務を完了するのに十分な柔軟性を持たせています。 そうしたコラボレーションツールにより、作業チームはファイルを転送したりアイデアを共有したりして、リアルタイムでやり取りすることができるのです。
ESNを使用すると、カスタマーサポートを向上させることもできます。 カスタマーサービス担当者は、社内ネットワークを通じて知識を得られ、ESNソフトウェアの公開部分は社内からサポートしてもらえます。 一つのシステムのみを使用するため、チームメンバーは研修を受ければ簡単に習得できます。
エンタープライズソーシャルネットワークのなかには、質の高い顧客サービスを実現するためのチケットシステムとの連携機能を備えているものがあります。 これにより、顧客をサポートする際に効率とスピードが向上します。
まず、顧客がオンラインフォームに記入することで、どんな問題が起こっているのか説明します。 そして顧客サービス担当者は、受付順に問い合わせに対応します。
顧客が請求書番号や領収書番号を提示することにより、顧客サービス担当者はスムーズに対応できます。 このように、チームが顧客の問題に常時対応できるため、顧客満足度を高く保つことができるのです。
エンタープライズソーシャルネットワークがビジネスにとって重要な理由
エンタープライズソーシャルメディアの利点は、従業員の職業生活にプラスの影響を与え、企業の繁栄を促すことです。
効率的なコミュニケーション
ESNは、長いメールのやりとりを、公開または非公開のコミュニケーションチャネルに置き換えることで、従業員間のコミュニケーションを効率化します。
従業員は、ESN内でプライベートチャンネルやメッセージを使用してコミュニケーションをとることができます。 そうすることで、従業員は会話を追い、重要な詳細を逃していないかチェックできます。
この技術によって社内名簿にアクセスしやすくなり、ほかの従業員のメールアドレスを探すのに時間を費やす必要なくなります。
そしてその代わり、リアルタイムで相手を見つけてコミュニケーションをとることができるのです。
クラウドベースのナレッジデータベース
エンタープライズソーシャルネットワークは、アクセス可能なあらゆるプラットフォームとして機能します。 従業員は、次のようなあらゆる会社文書にアクセスできます。
- さまざまなプロジェクトで収集されたデータ
- 手引き書
- 業界ニュース
- 研究論文
- トレーニングリソース
クラウドベースのナレッジデータベースを組み合わせると、会社の文書管理が効率化されます。
また、従業員はどのファイルでも最新バージョンにアクセスが可能です。 集中型のナレッジデータベースにより、新人研修が迅速かつ簡単になります。
情報にすぐにアクセスできるため、新入社員でも企業にすぐ貢献することができるのです。
社内ソーシャルネットワーク
ESNは、従業員間の絆を作るための非公式なチャネルを構築するのに最適な場所です。
社内ソーシャルネットワークを使えば、関心のあるトピックについてWeb上で議論でき、たとえ働く場所が違っていても、自分自身について共有することで、ほかの従業員と親しくなれます。
集中型共同作業
あらゆる共有ドキュメント、タスク割り当て、プロジェクトデータを一つのプラットフォームに配置することで、従業員はプロジェクトを簡単に追えます。
エンタープライズソーシャルネットワークにより、チームはメンバーがどこにいても共同作業しやすくなるのです。 こうしたプラットフォームは、フルリモートまたは部分的リモートのチームに適しています。
リアルタイムで共同作業ができ、あらゆる従業員をつなぐコミュニケーションネットワークがあれば、従業員全体の士気が向上します。
チームメンバー全員が、自分には居場所があると感じられるようになるのです。 チームメンバーが直接ほかのメンバーに会う機会がないときでも、所属意識を育むことは従業員にとって大切です。
インクルーシブな企業文化を促進する
エンタープライズソーシャルネットワークソフトウェアが、企業文化をインクルーシブなものに変えることはできません。
企業文化というのは、ESNまたはそのほかのオンラインツールを導入する前に確立されているべきなのです。
ESNができるのは、新入社員や毎日は出勤しないリモートワーカーに、企業文化をはっきり伝えることです。
従業員の動画を見たり、コンテンツを読んだりすると、新入社員やリモートワーカーであっても、企業文化についてよく理解できます。
そして、ほかの従業員とコミュニケーションをとり、自分のアイデアを共有することに自信を持てるようになると、最終的には企業全体に利益をもたらしてくれるのです。
従業員の生産性を向上させる
多くの企業で、従業員は情報を検索し、共同作業を行い、互いにコミュニケーションをとるために複数のツールを使用しています。
しかしそうなると、ツールを切り替える必要が出てくるため、一日中その時間ばかりかかってしまいます。
一方で、従業員が慣れているGoogleドライブやMicrosoft SharePoint、Slackなどの一般的な作業ツールと統合されたESNを使用すると、従業員はこれらのアプリに1つの場所からアクセスできるようになるため、生産性が大幅に向上します。
チーム間の共同作業を促す
ESNがあれば、社内のチーム間の共同作業が簡単になります。
コミュニケーションプラットフォームにより、チームはプロジェクトで一緒に取り組んでいるドキュメントを共有できるため、ドキュメント管理がより簡単で便利になります。
社内の透明性を高める
ESNは社内の透明性を高め、所属意識と従業員エンゲージメントを促進します。
社内ソーシャルメディアネットワークが透明化することにより、従業員が素晴らしい仕事をしたときに、管理職がほかのチームと企業全体にそれを共有しやすくなるからです。
従業員に肯定的なフィードバックを行うと、その後も一生懸命働き、ほかの従業員にも良い影響を与える可能性があります。
リモートワーカーが所属意識を感じるようになる
リモートワーカーは仕事で問題が発生したときに、近くにいる人に気軽に質問したりできません。 しかし、ESNを導入していれば、エンタープライズソーシャルメディアネットワーキングツールを通じて質問できるのです。
全従業員が、公開または非公開で質問したりコメントしたりして、ほかの従業員や上司とつながることができます。
また、経営陣からの最新情報や会社の動向を把握し、自分が会社の一員であるという所属意識も感じられるのです。
専門コミュニティをサポートする
ENSは、同じ専門分野を持つ従業員が知識を共有できる場を提供します。 これにより、従業員は自身の専門分野に関する最新情報を入手し、ほかの従業員と共有することができます。
たとえば、ブログ記事やランチ＆ラーンセッションを通じて、専門分野に関する知識を共有したり、質問がある場合は、それを専門とする従業員に相談したりもできます。
エンタープライズソーシャルネットワークの主な機能
従業員ソーシャルメディアプラットフォームは、従業員がどこで働いていたとしても、エンゲージメントを高め、権限を与えるように設計された複数の機能で構成されています。
興味に関するコミュニティ
興味のコミュニティにより、従業員は個人的な興味や趣味を通じてつながり、絆を深められます。 参加者は、テキスト投稿、写真、動画、リンクを使って、興味のあることについてほかの従業員と共有できます。
これらのソーシャルなやり取りは、リモートワーカーがほかの従業員とのつながりを感じられるようにするために重要です。
料理からロッククライミング、ペットまで、関心のあるトピックであれば、どんなコミュニティでも作ることができます。 グループを始めるには、興味のあるものを共有する従業員が数人いれば十分です。
専門コミュニティ
専門コミュニティは、従業員やチームが特定の分野における専門知識を共有できるようにするために作られます。
これにより、専門知識を持つ従業員たちは特定のプラクティスハブを中心に、互いにつながり、関わり合う機会を持てます。
従業員はその分野に関する質問をし、グループと経験を共有することで専門知識を得ることができますし、専門知識を持つ従業員は、フィードバックやサポートをするために利用できます。 専門コミュニティは、その分野に関連する文書を保存し、従業員が利用できるようにします。
ダイバーシティとインクルージョン
理想としては、企業の労働力は地域社会を反映するものであるべきです。 労働力が多様でインクルーシブであれば、誰もが受け入れられる環境を企業が自ずと作ることになるため、離職率が低くなります。
企業は、オープンコミュニティで集まる親しいグループ向けのオンラインセンターを作ることで、多様性とインクルージョンを促すことができます。
オンラインセンターでは、誰もが自由に読み、関わり、コメントすることができるからです。 さまざまな経歴と視点を持つ従業員が考えや意見を共有することで、互いを理解し、感謝するようになります。
Google Workspace/Microsoft 365の従業員ダッシュボード
従業員は集中型インターフェースで、仕事に必要なアプリや資料にアクセスできます。 インターフェースは、各従業員のニーズに合わせてカスタマイズできるため、それぞれが生産性を高め、チームやほかの従業員と簡単に共同作業をすることができます。
アプリは、従業員が最も頻繁に使用するアプリに基づいて整理できます。
自分の好みに合わせてインターフェースを整理するために、アプリを追加または削除することも可能です。 また、よく使用するアプリにワンクリックでアクセスできます。
従業員名簿
従業員は、自分の仕事に関するプロフィールを従業員名簿に投稿できます。 プロフィールには、持っているスキルや部署、勤務地や受講した研修、そのほか自分が共有したい情報を掲載できます。
専門知識を持った従業員を探したいときは、従業員ディレクトリを参照します。 その人の仕事上の肩書きからはすぐにわからないような特別なスキルや才能も、強調して示すことができます。
人事ポータル
従業員には、情報やドキュメント、ニュースやそのほかの資料にアクセスするために、効率的な人事コミュニケーションポータルが必要です。人事ポータルがあれば、入社日のような大切な日付を従業員が忘れずに済みます。
また、異動や昇進で新たに着任した従業員に対して、よくある質問に対する回答を表示することも可能です。
HRポータルを使用して、従業員のフィードバックを収集するためのアンケートを実施したり、社内求人掲示板やHRアプリへのショートカットを表示したりすることもできます。
リーダーシップコーナー
リーダーシップコーナーはCEOのブログで、これは経営者があらゆる従業員とコミュニケーションをとるのに最適な方法です。 経営者はブログを通じて、企業戦略や企業ニュースに関する情報を提供し、フィードバックを得ることができます。
従業員はCEOに質問でき、全従業員がブログで回答を見られます。
CEOブログでは、従業員が関心のあるトピックに関する調査や投票を行うことも可能です。 これにより、従業員の気持ちがどのように変化しているかを経営陣が把握できるため、両者の関係を改善できる可能性があります。
学習センター
学習センターは、部署別研修のためのオンラインホームです。 従業員は、部署の研修とあらゆるチームの専門性開発のためにアクセスします。
研修期間や今後のイベントに関する情報を共有するためにも使用されます。
学習センターはまた、従業員が新しい能力を身につけて仕事で秀で、より良い従業員になる方法を学ぶのに役立つ記事を見つけるのにも最適な場所なのです。
新人研修センター
新人研修センターは、新入社員が過ごす最初の数週間を素晴らしいものにするのに役立ちます。 新入社員が会社とつながり、入社当初から関わりを持てるように導きます。
従業員はわかりやすくて管理しやすい、自分に合ったエクスペリエンスを楽しみます。そうすれば、新しい職場に慣れるのにかかる時間を減らすことができるのです。
ポリシーハブ
従業員は専用のポリシーハブを通じて、コンプライアンス遵守に必要な、重要なビジネス情報やニュースにアクセスできます。
ポリシーハブには、従業員ハンドブックや倫理規定、企業の保険情報やデータセキュリティ手順が含まれていなければなりません。
ビデオセンター
ビデオセンターとは、社内外の動画を網羅した総合的なカタログであり、新人研修資料や研修動画、販売・マーケティング資料が含まれています。
動画はSharepoint OnlineやGoogle Driveでホストしたり、YouTubeに外部リンクしたりできます。コンテンツはサムネイルまたはリスト形式で表示することで、カスタマイズ可能です。
エンタープライズソーシャルネットワークを企業に導入する方法
自社向けにエンタープライズソーシャルネットワークサイトを立ち上げる場合、筋道立てて進めることが重要です。
1. 自社の既存システムを見直す
システムを変更する前に、従業員が業務遂行のために使用しているツールと手動プロセスを、徹底的に理解することが重要です。
何がうまくいっているか、何がうまくいっていないのか、従業員に聞いてみましょう。 実装全体を通して、このプロセスを何度も繰り返します。
個人面談を行ったり、チームや部署に対し、会社を通してワークショップを開いたりします。そして、 匿名調査で従業員のフィードバックを収集します。
2. 新しいシステムに移行する前に会社のコンテンツを更新する
ドキュメントやメタデータを移動するには時間がかかります。全従業員の詳細を更新するのにも、かなりの時間を要します。
ESNは企業のコンテンツとのつながりに依存しているため、新システムへの移行を成功させるためには、コンテンツを移し、移行後もメンテナンス計画を立てることが重要です。
3. 正式な導入戦略を策定する
新しいシステムに関する従業員向けの研修計画を作成します。 全従業員に同時に研修を行うことはできないため、計画を立てなければなりません。
全従業員の研修受講後、システム内で従業員が行き詰まった場合に復習できる場所があるかどうかチェックする必要があります。
新しい機能が導入されたら、従業員フォーラムに指示を投稿します。 新しいオプションの説明を受けたい従業員向けに、ランチ＆ラーンセッションを開きます。
従業員のなかには、質問や気になることがある場合、メールやオンラインメッセージで確認したいという人もいるかもしれません。
そのときはそういうオプションも提示して、自分に合った方法でサポートを受けられるようにしましょう。
4. エンタープライズソーシャルメディアプラットフォームの使用ガイドラインを設定する
ESNを企業向けに立ち上げる前に、望ましい使用ガイドラインを設定しましょう。
このガイドラインは、こうしたソーシャルネットワーキングツールを使用するときにふさわしいビジネス作法をカバーしていなければなりません。
また、コンプライアンスガイドラインも議論する必要があります。
5. 社交的で積極的な従業員を採用して導入を支援する
すでにソーシャルメディアサイトでアクティブに活動している従業員を見つけてください。 彼らは会社のESNに参加するよう、ほかの従業員に勧めてくれるため、自分の経験と熱意を活かして企業に貢献してくれます。
また、議論に参加したり、ESNソフトウェアを使ってコメントを投稿したりすることについて質問や不安がある従業員を、サポートする人材になってくれる可能性もあるのです。
6. ESNをサイロとして使用しない
エンタープライズソーシャルネットワークを企業に導入する目的は、チーム間で情報を共有することですが、特定のグループ内でのみアクセスできるサイロに限定することは避けてください。
その理由は、機密情報として明確にマークされていない限り、より多くの従業員がアクセスして利益を得られるよう、オープンに共有する必要があるからです。
知識が共有されれば、業務を行う従業員がより能力を発揮でき、自信を持ち、効率的になれます。
7. モバイルアプリケーション用のビジネスエンタープライズソーシャルネットワークを設計する
多くの従業員は、モバイルデバイスを使用して ES にアクセスします。そのため、 エンタープライズソーシャルネットワークがモバイル用に設計されているかどうか確認してください。
ログイン画面を簡単にのぞき見されたり、使用するアプリにアクセスできなかったりすると、 モバイルデバイスではそのまま使われなくなってしまいます。
8. ESNを使用してビジネスを合理化する
ESNを、会社のイントラネット、メール、メッセージング機能や、従業員がすでに使用しているビジネスアプリと統合します。
このステップにより、ビジネスが合理化され、従業員の効率が向上します。
