Transformation digitale : Les 10 outils essentiels en entreprise

La transformation digitale ou numérique est en marche depuis de nombreuses années. Pourtant, nombre d’entreprises n’ont pas encore franchi le pas ou n’utilisent pas les bons outils de transformation digitale à leur disposition. Tandis que 80 % des Français utilisent Internet, selon l’OCDE, le niveau de maturité des entreprises est différent et la France a pris un lourd retard par rapport à de nombreux pays du monde entier (Corée du Sud, Chine, États-Unis, etc.).

Ce retard pose un véritable problème. Toujours selon l’OCDE, maturité digitale rime avec performance. Ainsi, les pays européens qui ont le mieux amorcé leur transformation numérique à l’image du Royaume-Uni sont tout simplement 3 fois plus performants que les autres.

Les entreprises, parce qu’elles n’ont pas les ressources en interne, parce qu’elles considèrent les outils numériques comme des dépenses inutiles, craignent cette digitalisation qui, pourtant, est aujourd’hui essentielle.

Les entreprises qui se sont digitalisées peuvent en témoigner. Utiliser des outils performants et novateurs offre de nombreux avantages :

• gain de temps ;
• rendement supérieur ;
• meilleure communication en interne et en externe ;
• centralisation de l’information ;
• amélioration de l’expérience utilisateur.

Faisons un tour d’horizon des familles d’outils de transformation numérique à votre disposition et qui pourraient tout simplement révolutionner vos méthodes de travail. Acceptez l’utilisation de ces outils et ne les considérez plus comme des dépenses. Il s’agit en réalité de véritables investissements qui à moyen et long terme, vous permettront de prendre une longueur d’avance sur vos concurrents.

1. Les suites collaboratives

Quels outils pour une transformation digitale ? Pour répondre à cette question, impossible de faire l’impasse sur les suites collaboratives. Parce que l’heure est à la mobilité, il est indispensable que chacun puisse accéder à toutes les données nécessaires. Faire évoluer son entreprise passe nécessairement par l’utilisation de ces outils complets adaptés à un lieu de travail numérique (digital workplace).

Citons notamment G Suite de Google qui propose un certain nombre d’outils de transformation numérique connus de tous:

• Gmail
• Docs
• Drive
• Agenda
• Meet…

Partagez en temps réel vos informations et offrez à vos salariés un outil complet pour mieux communiquer.

Dans le même esprit, retrouvez la suite Microsoft Office 365, une suite collaborative qui permet d’utiliser tous les outils pour communiquer, rédiger, stocker et gérer votre activité.

• Word
• Excel
• Teams
• One Drive
• Outlook…

Certains des outils de cette suite aujourd’hui devenue incontournable pour les entreprises.

Les suites collaboratives ont un avantage non négligeable : elles proposent un outil clé en main pour gérer tous les aspects digitaux de votre entreprise et vous adapter au big data.

2. Les plateformes de communication

La communication est un prérequis pour la réussite d’une entreprise. Si le team building est une méthode qui a fait ses preuves pour souder les équipes, les outils de communication sont présents, au quotidien, pour optimiser l’organisation du travail.

Les outils numériques proposés aujourd’hui permettent de créer des groupes pour centraliser la communication. Cela est beaucoup plus fiable que le mail que l’on peut égarer ou que l’on peut oublier d’adresser à certains destinataires.

Avec des outils tels que Slack, Microsoft Teams, Skype ou Google Meet, vous pouvez créer des groupes pour chaque mission et ainsi être certain que chaque intervenant suit l’évolution du projet. Non seulement cela permet de mieux diffuser les informations, mais c’est aussi une solution pertinente pour impliquer tous les acteurs. Chacun peut intervenir pour répondre à une interrogation ou proposer une solution. L’implication est un élément fondamental pour stimuler les équipes et les tirer vers le haut afin qu’elles atteignent leurs objectifs.

Ces outils digitaux permettent également de s’adapter à une nouvelle organisation du travail. Dans le monde digital, les collaborateurs ne sont pas nécessairement dans le même bureau. Télétravail, collègues à l’étranger, il est nécessaire de pouvoir communiquer différemment. Les outils de communication digitaux permettent, à moindre coût, de communiquer partout dans le monde.

3. Les plateformes intranet nouvelle génération

Comment réussir sa transformation digitale ? Cette question est posée par nombre d’entreprises. Cette réussite passe par l’utilisation des bons outils, et notamment les plateformes intranet nouvelle génération. Il s’agit de plateformes complètes qui vont au-delà de ce qui était jusqu’alors proposé, en vous permettant de centraliser au même endroit vos outils quotidien de communication, collaboration, gestion de projet…

L’objectif est ici de simplifier toujours plus la démarche des entreprises qui souhaitent tendre au maximum vers le digital. Retrouvez des outils intuitifs qui engagent vos collaborateurs.

Prenons l’exemple de LumApps, la Plateforme Intranet Cloud de communication interne, de collaboration et de partage de connaissances qui est directement connectée à Office 365, G Suite et quantité d’autres solutions indispensables au quotidien. De nombreuses fonctionnalités essentielles existent :

• Un outil de gestion des contenus intégré (CMS)
• Un moteur de recherche intelligent
• Un application mobile intranet
• Un outil d’employee advocacy
• Un design totalement personnalisable
• Une gestion des langues
• etc.

Simplifiez votre communication sur les réseaux sociaux, créez un réseau social interne pour engager les équipes et créer une véritable communauté. Offrez à votre service de ressources humaines un outil complet et un accès centralisé à l’information. Aidez votre DSI à mieux collecter et organiser l’information.

La plateforme intranet nouvelle génération est un incontournable de votre transformation digitale, pour engager vos salariés et gagner en productivité. Elle vous permet de créer une culture d’entreprise forte et de simplifier vos tâches quotidiennes.

LumApps, l’intranet social :

Découvrez LumApps

4. Les outils CRM

Le CRM (customer relationship management) ou GRC (gestion de la relation client) est, lui aussi, un outil de transformation digitale incontournable. Les clients sont de plus en plus connectés, votre démarche doit l’être également. À une époque où la concurrence est toujours plus féroce, il est essentiel de pouvoir se démarquer en offrant une meilleure expérience utilisateur.

Tirez profit de l’intelligence artificielle et de sa capacité à mieux comprendre votre cible

. Recueillez des informations et analysez-les. Développez une stratégie marketing digitale performante pour répondre aux attentes de vos clients. Mieux, anticipez ces attentes pour multiplier les ventes. Grâce aux outils CRM, il est également possible d’assurer une meilleure communication avec votre cible, en amont de la vente, mais aussi en aval grâce à un service après-vente efficace.

5. Les outils de gestion de contenus CMS

Impossible d’évoquer la transformation numérique sans aborder le CMS. Le content management system est un logiciel qui permet de créer et de gérer son site Internet ou son application mobile. Ce site est bien souvent la première image que vos clients auront de vous. Il doit être soigné sur le plan graphique, apporter l’information recherchée et offrir une véritable expérience utilisateur avec une navigation optimale.

Site vitrine ou boutique en ligne, le CMS permet d’intégrer de nombreuses fonctionnalités et reste accessible à tous pour faire évoluer en permanence son site web. De nombreuses extensions sont disponibles pour adapter votre site aux attentes de votre cible.

D’autre part, le CMS offre l’avantage d’être plus accessible en termes de prix qu’un site sur-mesure. Parmi les CMS les plus connus, citons WordPress, Prestashop ou encore Drupal. A noter que LumApps possède sa propre solution CMS pour votre communication interne.

6. Les outils de stockage en ligne

Parmi les outils de transformation digitale devenus aujourd’hui indispensables, abordons à présent les outils de stockage en ligne. Ils permettent, en temps réel, à chaque collaborateur d’accéder à l’information.

Leur succès est lié à la nouvelle organisation du travail. Avec des collaborateurs qui ne sont pas toujours présents physiquement dans un bureau, le stockage en ligne s’impose. Et la crise sanitaire que nous vivons actuellement en est la preuve. La période de confinement a prouvé à quel point il était important de miser sur la digitalisation plutôt que sur des espaces de stockage physique. Le télétravail tend à se démocratiser de plus en plus, stocker des informations en ligne permet de ne pas interrompre l’activité de l’entreprise.

D’autre part, ces outils sont aujourd’hui parfaitement sécurisés, tout autant qu’un réseau informatique interne, un argument essentiel à l’heure de la sécurité des données et du respect des réglementations à l’image du RGPD (règlement général sur la protection des données).

Parmi les outils les plus connus, citons :

• Dropbox
• Drive
• One Drive
• Box

7. Les outils de gestion de projets

Si la communication doit être centralisée, les projets doivent l’être également. Il est ici question de meilleure organisation et de gain de temps. Pour favoriser le travail en équipe, l’outil de gestion de projet s’impose.

Avec lui, vous pouvez créer et planifier des tâches, créer un échéancier et suivre l’avancée de chaque projet. Chaque intervenant est informé en temps réel. Ainsi, si un client demande au manager où en est son projet, celui-ci pourra lui répondre simplement. Vous êtes plus efficace et plus réactif.

Avec ces outils, vous pouvez paramétrer des alertes mail afin d’être informé dès lors qu’un projet évolue ou qu’un collaborateur intervient. Le partage de documents permet en un instant de s’adresser à différents interlocuteurs sans avoir à passer par votre boîte mail.

Les outils de gestion de projets les plus connus actuellement sont Jira, Monday, Atlassian, Asana et Trello. Où que vous soyez, vous êtes totalement impliqué dans le projet auquel vous participez.

8. Les outils de gestion de recrutement

Le recrutement est, lui aussi, concerné par la transformation numérique. C’est une étape cruciale qui va impacter durablement votre entreprise, vous devez pouvoir vous doter des outils nécessaires pour trouver les meilleurs talents.

L’intelligence artificielle se met au service de votre recrutement pour trouver le meilleur profil. Des indicateurs permettent de déterminer si un candidat présente le profil parfait afin de gagner du temps et de réduire le nombre d’entretiens. Partagez les C.V. et autres lettres de motivation avec vos collaborateurs et managers pour prendre une décision collective et éclairée.

TalentSoft et SmartRecruiters figurent parmi les outils de gestion de recrutement les plus pertinents à l’heure actuelle.

9. Les outils de comptabilité

La comptabilité est souvent considérée comme chronophage. C’est pourquoi des outils accompagnent la transformation digitale des entreprises en la matière.

Des outils sont disponibles pour tous les types d’entreprises qui souhaitent simplifier leur comptabilité. Autoentreprises, TPE/PME ou grandes entreprises, chacun dispose des solutions adaptées.

Non seulement ces outils de transformation digitale permettent de gagner du temps, mais ce sont également des solutions accessibles à tous et partout. Où que vous soyez, vous pouvez éditer des devis, des factures, exporter ou importer des données, relier vos comptes bancaires à votre solution, etc.

Sage et CEGID figurent parmi les solutions les plus utilisées.

10. Les outils de gestion de paie

Enfin, lorsque l’on se demande comment accompagner sa transformation digitale, on pense à la gestion des paies. Là encore, il s’agit d’une action chronophage qui nécessite des outils innovants, simples et rapides.

La transformation numérique passe par l’utilisation d’outils permettant d’automatiser la paie et le processus RH. Gestion des absences, des notes de frais, suivi du temps de travail pour établir la fiche de paie, tout est centralisé et accessible, une fois de plus, en temps réel partout dans le monde. Il est même possible pour le salarié de demander directement ses congés sur un logiciel en ligne.

Gagnez en efficacité et concentrez-vous sur d’autres tâches que vous ne pouvez déléguer à des outils de transformation numérique.

Parmi les outils de gestion de paie, retrouvez Payfit, Workday ou encore Figgo.

LumApps accompagne votre transformation digitale grâce à un outil intranet dédié et personnalisé pour votre organisation.