Qu’est-ce qu’un Intranet ? La Définition Complète
“Un intranet est un réseau fonctionnant comme Internet, mais dont l’accès est limité à un groupe restreint d’utilisateurs autorisés (tels que les employés d’une entreprise)”
— Merriam-Webster
L’intranet existe depuis les années 90, mais ne remplissait à cette époque que des fonctions de base comme le stockage de données. Les plateformes modernes et interactives d’aujourd’hui, qui permettent l’échange rapide et efficace d’informations en interne, sont très différentes de celles d’autrefois.
Une plateforme intranet est la version interne de l’internet d’une entreprise. C’est un logiciel (ou plus précisément une plateforme en ligne) qui a besoin d’un serveur web pour fonctionner. Il fournit notamment des outils de collaboration qui favorise les communications internes. Plus simplement, un intranet est un lieu numérique qui unit tous les employés d’une entreprise, et favorise le partage d’information .
Les utilisations d’un intranet d’entreprise peuvent être nombreuses :
Publier des communications d’entreprise : L’intranet peut être un espace en ligne qui permet aux équipes de lire des actualités de l’entreprise, des annonces internes ou encore des articles.
Stocker et partager des fichiers : Tous les fichiers peuvent être stockés sur une seule plateforme, au lieu qu’ils soient séparés sur de nombreux ordinateurs en interne.
Enregistrer le temps de travail : Les employés peuvent facilement enregistrer le temps passé sur les projets afin d’aider les managers dans le suivi de ces projets.
Organiser des Réunions : Organiser facilement des réunions (virtuelles ou non) et rendez-vous grâce aux agendas synchronisé sur l’intranet. Sachez immédiatement qui est disponible et qui ne l’est pas, et organisez des réunions virtuelle pour économiser du temps et des dépenses.
Définir des Rappels : Un outil très pratique pour organiser et suivre le développement d’un projet.
Planifier les projets et la charge de travail : L’intranet peut être utilisé pour planifier les calendriers, coordonner les équipes et répartir le travail. Il peut cibler les services par pertinence, comme le marketing, les ressources humaines, le développement, les ventes, etc.
Avoir des discussions informelles : Un système de messagerie interne pour des discussions rapides et informelles.
Un intranet est un réseau privé, dédié à l’entreprise et plus sûr qu’internet. Les employés ne peuvent accéder qu’à certaines parties, en fonction de leur rôle.
L’intranet 2.0 : Un Intranet basé sur le Cloud
Qu’est-ce qu’un intranet 2.0 ou un Intranet Social ? C’est le résultat issu de l’évolution de l’intranet grâce aux nouvelles technologies. Alors que les anciennes versions de l’intranet se limitaient à une page d’accueil et quelques annonces internes, hébergé sur un serveur local, l’intranet nouvelle génération offre de nombreux avantages :
Permet aux employés d’accéder à toutes les informations à distance, idéal pour le télétravail
Favorise l’échange social d’informations
Fournit un accès à tous les documents de l’entreprise
Maintient l’engagement et l’implication des employés
Offre une interface utilisateur agréable, intuitive et personnalisable
L’intranet 2.0 favorise la collaboration, plutôt que la simple communication. Il utilise les avancées technologiques d’internet et du cloud pour créer une plateforme qui permet aux entreprises de devenir un véritable lieu de travail numérique .
Est-ce qu’un intranet 2.0 a besoin d’internet pour fonctionner ? Bien entendu. Il s’agit d’une plateforme directement reliée à internet, accessible n’importe où, n’importe quand, sur n’importe quel outil numérique grâce à une connection internet. Les données et les fichiers sont stockés dans le Cloud, permettant ainsi un grand stockage d’informations tout en supprimant la possibilité de perdre ces données.
Les lieux de travail numérique (ou Digital Workplace) évolut rapidement, et le développement du télétravail y participe. Un employé à distance peut tout à fait se connecter à l’intranet de l’entreprise depuis un téléphone portable, une table ou un ordinateur, du moment que celui-ci à une connection 4G ou Wifi lui donnant accès à interne.
Afin de réduire l’emprunte carbonne pour les entreprises internationales, ou pour favoriser le télétravail en cas de crise sanitaire comme le COVID-19, une plateforme intranet moderne est une solution essentielle pour maintenir une excellente collaboration et communication dans l’organisation .
Fonctionnalité CMS pour l’intranet d’entreprise
Qu’est-ce qu’un CMS pour Intranet ? CMS Signifie “Content Management System”. Il s’agit d’un système utilisé sur un intranet pour permettre la création et la gestion de contenu. Ce contenu est présent constamment dans une journée type d’employé, et peut être de différent type :
Des communiqués de presse
Des rapports de recherche
Des articles de bonnes pratiques et tutoriels
Des documents financiers
Les Procédures et politiques de l’entreprise
Des notes de réunions
Des présentations marketing et commerciales
Des guides de style
Des templates de documents
L’outil CMS doit être correctement gérer et organisé. Toutes les informations doivent être à jour et facilement accessibles. Un CMS doit être utile et proposer une bonne experience de navigation pour les employés, afin de leur permettre de créer et partager facilement ces contenus.
Un système de gestion des contenus doit bien entendu être sécurisé (au même titre que l’ensemble de l’intranet), pour ne donner accès qu’à certaines parties en fonction de l’utilisateur :
A quelles données l’utilisateur peut accéder ?
L’utilisateur peut-il créer un contenu ?
L’utilisateur peut-il modifier un contenu ?
etc.
Que sont WordPress et Drupal ? Ce sont tous 2 des CMS connus, et pour la majorité utilisés pour créer des sites internet. Même s’ils peuvent s’apparenter à des Intranet, de nombreuses fonctionnalités sont manquantes ou trop difficiles à mettre en place vis à vis de solutions intranet dédiées.
Quelle est la différence entre un Intranet, un Extranet et Internet ?
Qu’il s’agissent d’un intranet, d’un extranet ou d’internet, les 3 outils ont pour but de faciliter la communication, mais de manières différentes, en fonction des besoin de l’utilisateur. Ci-dessous une explication simple des différences entre ces 3 réseaux :
L’Intranet
Un intranet est un réseau privé, similaire à internet, mais accessible uniquement à certaines personnes. L’intranet est utilisé par une entreprise pour publier et stocker de l’information utile aux employés pour les aider dans leurs tâches quotidiennes. Un intranet moderne permet aussi aux salariés de travail sur leur propre plateforme et de créer, utiliser et partager des documents de tous types.
Un intranet peut être mis en place pour s’intégrer pleinement aux principaux outils digitaux du marché, comme le fait LumApps , à savoir :
Google G Suite (Gmail, Agenda, Drive, Meet, etc.)
Microsoft 365 (Outlook, Agenda, OneDrive, Teams, SharePoint, etc.)
Slack
Dropbox
Mailchimp
L’Extranet
L’extranet est une branche de l’intranet, qui donne accès à des personnes extérieures de l’intranet d’entreprise. Cela peut être des partenaire, des fournisseurs ou encore des clients. Un exemple d’utilisation d’extranet peut être un fournisseur qui aimerait accéder aux informations liées aux stocks de l’entreprise pour faciliter les livraisons. Un autre exemple est l’accès aux communiqués de presse d’une entreprise pour les médias.
Internet
L’internet est un réseaux mondial d’ordinateurs accessibles à tous et qui connectent entre eux. Le World Wide Web (parfois confondu avec l’Internet) est le service que fournit l’Internet pour l’accès aux sites web, aux emails, aux jeux en ligne, au streaming, au partage de fichiers…
Découvrez LumApps, L’intranet Social
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