Qu’est-ce qu’une Digital Workplace ? Définition et exemples

Définition de la Digital Workplace

Le terme Digital Workplace est utilisé depuis de nombreuses années. En 2009, Paul Miller, le fondateur de Digital Workplace Group (Groupe des Espaces de Travail Numériques) a introduit le terme pour décrire un vaste écosystème de technologies appliquées aux espaces de travail. Depuis, l’idée d’une Digital Workplace a évolué et va continuer son évolution pendant encore de nombreuses années.

Définir un terme émergent comme Digital Workplace présente toujours des difficultés. C’est pourquoi vous avez probablement rencontré des milliers de définitions différentes ; certaines se concentrent sur des concepts spécifiques alors que d’autres englobent divers aspects. C’est un terme vaste et au fur et à mesure que le concept se popularise, sa définition évolue.

“La Digital Workplace permet de travailler de nouvelles manières et plus efficacement. Elle améliore l’implication et l’agilité des employés, et exploite des styles et des technologies centrées sur le client.”

– Gartner, société leader de recherche et conseil

C’est à dire que la Digital Workplace peut être acceptée comme étant l’évolution naturelle du lieu de travail, qui regroupe un ensemble de technologies, de plateformes et d’outils numériques dont les employés ont besoin pour s’acquitter de leurs tâches.

Elle peut inclure de nombreux outils tels que :

• Des outils sociaux et collaboratifs
• Des applications de communication et de messagerie
• Des espaces cloud de stockage
• Des plateformes intranet d’entreprise
• Des systèmes de gestion des connaissances
• Des outils de partage et de stockage des documents
• Des systèmes de gestion des connaissances et des contenus
• Des outils de partage de contenus internes et externes
• L’intégration des appareils mobiles
• Et bien plus encore

Une Digital Workplace moderne doit s’adapter pour répondre aux besoins spécifiques d’une organisation tout en se concentrant sur le ressenti des employés. Avec une bonne intégration et une collaboration efficace, une Digital Workplace crée un point central où les employés peuvent accéder aux informations et faire leur travail où qu’ils soient et quel que soit l’appareil qu’ils utilisent.

Les avantages de la Digital Workplace

La création d’une Digital Workplace implique la mise en œuvre de diverses procédures et stratégies d’entreprise pour donner aux employés les outils dont ils ont besoin pour s’acquitter de leurs tâches fondamentales.

Pour qu’un espace de travail numérique améliore l’expérience des employés, il doit :

• Avoir une approche holistique et s’intégrer pleinement aux applications professionnelles existantes ;
• Permettre de partager facilement les informations et faciliter la collaboration ;
• Offrir une expérience utilisateur harmonisée dans l’environnement de travail ;
• Faciliter le travail à distance ;
• Et offrir des solutions de mobilité et d’accessibilité quel que soit l’endroit.

La Digital Workplace n’est pas seulement destinée à l’introduction de technologies professionnelles, c’est une transformation de l’approche du travail et de l’organisation structurelle. Depuis la dernière décennie, les organisations se sont rendues compte que le ” travail ” n’est pas seulement un « endroit » ou l’on va chaque jour. Aujourd’hui, le ” travail ” vient à nous.

Les avantages de la Digital Workplace sont infinis et avec les progrès technologiques, nous voyons l’importance de son adoption de plus en plus chaque jour.

Voici quelques-uns des avantages :

Communication interne et collaboration

En utilisant une Digital Workplace, les entreprises ouvrent de nouvelles voies de communication. Elle permet de rester en contact avec ses pairs et ses managers à tous moments. Les employés ne peuvent pas se permettre de rater des actualités essentielles parce qu’elles ont été noyées dans une boite mail pleine à craquer. La Digital Workplace offre des outils de communication novateurs et rapides comme la messagerie instantanée, les visioconférences, les outils de collaboration en temps réel, les newsletters intranet d’information ou communautaires. Tout cela réduit le temps que les gens passent à rechercher des informations et améliore la transparence au sein de l’organisation.

Expérience et engagement des employés

Pour augmenter la productivité de leurs employés et améliorer les performances de l’entreprise, les sociétés doivent mettre en place une culture professionnelle forte. Aujourd’hui, les employés sont les clients internes de la Digital Workplace, ce qui les positionne au centre de toute stratégie de transformation de l’entreprise. À l’aide d’un Espace de Travail Numérique, les entreprises peuvent accéder aux retours de leurs employés et les adresser activement, ce qui leur permet d’assainir les relations au sein de l’entreprise.

Chaque organisation doit trouver le bon moyen de dynamiser l’implication et la satisfaction de ses employés. En effet, les organisations qui ne reconnaissent pas ce besoin souffrent d’un manque d’engagement chez leurs employés et en payent le prix. Offrir à ses employés une bonne expérience par le biais d’une stratégie de Digital Workplace regroupe l’ensemble des transformations physiques, technologiques et culturelles, ce qui peut avoir un impact important sur la reconnaissance et l’engagement des employés.

Pourquoi l’engagement des employés est si important :

Partage des connaissances et accessibilité

Les employés passent des heures à rechercher des informations car elles sont dispersées à différents endroits : des serveurs, des sites et applications, des emails, des fichiers enregistrés sur PC, des clés USB, et même des copies papier. Au fil du temps, cela peut causer la perte de plusieurs jours de productivité.

À l’aide d’une source d’informations centralisée, comme un intranet d’entreprise, toute la documentation peut être organisée et mise à disposition des employés à tout moment. Avec la facilité d’accès vient la facilité de partage. Les connaissances ne sont plus limitées à certains individus, grades, ou services.

Les outils numériques comme les systèmes de gestion des connaissances permettent aux professionnels de documenter leur expérience, leurs bonnes pratiques et leur savoir-faire, ce qui à son tour peut être stocké et partagé avec tous les employés, en poste comme futurs. Ces connaissances peuvent poser les fondations d’une main d’œuvre bien plus efficace et productive.

Le futur de la Digital Workplace repose sur la synergie entre les personnes et les technologies. En faisant tomber les barrières qui divisent le personnel, chacun y gagne en responsabilités et tous travaillent ensemble au sein de l’organisation. Ne faites pas l’erreur de limiter votre vision de la Digital Workplace car elle est en évolution constante : vous devez être conscient de l’évolution des pratiques et des nouvelles technologies intelligentes qui peuvent transformer votre organisation.