Guide de l’Intranet 2020 : Définition, Fonctionnalités et Avantages

Qu’est-ce qu’un Intranet ? La Définition Complète

L’intranet existe depuis les années 90, mais ne remplissait à cette époque que des fonctions de base comme le stockage de données. Les plateformes modernes et interactives d’aujourd’hui, qui permettent l’échange rapide et efficace d’informations en interne, sont très différentes de celles d’autrefois.

Une plateforme intranet est la version interne de l’internet d’une entreprise. C’est un logiciel (ou plus précisément une plateforme en ligne) qui a besoin d’un serveur web pour fonctionner. Il fournit notamment des outils de collaboration qui favorise les communications internes. Plus simplement, un intranet est un lieu numérique qui unit tous les employés d’une entreprise, et favorise le partage d’information.

Les utilisations d’un intranet d’entreprise peuvent être nombreuses :

• Publier des communications d’entreprise : L’intranet peut être un espace en ligne qui permet aux équipes de lire des actualités de l’entreprise, des annonces internes ou encore des articles.
• Stocker et partager des fichiers : Tous les fichiers peuvent être stockés sur une seule plateforme, au lieu qu’ils soient séparés sur de nombreux ordinateurs en interne.
• Enregistrer le temps de travail : Les employés peuvent facilement enregistrer le temps passé sur les projets afin d’aider les managers dans le suivi de ces projets.
• Organiser des Réunions : Organiser facilement des réunions (virtuelles ou non) et rendez-vous grâce aux agendas synchronisé sur l’intranet. Sachez immédiatement qui est disponible et qui ne l’est pas, et organisez des réunions virtuelle pour économiser du temps et des dépenses.
• Définir des Rappels : Un outil très pratique pour organiser et suivre le développement d’un projet.
• Planifier les projets et la charge de travail : L’intranet peut être utilisé pour planifier les calendriers, coordonner les équipes et répartir le travail. Il peut cibler les services par pertinence, comme le marketing, les ressources humaines, le développement, les ventes, etc.
• Avoir des discussions informelles : Un système de messagerie interne pour des discussions rapides et informelles.

Un intranet est un réseau privé, dédié à l’entreprise et plus sûr qu’internet. Les employés ne peuvent accéder qu’à certaines parties, en fonction de leur rôle.

L’intranet 2.0 : Un Intranet basé sur le Cloud

Qu’est-ce qu’un intranet 2.0 ou un Intranet Social ? C’est le résultat issu de l’évolution de l’intranet grâce aux nouvelles technologies. Alors que les anciennes versions de l’intranet se limitaient à une page d’accueil et quelques annonces internes, hébergé sur un serveur local, l’intranet nouvelle génération offre de nombreux avantages :

• Permet aux employés d’accéder à toutes les informations à distance, idéal pour le télétravail
• Favorise l’échange social d’informations
• Fournit un accès à tous les documents de l’entreprise
• Maintient l’engagement et l’implication des employés
• Offre une interface utilisateur agréable, intuitive et personnalisable

L’intranet 2.0 favorise la collaboration, plutôt que la simple communication. Il utilise les avancées technologiques d’internet et du cloud pour créer une plateforme qui permet aux entreprises de devenir un véritable lieu de travail numérique.

Est-ce qu’un intranet 2.0 a besoin d’internet pour fonctionner ? Bien entendu. Il s’agit d’une plateforme directement reliée à internet, accessible n’importe où, n’importe quand, sur n’importe quel outil numérique grâce à une connection internet. Les données et les fichiers sont stockés dans le Cloud, permettant ainsi un grand stockage d’informations tout en supprimant la possibilité de perdre ces données.

Les lieux de travail numérique (ou Digital Workplace) évolut rapidement, et le développement du télétravail y participe. Un employé à distance peut tout à fait se connecter à l’intranet de l’entreprise depuis un téléphone portable, une table ou un ordinateur, du moment que celui-ci à une connection 4G ou Wifi lui donnant accès à interne.

Afin de réduire l’emprunte carbonne pour les entreprises internationales, ou pour favoriser le télétravail en cas de crise sanitaire comme le COVID-19, une plateforme intranet moderne est une solution essentielle pour maintenir une excellente collaboration et communication dans l’organisation.

Fonctionnalité CMS pour l’intranet d’entreprise

Qu’est-ce qu’un CMS pour Intranet ? CMS Signifie “Content Management System”. Il s’agit d’un système utilisé sur un intranet pour permettre la création et la gestion de contenu. Ce contenu est présent constamment dans une journée type d’employé, et peut être de différent type :

• Des communiqués de presse
• Des rapports de recherche
• Des articles de bonnes pratiques et tutoriels
• Des documents financiers
• Les Procédures et politiques de l’entreprise
• Des notes de réunions
• Des présentations marketing et commerciales
• Des guides de style
• Des templates de documents

L’outil CMS doit être correctement gérer et organisé. Toutes les informations doivent être à jour et facilement accessibles. Un CMS doit être utile et proposer une bonne experience de navigation pour les employés, afin de leur permettre de créer et partager facilement ces contenus.

Un système de gestion des contenus doit bien entendu être sécurisé (au même titre que l’ensemble de l’intranet), pour ne donner accès qu’à certaines parties en fonction de l’utilisateur :

• A quelles données l’utilisateur peut accéder ?
• L’utilisateur peut-il créer un contenu ?
• L’utilisateur peut-il modifier un contenu ?
• etc.

Que sont WordPress et Drupal ? Ce sont tous 2 des CMS connus, et pour la majorité utilisés pour créer des sites internet. Même s’ils peuvent s’apparenter à des Intranet, de nombreuses fonctionnalités sont manquantes ou trop difficiles à mettre en place vis à vis de solutions intranet dédiées.

Quelle est la différence entre un Intranet, un Extranet et Internet ?

Qu’il s’agissent d’un intranet, d’un extranet ou d’internet, les 3 outils ont pour but de faciliter la communication, mais de manières différentes, en fonction des besoin de l’utilisateur. Ci-dessous une explication simple des différences entre ces 3 réseaux :

L’Intranet

Un intranet est un réseau privé, similaire à internet, mais accessible uniquement à certaines personnes. L’intranet est utilisé par une entreprise pour publier et stocker de l’information utile aux employés pour les aider dans leurs tâches quotidiennes. Un intranet moderne permet aussi aux salariés de travail sur leur propre plateforme et de créer, utiliser et partager des documents de tous types.

Un intranet peut être mis en place pour s’intégrer pleinement aux principaux outils digitaux du marché, comme le fait LumApps, à savoir :

• Google G Suite (Gmail, Agenda, Drive, Meet, etc.)
• Microsoft Office 365 (Outlook, Agenda, OneDrive, Teams, SharePoint, etc.)
• Slack
• Dropbox
• Mailchimp

L’Extranet

L’extranet est une branche de l’intranet, qui donne accès à des personnes extérieures de l’intranet d’entreprise. Cela peut être des partenaire, des fournisseurs ou encore des clients. Un exemple d’utilisation d’extranet peut être un fournisseur qui aimerait accéder aux informations liées aux stocks de l’entreprise pour faciliter les livraisons. Un autre exemple est l’accès aux communiqués de presse d’une entreprise pour les médias.

Internet

L’internet est un réseaux mondial d’ordinateurs accessibles à tous et qui connectent entre eux. Le World Wide Web (parfois confondu avec l’Internet) est le service que fournit l’Internet pour l’accès aux sites web, aux emails, aux jeux en ligne, au streaming, au partage de fichiers…

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Pourquoi un Intranet est important pour une Entreprise ?

L’un des principaux avantages de l’intranet est qu’il permet d’augmenter considérablement la productivité au sein d’une entreprise, et donc le Chiffre d’affaire. Naturellement, cette évolution ne peut pas avoir un fort impact à court terme, mais la mise en place d’un intranet est bénéfique à long terme pour de nombreuses organisations.

Quel est le but et les avantages d’un intranet ? Ci-dessous différentes raisons pour lesquelles une plateforme intranet est importante pour votre entreprise :

1. Un gain de temps

Un intranet peut faire gagner du temps de différentes manières. Il permet de réduire le nombre de déplacements entre les différentes structures de l’entreprise, de réduire la durée des réunions, d’améliorer la recherche de documents et il peut aider à planifier les projets et la charge de travail des salariés.

Les employés peuvent avoir accès à l’intranet 24h sur 24, 7 jours sur 7, facilitant la flexibilité du travail ainsi que le télétravail. Nombreux sont les employés qui ne travaillent plus dans un environnement d’entreprise classique, donc avoir accès à l’intranet quand ils le souhaitent est très important.

2. Une économie de coûts

Un intranet à des coûts d’exploitation et de mise en service assez bas, et il doit géré par un spécialiste informatique (ou via un prestataire externe pour les petits entreprises). Les frais de personnel sont moindre car l’intranet permet de travailler plus facilement à distance.

Les économies de coûts peuvent être réalisées sur :

• Les voyages : Nul besoin de rembourser les employés pour les déplacements au travail ou les réunions externes
• Les parkings : Certaines entreprises peuvent payer le parking pour le personnel
• La cantine : Moins de frais pour la cafétéria de l’entreprise
• Le nombre de bureaux : Une réducation des loyers, des assurances et de l’entretien

3. L’Employee advocacy

Les employés ambassadeurs sont un autre avantage de l’intranet. Des Employés impliqués et motivés qui aiment leur travail et utilisent quotidiennement l’intranet sont la clé du succès d’une entreprise.

Pour qu’un employé devienne ambassadeur, il doit se sentir satisfait de son rôle dans l’entreprise, et fier d’y travailler. Ainsi il sera plus enclin à parler de l’entreprise et partager son actualité en interne, comme en externe sur les réseaux sociaux par exemple.

4. L’engagement et l’implication des employés

Par définition, l’intranet favorise une meilleure implication des employés. L’accès aux informations de l’entreprise, le partage d’informations et l’interaction facilité avec les autres salariés donnent aux employés un sentiment d’appartenance. Cela va encourager la motivation et l’efficacité.

L’intranet moderne relie les employés à tous les niveaux, des employés de terrain au PDG : Tout le monde peut bénéficier de cet outil de collaboration. De manière générale, un intranet d’entreprise permet de se sentir plus important car faisant partie d’un tout, d’une dynamique, et se sentir valorisé va augmenter la fidélisation à l’entreprise.

5. L’intranet social

L’intranet social et collaboratif joue un rôle dans la participation et la communication. Au delà du simple outil, il s’agit d’un espace de travail numérique où les employés peuvent communiquer et socialiser.

Un réseau social d’entreprise sur mesure offre une véritable solution de communication interne aux collaborateurs. Il peut être l’espace qui reflète l’image et les valeurs de l’entreprise, et cela peut encourager à utiliser l’intranet.

6. Le partage d’avis et d’opinions

Nous en avons parlé, un intranet d’entreprise va améliorer les communications interne. Mais il va surtout permettre de renforcer la participation, incitant les salariés à parler, partager leurs idées et donner leurs opinions plus facilement.

Par exemple, si vous avez besoin de testeurs lors du lancement d’un nouveau produit, une simple publication sur l’intranet permettra de définir un groupe de personnes prêt à participer très rapidement. C’est bien souvent plus rapide et moins couteux que de trouver des candidats externes, de les tester et de les inviter à participer.

7. Collaboration Internationale

Un autre objectif est de permettre aux entreprises de fonctionner sur plusieurs fuseaux horaires. Le siège de l’entreprise peut être basée à Paris et vendre un produit à l’international, donc avoir des employés dans de nombreux pays. L’intranet permet aux employés en Asie ou aux États-Unis d’accéder aux informations lorsque les équipes en Europe ne travaillent pas, et inversement.

Quelles sont les principales fonctionnalités d’un intranet ?

Les meilleurs intranets sont ceux qui s’intègrent de manière transparente dans le fonctionnement de l’entreprise, et qui encouragent les employés à les utiliser au quotidien. Alors quelles sont les principales fonctionnalités d’un intranet ?

Augmenter la Productivité

L’augmentation de la productivité a un impact direct sur la réduction des coûts et la hausse des bénéfices, l’objectif ultime d’une entreprise. Un intranet va permettre d’y parvenir via différents moyens :

• Réduire le temps de recherche des documents internes et autres informations
• Organiser et rationaliser les procédures administratives
• Réaliser des économies sur les réunions (déplacements, coûts, gestion du temps)
• Avoir des communications plus efficaces (e-mails, messagerie)
• Promouvoir un travail d’équipe efficace

Améliorer l’engagement des employés

L’implication des salariés d’une entreprise est essentiel. S’ils sont engagés dans leur propre travail et dans les objectifs généraux de l’entreprise, cela va avoir un impact sur la productivité et l’innovation pour faire progresser toute l’organisation.

De part ses fonctionnalités, un intranet va permettre de :

• Faire en sorte que les employés se sentent valorisés (Reconnaissance, programmes de récompenses, formation)
• Tenir compte de la liberté d’expression et des idées (Articles, Posts, Commentaires, Likes…)
• Communiquer les objectifs de l’entreprise de façon simple et attrayante
• Avoir un espace social et interactif (Chats, quiz, sondages, vidéos, musique, événements)

Permettre la mobilité

Aujourd’hui, le télétravail fait partie intégrante d’un lieu de travail numérique. Il permet au personne de travailler à tous moment, de n’importe où. Être capable de se connecter où que vous soyez donne beaucoup de flexibilité dans la façon de travailler. Un Intranet mobile doté d’une application va renforcer cette mobilité via :

• Une connexion sur tous types d’appareils (mobile, tablette, ordinateur)
• Des informations accessibles instantanément
• Une connection immédiate avec tous les collègues de l’entreprise

Augmenter le nombre d’employés ambassadeurs

L’employee Advocacy est l’un des aspects clés d’un intranet d’entreprise, puisqu’il s’agit d’une forme de relations publique gratuite. Les employés motivés qui parlent positivement de l’entreprise et qui partagent régulièrement ses actualités peuvent contribuer à la croissance de celle-ci. Le bouche à oreille est une communication très puissante pour la réputation de l’entreprise.

Grâce à un outil d’employee advocacy intégré à l’intranet, les employés ambassadeurs peuvent :

• Partager des informations sur les produits, les évènements, les actualités
• Bâtir la confiance entre le personnel et la direction
• Attirer les talents

Le Stockage en ligne

Le stockage des fichiers et des données doit être sécurisé, rapide, flexible et fonctionnel, ce qui est un fort avantage de l’intranet cloud. Il permet notamment :

• L’organisation logique des données pour pouvoir retrouver facilement les informations
• La facilité d’accès aux fichiers pour gagner du temps
• L’accès à une base de connaissances internes via un moteur de recherche intelligent
• De conserver tous les documents au même endroit

L’intégration avec des applications externes

Les différents services d’une entreprise peuvent être amenés à utiliser différents outils pour leurs tâches quotidiennes. Par exemple, les ressources humaines peuvent utiliser LinkedIn, l’équipe projet peut utiliser Trello, les ventes peuvent utiliser Skype ou Salesforce, et l’ensemble de l’entreprise peuvent utiliser G Suite (toutes les applications Google) ou Office 365 (toutes les applications Microsoft).

Un intranet moderne et cloud peut s’intégrer parfaitement avec toutes les applications qu’une entreprise utilise pour fonctionner. Nombreux sont les avantages :

• Toutes les applications sont accessibles au même endroit
• Il n’est pas nécessaire d’apprendre à utiliser de nouveaux outils
• Il n’est pas nécessaire de changer de plateforme

Une source de connaissances

Un intranet d’entreprise peut être une vraie source de connaissances. Des données d’études de marché aux chiffres de ventes, en passant par l’histoire de l’entreprise, l’intranet est une plateforme de connaissances précieuse pour tous les salariés :

• Toutes les informations peuvent être classées et organisées pour un accès rapide et efficace
• Les informations disponibles peuvent être réellement utiles aux salariés
• La base de connaissances peut être enrichie en continu
• Elle apporte des réponses instantanées aux questions internes

Un Outil CMS (Système de gestion de contenu)

Un système de gestion de contenu offre l’outil interne de création et de gestion de tous les contenus de l’intranet. Il doit être optimisé pour l’expérience utilisateur et indlure :

• Un style permettant de lire facilement et rapidement les contenus
• La possibilité de rédiger des contenus de tous types : actualités, informations sur l’entreprise, articles, offres d’emploi, rapports, informations produits, communiqués de presse…
• La possibilité pour l’utilisateur de réagir avec des “J’aime”, de commenter, de partager…
• La possibilité d’intégrer des images, des vidéos, des sondages, des emojis…

Un réseau social d’entreprise

Les réseaux sociaux sont aujourd’hui intégrés à notre quotidien. Un réseau social intégré directement à l’intranet peut jouer un rôle important dans son usage par les salariés, et faire en sorte que ces derniers soient plus impliqués dans l’entreprise.

Un espace moins stricte où les employés peuvent “se déconnecter” du bureau les encouragera aussi utiliser l’intranet, permettant ainsi :

• D’améliorer l’implication des des salariés
• De procurer un sentiment d’appartenance dans une communauté
• D’inciter les employés à interagir les uns avec les autres
• De construire des relations de travail

Une personnalisation totale

Un intranet d’entreprise peut être construit sur mesure pour répondre aux besoins de l’entreprise, qu’elle soit grande, moyenne ou petite. Un des autres avantages et qu’il peut être développé au fil du temps, brique par brique pour une expansion progressive en fonction du budget alloué et du chiffre d’affaire. Un intranet personnalisé :

• N’inclue que les fonctionnalités dont l’entreprise a réellement besoin
• Peut être “Brandé” aux couleurs et au design de l’entreprise pour renforcer l’image de marque
• Évolue au fur et à mesure que l’entreprise se développe
• Peut donner un accès aux partenaires externes, client ou fournisseurs pour leur permettre de travailler avec l’organisation plus efficacement

Un répertoire précis des employés et des compétences

Une fonctionnalité importante de l’intranet, en particulier pour les grandes entreprises, est de pouvoir répertorier et lister tous les profils du personnel. Sur les pages profils de chaque salariés, de nombreuses informations peuvent être renseignées afin de trouver rapidement des compétences recherchées :

• Compétences et expertise
• Qualifications
• Formation en entreprise
• Rôles précédents
• Langues parlées
• Études

Par exemple, un service peut recevoir une lettre dans une autre langue et doit trouver rapidement quelqu’un pour la traduire. Grâce au répertoire des employés et la liste de compétences, il sera beaucoup plus rentable de demander de l’aide en interne plutôt que d’opter pour une prestation externe.

5 étapes essentielles pour créer votre intranet d’entreprise

Un intranet nouvelle génération et cloud fonctionne de la même manière qu’un site interne, en utilisant le même type de programmation. Un intranet d’entrerise correctement construit, pratique et efficace va encourager les employés à l’utiliser et à développer la culture de de l’organisation en interne.

Alors, comment une entreprise crée-t-elle son intranet ? Pour cela, il est nécessaire à différentes questions :

1. Pourquoi votre entreprise a-t-elle besoin d’un intranet ?

Il est nécessaire de définir les raisons. Est-ce que l’entreprise va en retirer un bénéfice, sera t-il utilisé, de quelles fonctionnalités doit-il disposer ?

Si dans l’entreprise, il existe des groupes d’employés ou services qui travaillent ensemble pour atteindre le même objectif, vous pouvez créer un intranet. Chacune de ces personnes aura la possibilité d’interagir facilement avec ses collaborateurs et de combiner leurs connaissances.

2. Qui développera et intégrera l’intranet dans l’entreprise ?

Une équipe projet est essentielle pour développer un intranet. Ils coordonnent la construction de l’outil interne et s’assurent qu’il répond aux exigences de l’entreprise, en matière de fonctionnalités, de design, de contenus… L’équipe projet a pour but d’examiner des éléments tels que la manière de configurer le site intranet, son nom, son image de marque, les outils de gestion et comment il sera intégré parmi les autres outils déjà utilisés dans l’entreprise.

3. De quel contenu un intranet a-t-il besoin ?

Le plus important au lancement d’un intranet est d’identifier les contenu à créer. Avant tout, un intranet a besoin d’un bon système de gestion de contenu (CMS). Le système doit être logique, facile à utiliser et les informations rapides à trouver. Le contenu de l’intranet doit également être régulièrement revu pour s’assurer que les documents soient à jours. Enfin, l’intranet sera rapidement adopté par les employés s’il a des mises à jour et posts réguliers.

4. Qui utilisera l’intranet ?

Qui aura accès à l’intranet de l’entreprise et quels seront les niveaux d’accès ? Ce sont des éléments importants à définir. Par exemple, le service des ressources humaines aura probablement accès à l’ensemble du site, tandis que le personnel administratif ne peut avoir besoin qu’à certaines sections de l’intranet. Cela s’applique aussi aux éventuels accès externes, pour que les fournisseurs et partenaires ne puissent accéder qu’aux informations nécessaires et pertinentes pour eux.

Il est par ailleurs important de prévoir un guide de l’intranet pour aider tous les employés à l’utiliser.

5. Qui s’occupera de la maintenance et de l’évolution de la plateforme ?

Une fois qu’un intranet est déployé et configuré, il doit fonctionné efficacement. Les éléments à considérer sont les suivants :

• Qui s’occupera de la gestion quotidienne de l’intranet ?
• Qui résoudra les problèmes techniques qui surviennent ? L’assistance sera t-elle disponible 24/7 ?
• Devrait-il y avoir une équipe de développement pour améliorer constamment l’intranet de l’entreprise ?
• Qui surveillera et mesurera si l’intranet est utilisé et si c’est un succès