社内コミュニケーション戦略を構築する方法を紹介

社内コミュニケーション計画を構築するための 5 つの基本ステップ

社内コミュニケーション計画をどのように作成すればよいでしょうか？ 

この 5 つのステップは、スタッフを中核とするビジネス目標と結びつくこととなるでしょう。

1. 現在行っている社内コミュニケーション方法を見直す

従業員は、社内メールやコミュニケーションが長文で冗長だったり、関連性がなかったりするため、読むのを避けていませんか？ 

複雑そうだからイントラネットを使わないようにしていませんか？

もしそうだとすれば、多くの重要な社内コミュニケーションが見落とされ、無視されてしまうでしょう。

もしもあなたの会社でこのようなことが起こっているなら、社内コミュニケーションの方法を見直す必要があります。 

改善できるポイントを見つける最良の方法は、毎日社内コミュニケーションツールを使っているスタッフに尋ねることです。 

彼らの抱えている課題や改善点を把握することで、社内コミュニケーションの重要性を認識させることができます。

作業グループ、スタッフアンケート、フォーカスグループは、人々が何を考えているかを把握するための生産的な方法です。 

フォーカスグループのメンバーを選ぶ際には、多様な従業員を選ぶようにしましょう。 

たとえば、リーダーシップチームやマネジメントチームのメンバー、営業チーム、技術チーム、デスクワーカーではなく最前線にいることの多いメンバーなどを選ぶとよいでしょう。

アンケートは、長く複雑なものにする必要はなく、5問以下がベストです。
 

2. 結果を分析する

従業員の意見を聞いた後は、何が改善され、どのように改善される必要があるかを判断する必要があります。 以下の項目を検討します。

• ターゲットとなるすべての人が必要な情報にアクセスできますか？
• 一部のスタッフが必要のない情報を受け取っていませんか？
• 情報不足、管理層との連絡不足、従業員が軽視されていると感じている、コミュニケーションが明確ではない、従業員のエンゲージメントが低い、不要なコミュニケーションによる注意散漫など、繰り返し発生する問題はありませんか？
• 会社は透明性を向上させる必要があるでしょうか？ スタッフは会社の成功の一員となるために必要な情報を得ていないと感じていないでしょうか？
• コミュニケーションがより良く、またはより悪く感じられる曜日や時期はありませんか？
• 最近の会社の出来事や発表に対して、十分な準備ができていると感じましたか？
• 会社の社内コミュニケーションについて、同僚や仲間からどのようなフィードバックを受けていますか？
   

これらの質問に対する答えは、社内コミュニケーションを改善するための戦略を定義し、どのようなコラボレーションツールがメリットをもたらすのかを明確にするのに役立ちます。

3. テクノロジーが状況を改善できるかどうかを検討する

社内コミュニケーションに使用する現在のツールの棚卸しを行います。 

コミュニケーションツールを改善することでビジネスに利益をもたらすことができる場合は、今こそ投資する時です。 

これらは高価なものではなく、ニーズに合わせて調整することができます。

多くの異なるツールをイントラネットに統合することで、コミュニケーションをより簡単にすることができます。 

営業部門が Slack を、人事部門が Google Drive を、IT 部門が Microsoft Planner を使用しているなど、従業員がすでに特定のツールを使用している場合は、これらの強力なツールと統合できる、または活用できるイントラネットへの投資を検討する必要があります。

ビジネスのコミュニケーション方法に関わらず、プラットフォームは、やりがいがあり、ユニークなコミュニケーション体験を提供する必要があります。 

メッセージやレポートを送信する際には、人々が読みたくなるような内容にする必要があります。 コンテンツは簡潔で魅力的なものである必要があり、そのためにも内部コンテンツ戦略が重要です。 

「削除せずに読んで下さい！」と常時呼びかけなくては読まれないような、詰まった受信トレイのようにはしないで下さい。
 

4. 予算とスケジュールを設定する

利用可能な予算は、変化の程度に影響を与えます。 

ご存知の通り、予算が許す範囲でしか意思決定はできません。 

例えば、御社には全く新しいイントラネットが必要かもしれませんし、既存のイントラネットの一部に、ソーシャルネットワーク、モバイルアプリケーション、統合検索ソリューションなどの更新が必要なだけかもしれません。

時にはスケジュール設定をして時間通りに行われるようにする必要があります。 この変更に依存する他のプロジェクトはあるか、利用可能なスタッフはどうなっているか、 これらすべてを考慮する必要があります。

従業員に何が起こっているのかを伝えることも重要です。 

彼らは新しい社内コミュニケーション戦略の一部になることができます。今までも 会社が従業員の意見に耳を傾けてきたのであれば、今度は新しいコミュニケーションチャネルを導入する時です。

 これを行うための素晴らしい方法は、新しい名前、新しいデザインテーマを考え出すコンテストを開催したり、採用、使用、エンゲージメントの促進を担当する、多様なチャンピオンのグループを作ることです。
 

5. レビューと改善

社内コミュニケーション戦略を成功させるためには、定期的にレビューを行う必要があります。 

成功を測定するために、短期および長期の目標を設定する必要があります。

多くの場合、このステップで最も難しいのは、「何を測定するか」を定義することです。

LumApps では、すべてのお客様が重要な KPI として「リーチ」を測定しています。 

一定期間内に、従業員がどのくらいの頻度でコンテンツを読んで反応しているかです。 コンテンツのパフォーマンスに加えて、何を測定するかは顧客によって異なります。 

一部の顧客は、エンゲージメントに関連する KPI を測定することを選択しています。

たとえば、LumApps にすべての営業支援コンテンツが保存されている場合、営業パフォーマンスと LumApps での滞在時間を測定することは効果的な KPI となります。 

別の例としては、「タスク完了時間」が挙げられます。 

IT チームは、検索指標を活用することで、サポートにとって重要なさまざまな KPI を解読できる可能性があります。 

可能性は無限です。 そのため、何を測定するかを決めるのが難しい場合があります。

ソーシャルアドボカシーも、ビジネスの成功にとって重要な要素であるため、測定する必要があります。 

従業員があなたから伝えられるメッセージを気に入り、共有しているのであれば、その方法はうまくいっています。

すべてがうまくいくわけではありません。 変化に時間をかけて、うまくいかない場合は変更を加えてください。 

改善されたコミュニケーション戦略は、ビジネスと共に成長していく継続的なプログラムです。