Réduire le trop-plein d’information : envoyer des messages personnalisés, ciblés et plus efficaces

Fatigue décisionnelle, paradoxe du choix, surcharge informationnelle… Ces notions ont été validées par des années de recherche – notamment celles du prix Nobel Herbert Simon il y a cinquante ans – et ont un impact majeur dans le cadre du travail.

Dans une étude universitaire américaine, il a été demandé à un panel de consommateurs dans un centre commercial le nombre de décisions d’achat qu’ils avaient prises ce jour-là, ainsi que la durée de leurs réflexions. Ils étaient invités ensuite à résoudre des équations mathématiques. Les chercheurs ont découvert que ceux qui avaient passé le plus de temps à décider quoi acheter s’en sortaient le moins bien sur les problèmes de mathématiques.

Faire le tri dans les informations reçues

Imaginons à présent le même scénario dans la vie quotidienne du salarié d’une entreprise.

Plusieurs voies existent pour trouver une information donnée. Selon une étude Coveo, 60 % des employés se réfèrent chaque jour à pas moins de quatre sources de données pour une recherche d’information et 18 % en consultent au moins sept !

Ces mêmes personnes reçoivent également une quantité impressionnante d’informations par e-mail, chat, notifications issues d’applications, etc. L’étude de Coveo révèle qu’ils passent plus de 3 heures par jour à faire le tri dans ces informations pour effectuer leur travail, ce qui a un impact sur la productivité, crée un stress inutile et nuit à l’expérience collaborateur.

Le problème de l’attention

Cette surcharge informationnelle va de pair avec le problème de l’attention. Les employés sont confrontés à une multitude de distractions dans leur vie personnelle et professionnelle, ce qui les contraint à être constamment multitâches, avec les mêmes effets néfastes que ce trop-plein d’information. Le home-office et l’évolution des modes de travail n’ont fait qu’exacerber ce problème d’attention.

Selon une étude du psychologue David Meyer, les blocages mentaux créés par le va-et-vient constant entre différentes tâches peuvent coûter jusqu’à 40 % du temps de travail d’une personne.

Pour le professeur en informatique Cal Newport (université de Georgetown), qui a creusé la question et étudié le coût du passage d’une tâche à l’autre, « ce va-et-vient crée un effet que les psychologues nomment l’attention résiduelle, qui peut réduire votre capacité cognitive pendant un laps de temps non négligeable avant de disparaître. Consulter constamment ses appareils et boîtes mail revient à se maintenir dans un état d’attention résiduelle permanente ».

Au niveau collaborateur, que faire pour limiter ces distractions et lui permettre de mieux se concentrer ? Comment les entreprises peuvent-elles combattre ce problème ? Les départements Communication interne et les personnes en charge de l’envoi d’alertes et de notifications doivent réfléchir à deux fois avant de cliquer sur ‘Envoyer’.

Eviter le tant décrié « @channel » dans Slack ou le classique ‘Répondre à tous’ dans un e-mail est un premier pas, mais il ne suffit pas dans les grandes entreprises.

Pouvoir créer des communications ciblées, personnalisées et envoyées au bon moment aide les salariés à identifier les informations importantes tout en allégeant leur charge cognitive.

C’est tout l’objet des nouvelles fonctionnalités de LumApps.

Optimiser le temps des collaborateurs avec LumApps Campaigns

Intégré au sein de la plateforme d’expérience collaborateur, LumApps Campaigns permet aux communicants internes et aux autres départements d’envoyer des messages ciblés et personnalisés aux employés dans les outils qu’ils utilisent au quotidien.

Ces nouvelles fonctionnalités aident les entreprises à aligner leurs équipes avec des communications ciblées au bon moment, en transposant les capacités technologiques du ‘marketing automation’ au monde de la communication interne.

LumApps Campaigns optimise en effet la diffusion d’informations pertinentes aux bonnes personnes et au bon moment, les équipes de communication peuvent ainsi planifier, construire, diffuser, superviser et améliorer leur stratégie de communication.

Segmentation – Ciblez les bons destinataires. Limitez les informations reçues quotidiennement par un employé en adressant les messages aux bonnes personnes en fonction de paramètres tels que leur historique d’activité, leur site ou département, leur ancienneté dans l’entreprise, etc.

Multicanal et multi-équipement – Chaque entreprise a son mode de communication. LumApps Campaigns permet aux communicants de toucher les employés là où ils travaillent. En outre, les messages peuvent être envoyés sur tout équipement, afin de toucher aussi bien les collaborateurs au bureau et les ‘frontline workers’.

Communications stratégiques - Des tableaux de bord intégrés sur le taux d’ouverture, la portée et l’engagement facilitent le suivi, l’ajustement et l’amélioration des plans de communication interne, améliorant l’efficacité des messages et personnalisant encore plus l’expérience collaborateur.

Analyse des données - Les problèmes d’attention et de sur-information illustrent la sur-sollicitation des employés par des notifications à longueur de journée. LumApps Campaigns permettant l’envoi de notifications, sa capacité de suivi et de mesure permet de remédier aux problèmes ci-dessus. Au fil du temps, vous aurez la possibilité d’affiner votre stratégie de communication interne en supervisant et en contrôlant l’ensemble du cycle de diffusion.

Cas d’usage de LumApps Campaigns

Planification d’un séminaire d’entreprise – Utilisez LumApps Campaigns pour envoyer à l’ensemble des collaborateurs de l’entreprise sur les bons canaux des alertes sur la préparation du voyage, tout en vous assurant que ces messages sont bien reçus et consultés. Envoyez au comité d’organisation du séminaire un flux séparé de communications et de mises à jour.

Formation à de nouveaux outils - Envoyez uniquement à ceux qui en ont exprimé le besoin les mises à jour de tutoriels relatifs à un nouvel outil de l’entreprise, afin que la campagne conserve son utilité et sa pertinence. La communication autour des didacticiels peut également être personnalisée selon le niveau de compétences et les préférences des collaborateurs.

Informations locales – Les multinationales peuvent envoyer des flashs d'information localisés selon les pays ou régions dans lesquels elles sont implantées, afin de réduire le trop-plein d’information pour les salariés situés en dehors des zones concernées.