スマートワーキングとは何か: 企業が求める俊敏性と柔軟性
Milton Herman
従業員は、いつ、どのように働くべきかについて発言権を求めています。FlexJobsの調査によると、なんと27%の労働者は、リモートワークができるなら給料の最大五分の一を削減しても構わないと答えています。また、回答者の81%は、柔軟な勤務形態を提供してくれる企業に対してより忠誠心を持つだろうと答えています。
スマートワーキングとは？
「より賢く働け、一生懸命働くな」という言葉は誰もが聞いたことがあるでしょう。
素晴らしい考えのように聞こえますが、現代のアプリケーションは、この慣用句に新しい意味を与えています。
スマートワーキングとは、「新しいテクノロジーと既存テクノロジーの発展を活用して、仕事の成果と満足度を向上させるための働き方モデル」と定義されます。
これは、フリーランスの人がワークスペースを共有するコワーキングとは異なります。むしろ、従業員に、成果を出すためにどのように、いつ、どこで働くかを決定するためのツールと自由裁量を与えることがポイントです。常に生産性を意識しつつ行います。
スマートワーキングには、在宅勤務が含まれることもありますが、それだけに留まりません。
高度な新技術と一定レベルの信頼関係が不可欠であるため、このタイプの俊敏な働き方では、場所を問わず成果を上げられる有能な人材も含まれます。
スマートワーカーとは？
スマートワーカーは、年齢に関係なく、より良い成果と、仕事と私生活のバランスを求める人たちです。
たとえば、必要のない移動を避け、より理にかなった場合はバーチャルミーティングに参加するためにテクノロジーを活用します。
スマートワーカーはコラボレーションと柔軟性の価値を理解しており、従来のやり方にあまりこだわりません。
スマートワーキングと従来の働き方の違い
スマートな働き方は、従来の働き方とはいくつかの点で異なります。以下にいくつか例を挙げます。
- 場所と時間に縛られない - スマートワーキングは、特定の物理的なワークスペースや時間に依存しません。重要なのは、完了すべきタスクや目標です。
- 自動化されたワークプロセスとツール - スマートワーキングは、自動化されたワークプロセスとツールに依存しています。その結果、チームは創造的な共同作業、顧客への対応、新規事業の開発など、より生産的なタスクに集中することができます。
- 成果に基づく評価 - チームメンバーは、測定可能な目標を達成することへの責任が求められます。この自由には、優先順位を設定し、自発的に行動する成熟した判断力が必要です。
- 柔軟なワークスペース - スマートワーキングは、従業員がさまざまなワークスペースを活用することを想定しています。オフィス環境で同僚と協力することもあれば、独立した研究、コーディング、思考、執筆などを行うために、独自のワークスペースを見つけることもあります。
スマートワーキングが企業にもたらすメリット
スマートワーキングには、現代の企業にとって多くの利点があります。いくつか例を挙げます。
1. 生産性の向上
在宅勤務によるスマートワーキングは、従業員がオフィスにいる場合よりも仕事への妨害が少なくなることを意味します。
2. 採用候補者の拡大
距離、時間帯、勤務方法などが、企業が求める人材を採用する際の障壁とならない場合、企業はより多くの候補者の中から選ぶことができます。
3. 従業員のロイヤルティ向上
フレックスタイム制で働き、仕事への信頼を感じている従業員は、当然ながら仕事への満足度が高くなります。
従業員は、企業が提供するスマートワーキング環境に感謝し、長期的に知識豊富な従業員となり、友人や元同僚を紹介してくれる可能性が高いです。
4. 離職率の低下
従業員は柔軟性を重視し、スマートワーキング戦略を提供する企業に留まる可能性が高くなります。
従業員は、通勤時間の短縮、より柔軟な勤務時間、新しい方法で目標を達成する自由、そして最終的には、仕事と私生活のバランスを向上させる機会を高く評価しています。
5. 病欠日数の減少
軽度の病気の従業員は、それでも出勤しなければならないと感じることがあります。
しかし、咳やくしゃみ、または日常生活の物品に触れることで、風邪やインフルエンザのウイルスを他の人に広める可能性が高く最悪の場合、複数の従業員が病気の影響を受け仕事を休む必要が出てきます。
従業員がフレックスタイム制であれば、特定の時間帯に物理的なワークスペースにいる必要がないにもかかわらず、同じ目標を達成することができます。
いずれにしても在宅勤務では感染のリスクが下がります。
スマートワーキングを導入する方法
企業がアジャイルな働き方を導入したいと考えている場合、どのように始めればよいのでしょうか？以下のアイデアが役に立つかもしれません。
1. スマートワーキングツールを導入する
従業員に、在宅勤務で成功するために必要なクラウドベースのツールを提供します。
これには、チームメンバーとの簡単なコラボレーション、仕事への集中、効果的なコミュニケーションのためのツールなどが含まれます。
2. リモートワーカーに専用のワークスペースを設ける
ワークスペースは、必ずしも家庭内オフィスである必要はありません。テーブルや机がある部屋の一角でも構いません。
いずれにしても、比較的気が散らず、集中できる場所であることが重要です。
3. 従業員にアジャイルな働き方のソリューションを提案する
測定可能なKPIを達成している従業員には、いつ、どこで、どのように働いてもよいという柔軟性を提供しましょう。
4. 従業員が知識労働者になるためのサポートをする
スマートワーカーは、自ら情報を見つけ、状況に応じて考え、知識とテクノロジーを活用して問題を解決する必要があります。
5. アクティビティベースドワーキングを有効な選択肢とする
従業員が自分のスタイルに合った働き方を選択できるようにしましょう。オープンコンセプトのオフィスは、コラボレーションが簡単で便利であるため、テクノロジー企業で人気が高くなりました。
しかし、その一方で、コラボレーションや共有が進むと、人によっては騒音や気が散る要素が多くなります。集中したいときは静かなスペースが必要な従業員もいます。
6. 「残業する人が偉い」という偏見をなくす
従業員がどれだけ熱心に、献身的に仕事に取り組んでいるかを、出勤時間だけで判断しようとする考え方は、従業員が時間と引き換えに雇用主のお金を稼いでいた時代にまで遡ります。
今日では、従業員が期待通りの成果を上げているかどうかで成功が測られます。
従業員が目標を達成しているのであれば、どこで、いつ、どのように仕事をしているかは、それほど重要ではありません。
7. リモートワーカーと定期的に連絡を取る
マネージャーの仕事の一部は、定期的なコミュニケーションを取ることで、状況を把握することです。
これらのバーチャルミーティングの目的は、従業員が成功するために必要なものがすべて揃っているかどうかを確認することです。
また、マネージャーは、仕事と私生活のバランスについて尋ねるべきです。なぜなら、独特な課題に直面している従業員にとっては、バランスを保つのが難しい場合があるからです。
8. スピーディーなコミュニケーション手段を無視しない
より賢く働くことが目標であれば、時には直接的なコミュニケーションが効果的です。
従業員がすぐに解決できるような簡単な要望がある場合、メールのような遅い手段に頼らないことを提案することで、ノイズを大幅に減らすことができます。
電話やイントラネットベースのメッセージングで問題を解決できる可能性があります。
9. 従業員とマネージャーに簡潔さを求める
メールや会議では、要件を素早く伝えることが重要です。
ほとんどの人は、毎日仕事関連のメールを大量に受け取ります。これらの多くは緊急ではないのですが、それでも読む必要があり、処理する必要があります。
バーチャルミーティングをスケジュールする際には、事前に目標を設定した議題を用意しておくとよいでしょう。
これにより、議論が軌道に乗るのを助け、無駄な時間や無駄な時間を減らすことができます。
10. 成長期の課題を想定しておく
新しい働き方を導入する際には、必ずしも順調に進まないことがあります。プロジェクトが失敗したり、挫折したりすることもあるでしょう。
こうした状況は、成長と学習の機会と捉えることができます。スマートな働き方には、企業にとって多くの利点があり、多くのトップ企業が、特にコロナウイルス感染症の流行以降、この働き方を取り入れています。
この方法を試してみることで、その有用性を証明することができます。
