6 Étapes pour Réussir sa Communication Interne d’Entreprise

1. Qu’est-ce que la communication interne en entreprise ?

Définition de la communication interne en entreprise

Commençons par définir cette solution qui pourrait révolutionner la gestion de votre entreprise et la rendre plus performante. La communication interne, c’est la totalité des actions qui permettent aux collaborateurs de mieux accéder à l’information et de mieux communiquer ensemble. Cela concerne tous les statuts, de l’exécutant au top manager.
Cette communication peut être coordonnée à la fois par les ressources humaines et par les équipes de management. Elle doit être organisée, planifiée et tenir compte des individualités.

Les différents types de communication interne

Il existe trois types de communications d’entreprise :

La communication motivationnelle :

C’est le fondement de la réussite. Elle a pour vocation d’impliquer par tous les biais les salariés afin qu’ils se sentent véritablement appartenir à l’entreprise et qu’ils œuvrent pour sa prospérité. Motiver, c’est informer… et bien informer. Ne laissez pas les bruits de couloir vous devancer : veillez à communiquer en permanence avec vos équipes, à contrer les rumeurs qui circulent et à être honnête avec vos collaborateurs. Il est impossible de motiver des équipes qui s’estiment exclues de la vie de l’entreprise. Le culte du secret est particulièrement contre-productif, il va créer des problèmes de communication interne au lieu de les solutionner ;

La communication opérationnelle :

Cette communication est celle qui part du haut de la hiérarchie vers la base. Elle a pour but d’améliorer les processus en communiquant les bonnes pratiques. Attention toutefois. Cette communication opérationnelle ne peut être à sens unique. Songez à écouter les retours d’expérience de vos équipes qui peuvent être force de proposition pour optimiser les process ;

La communication interpersonnelle :

Il s’agit cette fois d’une communication transversale. Elle vise à faire communiquer tous les membres de l’entreprise de manière horizontale et verticale. C’est un vecteur de cohésion et une valeur ajoutée pour renforcer le sentiment d’appartenance. Être entendu, dans une entreprise, c’est lui appartenir véritablement.

Quelques exemples pour bien communiquer dans votre entreprise

De nombreuses structures innovent en matière de communication interne d’entreprise. C’est le cas de Multichoice qui a reçu le prix de la communication interne CEB en 2017. Des opérateurs de ses centres d’appels ont voyagé de région en région pour comprendre comment travaillaient leurs collaborateurs et pour partager leurs connaissances. Le taux de rotation du personnel a diminué et le nombre de clients a doublé.

Autre exemple qui montre l’importance de la communication interne en entreprise : MHS Home. Cette agence immobilière a organisé un concours en créant des affiches indiquant une caractéristique personnelle de certains employés. Le but était d’inciter les salariés à mieux se connaître et à s’inscrire sur l’intranet de l’entreprise. 85 % des employés sont devenus des utilisateurs actifs de ce dernier.

2. Quels sont les objectifs de la communication interne ?

Les enjeux de la communication interne sont multiples. La mise en place de votre stratégie de communication interne a pour vocation de favoriser le travail en équipe et de créer une adhésion collective. In fine, l’intention est claire : la motivation des salariés et la fidélisation des équipes afin qu’elles s’investissent toujours plus pour développer votre portefeuille de clients et votre chiffre d’affaires.

Impliquer les équipes

Vos salariés doivent avoir le sentiment d’appartenir réellement à votre entreprise. Ils doivent adhérer à vos valeurs, encore faut-il qu’ils les connaissent. C’est l’un des enjeux de la communication d’entreprise : favoriser le partage d’informations. Vos salariés doivent se reconnaître en vous et considérer qu’ils font partie d’une grande famille. Impliquer les équipes, c’est les motiver. Certes, la rémunération est fondamentale pour stimuler vos collaborateurs, mais la dimension humaine est sans conteste à privilégier également. Imposer sa marque employeur est un véritable plus.

Pour partager votre culture d’entreprise, vous devez rappeler vos valeurs de diverses manières. Cela peut passer par des affiches sur les murs de l’entreprise, la diffusion d’un journal interne, une cérémonie des vœux retentissante et créant l’adhésion, des séminaires, etc.

→ Lire aussi : Pourquoi l’engagement des employés est si important ?

Mieux connaître son entreprise

Le rôle de la communication interne en entreprise est important pour tous. Ainsi, elle donne la possibilité aux salariés de mieux appréhender le fonctionnement de la structure dans laquelle ils travaillent, de maîtriser ses valeurs, ses chiffres, etc. C’est une solution pour créer une véritable relation entre les collègues, c’est indiscutable. Mais c’est aussi et surtout une manière de permettre aux personnes les plus éloignées de la base de comprendre les facteurs de réussite et d’échec.

Le haut de la hiérarchie impose parfois un peu trop sa vision et ne laisse pas de place à une communication verticale à deux sens. Pourtant, qui mieux que les salariés connaissent les problématiques quotidiennes, les attentes des clients ? Qui sait de quels outils ils ont besoin pour optimiser leur travail, leur temps, leur efficacité en somme ? Communiquer, c’est être à l’écoute de ses équipes pour mieux comprendre les attentes de chacun de manière à faire évoluer l’entreprise.

Favoriser le travail en équipe

Une entreprise est constituée d’individus tous très différents. Caractère, méthode de travail, il n’est pas toujours simple de travailler en équipe. Et pourtant, c’est le fondement de la réussite. Mieux connaître ses collègues, c’est être à même de trouver des solutions pour travailler efficacement ensemble. Mieux communiquer, c’est permettre une optimisation de la réalisation des missions, chacun pouvant avoir connaissance de l’avancée d’un projet. Favoriser le travail en équipe, c’est mettre en place des outils de communication performants, mais aussi opter pour des solutions externes. Le team building peut ici s’imposer pour créer une véritable cohésion.

Favoriser le partage des connaissances

La vie d’une entreprise, c’est une succession de générations qui interviennent au service de celle-ci. Le partage des connaissances est essentiel. Les plus anciens vont expliquer aux plus jeunes comment fonctionne l’entreprise, ils vont leur livrer leur savoir-faire. Les plus jeunes, quant à eux, vont apporter un nouveau souffle et des idées plus modernes. Chacun a sa place dans une entreprise, la communication interne permet de faire sentir à chacun que son intervention est utile au sein du collectif.

3. Quelles étapes pour mettre en place une communication interne efficace ?

1. Définir un budget

Ne nous voilons pas la face, la mise en œuvre d’une communication interne efficace qui implique à la fois une communication descendante et montante, a un coût au même titre que la communication externe. Et, de la même manière, il ne faut pas considérer cela comme une dépense, mais comme un véritable investissement. Une communication interne efficace permet, à terme, de stimuler les équipes, de mieux partager les informations de manière transversale et ainsi d’optimiser les performances de l’entreprise. Le retour sur investissement peut être rapidement visible.

2. Définir les objectifs

Vous devez naturellement définir un plan de communication, rien ne doit être laissé au hasard. Ce plan sera consécutif aux objectifs que vous vous êtes fixés. Pour éviter une déception qui aurait l’effet inverse de ce qui est attendu, définissez des objectifs raisonnables. Fédérer, fidéliser, améliorer le bien-être des salariés pour qu’ils soient plus épanouis et donc plus productifs, tels doivent être les objectifs majeurs de la communication interne d’entreprise.

→ En savoir plus : Comment Définir vos Objectifs de Communication Interne ?

3. Prendre en compte les différents acteurs

Informer, fédérer, cela nécessite de connaître ses équipes. Les attentes de chacun peuvent être différentes. Vous devez tenir compte des particularités de vos salariés pour trouver les solutions les mieux adaptées. La communication, c’est aussi de la psychologie : ne l’oubliez jamais.

4. Créer un plan de communication interne

Vous avez défini un budget, vos objectifs, et vous avez une idée de la manière de vous adresser à vos salariés. Il est temps de définir un plan de communication. Listez les différents outils de communication interne à votre disposition pour favoriser ceux qui seront les plus percutants et ceux auxquels vos équipes seront le plus réceptives. Par exemple, pour une entreprise dont la moyenne d’âge est de 30 ans, peut-être que les outils à privilégier ne seront pas les mêmes que dans une entreprise où la moyenne d’âge est de 55 ans.

5. Se faire entourer de professionnels

Bien sûr, les ressources humaines peuvent être à même de définir le plan de communication. Elles peuvent mettre en place un questionnaire de communication interne pour définir les attentes de chacun. Elles savent peut-être allier culture d’entreprise et communication interne. Toutefois, il est parfois utile, voire indispensable, d’avoir une vision externe. De ce fait, vous pouvez faire appel à des professionnels de la communication d’entreprise pour vous apporter leur expérience. Ils sauront s’adapter aux profils de vos équipes, mais aussi aux spécificités de votre métier.

6. Mesurer l’efficacité de votre nouvelle communication

Au même titre qu’une stratégie marketing, aucune stratégie de communication ne peut être optimale sans en mesurer les effets. Pour estimer la qualité de votre communication interne, vous pouvez utiliser différents indicateurs. Par exemple, si vous avez mis en place un réseau social interne, consultez le taux d’engagement. Si vous avez instauré un intranet, évaluez le taux de consultation et d’action des équipes. Et profitez de cet intranet pour communiquer un questionnaire afin d’apprécier la satisfaction de vos collaborateurs.

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4. Quels sont les outils pour une communication interne ?

Les outils de communication interne sont nombreux, cela permet à chaque structure de définir des solutions sur mesure réellement pertinentes.

Le livret d’accueil

Impliquer et intégrer un salarié, c’est agir dès son arrivée dans l’entreprise. Ce document permet de communiquer à vos nouvelles recrues vos valeurs et vos règles.

Newsletter interne

Dans votre solution de communication interne, songez à intégrer un module de newsletter. C’est une solution efficace pour communiquer massivement et gagner du temps. Chacun de vos collaborateurs recevra l’information en temps réel. Prenez soin de rendre votre newsletter attractive, voire ludique : le risque de désintérêt sera trop important le cas contraire. En parallèle, vous pouvez aussi éditer un journal d’entreprise à destination des salariés.

Intranet

Une plateforme intranet est essentielle. Cet outil collaboratif permet une gestion centralisée et une diffusion de l’information plus efficace. Les acteurs se sentent plus concernés et peuvent gérer des projets de manière optimale, sans pour autant être physiquement ensemble. À l’heure du télétravail, la digitalisation de l’information s’impose.

Messagerie instantanée

Slack, Microsoft Teams, Skype, Google Meet, si vous souhaitez communiquer dans votre entreprise, les outils numériques ne manquent pas. Conversation à deux ou à plusieurs, réunions en vidéo, les outils de messagerie instantanée s’imposent pour faciliter les échanges.

Réseau social d’entreprise

Au sein de votre plateforme intranet cloud, mettez en place un réseau social interne pour vos collaborateurs. C’est une solution plus ludique pour communiquer, un espace moins formel qui permet des échanges sous un autre angle. Vous engagez vos équipes et créez une véritable communauté. C’est le lieu idéal pour partager de nouvelles idées et donner son avis.

Affichage dynamique

Jouez la carte de la modernité en optant pour l’affichage dynamique, un outil de communication interne d’entreprise de plus en plus privilégié. C’est une solution à envisager pour communiquer les chiffres de l’entreprise, les objectifs, les témoignages. Avec l’affichage dynamique, vous valorisez votre entreprise et pouvez associer vos salariés à cette communication innovante. Si cela peut être intégré dans des espaces réservés aux salariés à l’image d’une salle de pause, vous pouvez aussi vous adresser à votre public en ciblant la technologie.

Le team building

C’est sans conteste un incontournable si vous accordez de l’importance à la communication interne de votre entreprise. Loin de la communication formelle, vous allez cette fois permettre à vos collaborateurs d’échanger dans un contexte différent. Cela octroie à chacun la liberté de se dévoiler. Or, une meilleure connaissance de l’autre est indispensable pour améliorer la communication dans le cadre du travail. Le team building apprend à quiconque à quel point communiquer est nécessaire pour réussir.

Webinar

Cette solution est à considérer pour améliorer les échanges entre les différents niveaux hiérarchiques. C’est également une technologie qui permet de s’adresser à tous les collaborateurs, qu’ils soient sur site ou à l’autre bout du monde. Le webinar a pour vocation de discourir, mais aussi de former et de mettre en place des conférences sur les outils et solutions à la disposition des collaborateurs pour mener à bien leurs missions.

→ Lire aussi : Transformation digitale : Les 10 outils essentiels en entreprise

5. Comment améliorer la communication interne de son entreprise ?

Prendre en compte les avis

Pour améliorer la communication interne de votre entreprise, vous devez miser sur une communication qui n’est pas à sens unique. C’est fondamental pour la réussite de votre stratégie. Mettez en place tous les outils digitaux nécessaires afin que chacun puisse s’exprimer librement. Prendre en compte les avis, c’est accepter les critiques sur les décisions prises et la manière de mener à bien les missions. C’est écouter ceux qui interviennent au quotidien et qui savent comment il est possible d’optimiser les process.

Impliquer les collaborateurs avec une culture d’entreprise forte

Culture d’entreprise et communication interne sont liées. Si la communication doit s’imposer entre les collaborateurs, si ces derniers doivent pouvoir s’adresser librement à leur hiérarchie, il est important également que le top management s’exprime. Aussi, pour une meilleure communication interne, vous devez raconter votre histoire, celle de l’entreprise et faire en sorte que chacun adhère à vos valeurs. L’implication et le sentiment d’appartenance restent les maîtres-mots pour la réussite de vos projets.

Donner l’exemple

Chacun joue un rôle dans le succès d’une entreprise. Si l’on demande à tous de communiquer, les managers eux-mêmes doivent être les moteurs de cette communication. Ils doivent être les premiers à se montrer ouverts au dialogue, à consulter leurs équipes, à écouter leurs doléances, mais aussi leurs réussites, à valoriser leurs projets ou, au contraire, à les mettre sur la bonne voie. Ils doivent faire preuve de psychologie, faire accepter les échecs et stimuler leurs collaborateurs pour insuffler une nouvelle dynamique quand cela est nécessaire.

La formation à la communication interne en entreprise

La communication interne n’est pas toujours innée. Vous avez parfois besoin que l’on vous donne les clés pour trouver des solutions adaptées à votre entreprise. N’hésitez pas à former vos managers à la communication d’entreprise. Cela leur permet de découvrir le panel d’outils à leur disposition, de mieux maîtriser l’aspect psychologique et la dimension humaine de cette communication et de mettre en place la bonne stratégie.

Choisir les meilleurs outils

Impossible aujourd’hui d’envisager l’amélioration d’une communication d’entreprise sans utiliser les outils à votre disposition. Et, lors de la définition de votre communication interne de votre entreprise, vous allez vous en apercevoir, les outils ne manquent pas. Avec LumApps, plateforme de communication interne internationale, l’outil permet de combiner l’échange horizontal et la communication descendante, sans oublier de faire remonter facilement les informations. Bénéficiez des meilleures fonctionnalités telles que :

• la gestion des utilisateurs ;
• la communication de la direction ;
• la traduction assistée ;
• le partage de messages ;
• les fonctionnalités sociales ;
• les intégrations natives.

Un outil complet va simplifier la collaboration. Naturellement, il n’est pas question d’utiliser tous les outils. Votre plateforme doit s’adapter à votre besoin. Il est nécessaire de définir vos objectifs pour optimiser les coûts et investir dans une solution cohérente par rapport à votre entreprise, à vos salariés et à votre vision de la communication.

Vous devez choisir des outils efficaces, certes, mais aussi et surtout des outils accessibles. La digitalisation de la communication ne doit pas se faire au détriment de certains membres de vos équipes qui ne sont pas familiers avec le numérique. Utilisez des outils simples et complets et, surtout, n’hésitez jamais à former vos collaborateurs.

6. Comment mesurer l’efficacité de la communication interne en entreprise ?

Nous l’avons évoqué, toute stratégie doit être évaluée pour déterminer son niveau de performance. Cette évaluation permet de désigner les solutions qui ne fonctionnent pas et celles qui peuvent être améliorées. L’analyse est un véritable levier d’optimisation pour votre communication interne. Elle permet de savoir si vous avez choisi les bons outils, si vos équipes sont à l’aise avec et si votre discours est convaincant. Découvrez différents KPI à prendre en considération pour déterminer quels sont les moyens de communication interne qui fonctionnent.

Le taux d’engagement

Vous avez mis en place un blog ou un réseau social interne à votre entreprise ? Pour savoir si votre communication est efficace, il est très simple de mesurer le taux d’engagement. Si vous avez 1 000 collaborateurs et que seulement 50 réagissent à vos publications, vous devez en tirer les conséquences. Soit vous n’avez pas choisi l’outil le plus cohérent par rapport à vos équipes, soit votre communication n’est pas assez attractive et engageante.

Le taux de turnover

Une entreprise qui communique mal est une entreprise qui ne fidélise pas. Aussi, le turnover est un très bon indicateur pour déterminer si vous avez fait les choix les plus judicieux. Pour fidéliser vos équipes, nous l’avons souligné, vous devez les impliquer, les faire adhérer à vos valeurs et favoriser le bien-être dans votre entreprise. Si elles ne partagent pas vos valeurs, si elles considèrent que la communication n’est pas possible ou qu’elle est à sens unique, elles partiront à la concurrence. Car, peut-être, d’autres entreprises de votre secteur auront, quant à elles, une idée plus pertinente de la communication interne en entreprise.

La productivité

Ici interviennent à la fois les ressources humaines et les services de marketing et de finance de l’entreprise. Parmi les objectifs de la communication interne, nous avons évoqué les performances de l’entreprise. Des équipes plus soudées, capables de mieux communiquer sur les projets, des collaborateurs capables de remonter les problèmes, tout ceci impacte la réalisation des missions. In fine, c’est la satisfaction des clients qui est en jeu. Lorsqu’un processus efficace est mis en place, le client final est impacté, positivement ou négativement : c’est le moment de vous poser les bonnes questions.

Le rôle de la communication interne dans une entreprise ne doit pas être pris à la légère. Il impacte le bien-être de vos équipes et, à terme, les performances de votre entreprise. Faites les bons choix, trouvez des outils de communication interne adaptés à l’esprit de votre entreprise et simplifiez la gestion de ces outils en optant pour une suite collaborative telle que celle proposée par LumApps.