つながりのある職場をつくる13のアイデア
Mary Davis Kaplan
「職場」というと、多くの場合、区画分けされた執務空間と会議室が揃った、昔ながらのオフィス風景が思い浮かびます。
しかし、実際には、現在ほとんどの従業員が経験しているのは、そのような職場ではありません。
パンデミックと在宅勤務の義務化により、多くの人々がリモートワークやハイブリッド型勤務に慣れ、好むようになりました。
ハイブリッド型勤務とは、週に1、2回程度出社する働き方です。
そして、ハイブリッド勤務やリモートワークを享受している人が多い一方で、多くの企業のリーダーたちは、企業文化、従業員のエンゲージメント、そしてつながりがあり、協力的な職場作りについて懸念を抱いています。
リーダーの中には、「姿が見えないということは、仕事をしていないということだ」という、より伝統的な考えを持っている人もいます。
つまり、物理的にオフィスにいない従業員はお互いにつながったり、協力し合ったりしていないに違いない、という考え方です。
これは、あなたの会社によっては当てはまる場合とそうでない場合があります。しかし、確かなことはすべてのリーダーがよりつながりのある職場を作ることに注力しているということです。
多くの人は、給料や手当 (有給など) の方が職場の満足度と直接的に関係していると考えています。
しかし、実際には人が職場で幸せで健康であり、成功を収めることができるかどうかを予測する上で、重要なのは人間同士のつながりなのです。従業員同士のつながりは、従業員のエンゲージメントや経験に直接的に関係しています。
職場でつながりを感じることは、今日のビジネスにおいて成功を収めるための重要な要素です。
リーダーシップ、マネージャー、そして同僚は全員、よりつながりのある職場を作るために役割を果たすことができ、それが組織全体に多くの利益をもたらします。
つながりのある職場とは？つながりのある従業員とは？
つながりのある職場とは、従業員がどこにいても (場所にかかわらず) 集中型のプラットフォームでビジネスサービスにアクセスできるようするためのテクノロジーとツールのセットです。
これには、組織が顧客や従業員に提供するサービスを組織化、導入、管理するために必要なすべての要素が含まれます。
理想的には、つながりのある職場は従業員とプロセス間の生産性を向上させるのに役立つはずです。
つながりのある職場は、物理的な境界線の制約を超えて、すべての資産、業務、およびテクノロジーツールをシームレスに統合します。
これにより、リモートワーク、ハイブリッド勤務、オフィス勤務にかかわらず、従業員は効率的にコミュニケーションを取り、協力し合えるようになります。
この統合されたシステムは、従業員の管理を合理化だけでなく、組織内での公平性、透明性、そして深いレベルでのつながりのある文化を育むことも促します。
つながりのある職場とは？
HRコンサルティング・リサーチ企業である「Future Workplace」とテクノロジーソリューション企業である「Virgin Pulse」が共同で行った調査によると、回答対象となった2,000人のマネージャーと従業員のうち、45%がチームメンバーとのコミュニケーションに電子メールを頼っていると回答しています。
そのうち40%以上の人は、「いつも」または「非常に頻繁に」孤独感を感じ、仕事に熱中しておらず、社会的つながりを「強く求めている」と回答しています。
職場でつながりを感じることは、今日のビジネスにおいて成功を収めるための重要な要素です。マネージャーは肯定的な成果を上げるために、従業員が仕事や同僚に積極的に関わるよう奨励しなければなりません。
柔軟性はつながりのあるワークスペースを作るための鍵です。
従業員は、働く場所、働く方法、さらには働く時間さえも、複数の選択肢があることを歓迎します。
従業員がオフィスにいても、自宅のオフィスにいても、出張中でも、デスクから離れていても、つながりのあるワークスペースとは、従業員がデジタル上の司令部を自分の手の中にもっていることを意味します。
コラボレーション、ナレッジシェアリング、そして同僚との交流の機会を提供するつながりのあるエクスペリエンスを提供する集中型のツールです。
つながりのある職場のメリット
つながりのある職場は、従業員とそのマネージャーに、さまざまなメリットをもたらします。
- 柔軟性: 従業員は、仕事と職場で柔軟性を求めています。リーダーシップやマネジメントが従業員の求める柔軟性を尊重すると、従業員は最高のパフォーマンスを発揮することができます。ミーティングを制限し、集中して生産的な仕事ができるよう、従業員に十分な静かな時間を確保することが大切です。また、堅苦しいスケジュールを作らないことで、従業員が家族や家庭、健康に配慮できるようにします。フレキシブルな職場を作ることは、まさに従業員第一の職場を作ることなのです。従業員の声に耳を傾けず、特定の時間に特定の場所にいることを強制しているようでは、ポジティブな企業文化を創造することはできないでしょう。
- アクセシビリティ: 周囲を見渡せば、仕事でもプライベートでも、誰もが自分らしさや個性を認められ、尊重されたいと思っています。柔軟性と包括性のあるつながりのある職場では、すべての従業員がリソース、情報、トレーニング、そして必要なコラボレーションに、よりアクセスしやすくなります。
- コスト効率: つながりのある職場は、企業の収益改善に役立ちます。つながりのある職場は、生産性、知識管理、時間管理を向上させ、それが企業全体のパフォーマンス向上につながります。
- 従業員の経験とエンゲージメント: 究極的には、つながりのある職場は、従業員経験とエンゲージメントを向上させ、それが組織全体にとって大きなメリットとなります。どの企業も、優秀な従業員を維持し、成長させたいと考えています。従業員がそれを実現できるようなツールを提供する時が来ています。
つながりのある職場は、柔軟性を念頭に置いて設計されています。
従業員は必要に応じてチームメンバーと協力し、独立して作業することができます。企業文化は、より多くの協力を重視するようになります。
従業員は、仕事の時間をどのように過ごすかについて、より多くのコントロール権を持っていると感じると、より積極的に取り組むようになります。
よりつながりのある職場を作るための13のアイデア
仕事仲間とのつながりを深めることが目標である場合、企業はどのようにそれを達成すればよいのでしょうか？
時間と予算が許す限り、以下の戦略を実行することで、職場全体をよりつながりのある場所にできます。
1. 企業のミッション、ビジョン、価値観を理解し、共有し、体現する
まず、すべての従業員が会社のミッション (存在目的と理由)、ビジョン (長期的な目標)、価値観 (中核的な原則と信念) を理解する機会を与え、それを徹底的に理解するように促します。
オンボーディングプロセスを活用して、会社のビジョンと価値観を強調する、各従業員に合わせた個別プログラムを作成します。
リーダーが模範を示し、会社のミッションを強化するようにしましょう。
会社のミッションと価値観を体現するオフィスイベントや取り組みを企画します。
社内コミュニケーションプラットフォームを活用して、すべての従業員が会社の成功とビジョンの一員となる方法について、継続的に教育します。
2. 従業員を知るための取り組み
マネージャーや人事部の担当者は、職場で微妙な立場にあります。
彼らは多くの場合、会社側の立場にいると見なされますが、従業員が成功するために必要なサポートを提供するために、従業員と密接に協力する必要があります。
これらの役割を担う人は、会社でさまざまな役割を担っている従業員を知ろうと努力する必要があります。
従業員が後で質問や懸念を抱えたときに、信頼できるようになる唯一の方法です。
3. コミュニティ・オブ・プラクティスを立ち上げ、従業員に共有を促す
コミュニティ・オブ・プラクティスは、企業内の専門知識を活用するために存在します。
従業員やチームに、知識を共有し、ブレインストーミングを行い、複数の場所でコラボレーションする機会を提供します。
コミュニティ・オブ・プラクティスに参加する従業員は、現在の専門分野を発展させ、同僚と問題解決をすることで知識を増やすことができます。また、専門家からのフィードバックとサポートを受けることもできます。
コミュニティ・オブ・プラクティスに関するドキュメントは、従業員がアクセスできるライブラリに保存されます。これらのキーパーソンが行う仕事は、後から他の人にも役立ちます。
4. ピアメンターシッププログラムを作る
ピアメンターシッププログラムは、リーダーシップ開発プログラムの一環として使用することができます。
また、新しい従業員が会社に入社した際に、オンボーディングプロセスの一環として提供することもできます。
いずれの場合も、メンターシッププログラムは、知識と個人の成長は多くの点で社会的つながりに依存しているというメッセージを発信します。
これらのプログラムは、従業員に価値のある特典を提供したいが、必ずしも給与を上げる予算がない雇用主にとって、非常に人気があります。
代わりに、貴重な人的つながりを増強し、価値ある知識と人脈を提供するための措置を取ることができます。
5. すべての従業員が安心して過ごせるようにする
職場は、誰もが安全で、いじめや嫌がらせから解放されたと感じられる空間であるべきです。
一部の企業は「家族のような」雰囲気を推奨しています。しかし、従業員が安全ではないと感じている家庭環境出身の場合、これはネガティブに捉えられる可能性があります。
従業員は、誰もが尊厳と敬意を持って扱われるべきだと感じられる環境を作るようにしましょう。
従業員は、自分の懸念が真剣に受け止められると感じられる必要があります。会社の方針に反する苦情は、迅速かつ公正に調査されるよう、具体的な方針を設けましょう。
従業員が安心して過ごせなければ、自分の意見を表明するよう促されなければ、つながりや帰属意識を感じることはないでしょう。
6. 従業員表彰センターを導入する
イントラネットは、仕事の書類を共有するためのツールだけではありません。
従業員同士のつながりを維持するための重要な手段としても活用できます。特定の従業員やチーム、および会社のキャンペーンや時期を反映した特定のコンテンツを紹介するために使用します。
この戦略は、会社の異なるコミュニティが、優れた業績を上げた仲間を認め、企業文化を向上させることを可能にします。
LumAppsは、イントラネットソリューションであり、プラットフォーム内に直接「従業員表彰センター」を設けています。
この機能により、1対1のやり取りよりも、会社全体でより目立つ仮想的な従業員表彰システムを作ることができます。
例えば、従業員は、チームメイトが他の部門の業務にどのように貢献しているかを強調するために、ピアtoピアの表彰を送ることができます。
これは、従業員の業績を促進する素晴らしい方法であり、仮想的な「バッジ」は、すべての同僚が閲覧できるように従業員のプロフィールに表示されます。
7. 情報とコミュニケーションを会社全体に流す
常に情報が会社全体を流れているようにしましょう。情報はトップダウン、ボトムアップ、さらにはピアtoピアで流されるべきです。
従業員は、質問をしたり、マネージャーにフィードバックを提供したりするように促されるべきです。情報を管理層から従業員に流す必要がある場合も常にあります。
適切なコミュニケーションツールを導入して、経営陣が適切な情報を、適切なタイミングで、適切な従業員に送ることができるようにしましょう。
LumAppsのような最新のイントラネットプラットフォームには、コミュニケーションを支援するツールが搭載されています。
例えば、コミュニケーションキャンペーンを送信したり、重要な社内アナウンスメントをプッシュしたり、従業員がコメントを残せる機能などがあります。
これは、フィードバックを集めたり、従業員が助けを求めたりするのに最適な方法です。
8. 共通の興味を持つコミュニティを立ち上げる
従業員が仕事以外の場で互いを理解し、興味を持てるようにしましょう。共通の興味を持つ従業員は、関連するコミュニティに参加して、同僚と興味について話し合うことができます。
画像、動画、または興味深いオンラインコンテンツへのリンクを投稿することができます。
一部の従業員が在宅勤務やサテライトオフィスで勤務している場合、共通の興味を持つコミュニティに参加することは、より社交的でカジュアルな雰囲気で同僚を知ることができる良い方法です。
共通の興味を持つコミュニティに参加する人は、話題となっているテーマの専門家である必要はありません。同僚とつながるためには、興味を持っているだけで十分です。
共通の興味を持つコミュニティは、会社の健康とウェルネスの取り組みと関係がある場合もあります。
例えば、レシピ交換コミュニティ、ランニングの集まり、あるいはペットの写真を共有するペットコーナーなど、より社交的なコミュニティもあります。
また、好きな映画、好きな帽子をかぶった写真、今までに行った旅行の中で一番好きな場所など、毎週異なる金曜日のトピックを投稿する「楽しい金曜日チャレンジ」などもあります。
9. 従業員のための定期的な社交イベントを開催する
コミュニティのような機能を持つつながりのある職場を作ることを目標としている場合、従業員間の関係は通常の勤務時間外にも及ばなければなりません。
従業員のための定期的な社交イベントを企画しましょう。
イベントの形式やテーマは、異なるチームや部門の人々が参加できるように、自由に設定することができます。コンペやゲーム、地域イベントやボランティア活動への参加なども楽しいでしょう。
会社の成功に貢献した個々の従業員やチームを称えるイベントを少なくとも1回開催するのも良いでしょう。これは、地域社会に貢献してきた従業員を認識する良い機会にもなります。
10. 従業員プロフィールを作成する
従業員ディレクトリは、通常、大企業で従業員同士が顔見知りではない場合や、連絡方法を知らない場合に役立つツールと考えられています。
しかし、このオプションは、企業規模に関わらず、従業員に必要な情報を提供し、不要な時間の浪費を省くことができるため、すべての規模の組織に有効です。
従業員が質問に答えたり、必要な情報を提供できる同僚を見つけると、すぐに連絡を取ることができます。
連絡を受ける人は、知識の連鎖における貴重な存在であり、自分が知っていることを共有したり、助けてくれる人を紹介したりすることができます。
従業員は、企業情報だけでなく、より多くの情報をプロフィールに記入することができます。例えば、あなたの会社がホスピタリティ業界に属している場合は、従業員に好きな料理や訪れた場所を記入するように促しましょう。
あなたの会社が医療機関の場合は、従業員に医療に関する情熱を共有するように促しましょう。これらの自由記述欄は、会社の希望に応じて社交的な内容にすることもできます。好きな本、趣味、映画のキャラクターなどをリストする企業もあります。
11. 従業員に新しいことに挑戦させる
古い方針やプロセスにしがみつく最悪の理由の一つは、「昔からこうやってやっていたから」です。何かがうまくいっていない場合は、代替案を試してみる時期です。
多くの従業員は、会議が非効率的で、仕事時間の無駄が多すぎると不満を漏らしています。
議題書などの対策が会議時間の短縮に効果がない場合は、議題を厳守し、会議前の議論や紹介を短縮することで、会議の進め方を変えてみることを検討しましょう。
そして、これらの新しいプロセスが完了したら、従業員に学んだことを共有するように促しましょう！
会社の全員が、新しいプロセスやシステムの成功、あるいは失敗から学ぶことができます。
12. 情熱を持ってリーダーになる従業員を採用する
指導を受け入れることができる、そして組織に本当に貢献したいと思っている候補者を見つけましょう。
彼らは、チームをまとめる上で重要な役割を果たしていることを理解する必要があります。
情熱を持ったリーダーは、独自のワークスタイルを持つことができます (そして、そうすべきです)。
動画を使ってチームメンバーと交流するのが好きな人もいれば、社内ブログを使って交流するのが好きな人もいます。
正しい方法はありません。チームと交流し、メンバーにも同じようにすることを促せばよいのです。
13. コラボレーションスイートとの統合を活用する
LumAppsの統合により、従業員はMicrosoft 365やGoogle Workspaceなどのコラボレーションスイートで利用可能なすべての機能にアクセスできます。
これらのツールをイントラネットに統合することで、従業員は生産性を最大限に高め、会社がこれらのコラボレーションスイートに投資した価値を最大限に活用することができます。
コラボレーションスイートを統合することで、従業員は1つのツールから複数の作業を完了できるため、生産性が向上します。
Forrester社の調査によると、イントラネット導入により、デスクワーカーが週に25分時間を節約できたため、3年間で750万ドルの生産性向上を実現できたという企業もありました。
従業員は、共有カレンダーやフォルダにアクセスし、ドキュメントやプレゼンテーションを共同編集し、チームグループやチャットで交流するなど、さまざまなことができます
LumAppsのイントラネットプラットフォームは、従業員がこれらのすべての機能を単一のデジタルワークプレイスから実行できるようにします。
