Outil de Travail Collaboratif en Entreprise : Comment choisir le meilleur ?

Qu’est-ce qu’un outil de travail collaboratif ?

Définition de l’outil collaboratif

Il s’agit d’un outil de collaboration digital qui permet aux membres de l’équipe de mieux communiquer et d’optimiser la gestion des tâches. Utilisé en interne, c’est aussi une solution privilégiée pour maximiser le travail avec des partenaires, notamment des freelances.

La mise en place de ces outils dans une entreprise donne la possibilité de gagner du temps et d’avoir une vision en temps réel de l’activité.

C’est dans les années 1980 que le travail collaboratif assisté par ordinateur (TCAO) a vu le jour avec le Lotus Note d’IBM. Messagerie mail, annuaire d’entreprise, partage de documents, la première suite d’outils collaboratifs informatiques était pour le moins simple. 40 ans plus tard, la technologie a bien évolué, le digital est omniprésent et apporte des solutions pertinentes pour améliorer les conditions de travail, la communication et la gestion de projets.

Plateforme Collaborative LumApps

Les avantages de l’outil de travail collaboratif

Ils sont nombreux, force est de le constater. Voici la liste des bénéfices de cette solution digitale :

• Gain de temps : c’est le premier bénéfice dont on peut se réjouir avec l’outil collaboratif. La centralisation de l’information et de la gestion de projet permet de trouver en un instant les éléments recherchés. Vous ne cherchez plus des documents dans vos fichiers, vos mails. Vous ne demandez plus à vos collègues des informations qui sont à votre portée, et vous êtes certain de travailler sur la dernière version des documents.
• Meilleure réactivité : vous êtes informé en temps réel par des notifications des évolutions d’un projet, d’un contact, d’un échange de documents. Vous interagissez avec les autres membres de l’équipe et améliorez votre communication.
• Plus grande flexibilité : où que vous soyez, vous avez accès aux échanges et aux espaces de travail. En télétravail, en déplacement à l’autre bout du monde, vous restez connecté avec vos collègues.
• Création de lien social : l’outil collaboratif permet de mieux communiquer. Vous pouvez discuter avec les collègues avec qui vous travaillez sur un projet en groupe ou de manière individuelle pour mieux connaître vos collaborateurs.
• Développement de l’intelligence collective : vous partagez les savoirs, les expériences, vous donnez votre idée sur une plateforme d’échange transversale qui limite le cloisonnement de la communication en entreprise.
• Gain de productivité : mieux communiquer, centraliser la gestion des projets, des agendas, tout contribue à réaliser des missions dans des conditions optimales, à gagner du temps, et donc à améliorer les performances de l’entreprise.

Selon l’Insee, en 2017, 78 % des entreprises de 250 salariés et plus utilisaient des outils de travail collaboratif, contre 17 % pour les entreprises de 10 à 49 salariés. Et pourtant, cet outil s’adapte à toutes les tailles de structures et permet à chacune d’optimiser son organisation pour gagner du temps et ainsi augmenter sa productivité. Plus qu’une dépense, l’installation d’une suite d’outils collaboratifs est un investissement pérenne pour accroître sensiblement les performances des entreprises.

Quelles sont les principales fonctionnalités d’un outil collaboratif ?

Vous savez désormais ce qu’est un espace de travail collaboratif. Il est à présent nécessaire de faire un point sur les fonctionnalités de cet outil digital collaboratif pour bien comprendre de quelle manière il va impacter favorablement l’avenir de votre entreprise.

1. Plateforme pour un travail en équipe

La fonctionnalité essentielle d’un outil collaboratif en entreprise est la centralisation des informations. Vous bénéficiez d’un espace de travail collaboratif pour gérer vos équipes, vos projets, vos services, des groupes de travail, des échanges de documents, etc. L’intranet moderne connecté aux suites collaboratives (Google Workspace ou Microsoft 365) est un exemple parfait pour la gestion du travail en équipe.

2. Outil pour réaliser des réunions

Plus besoin d’être dans le même espace pour communiquer. Il est possible d’organiser des réunions en visio conférence, un plus qui favorise la mobilité et qui s’impose à l’heure du télétravail.

3. Stockage centralisé des données

Vous ne perdez plus vos documents, tout est centralisé dans votre outil cloud. Vos documents sont stockés dans un seul et même endroit, là encore accessible où que vous soyez dans le monde. Connecter sa plateforme intranet à des outils comme Google Drive ou One Drive est l’une des solutions les plus appréciées.

Intégrations des Applications Quotidiennes sur l’Intranet LumApps

4. Outil de messagerie instantanée

Vous échangez en temps réel avec vos collaborateurs. Il est possible d’envisager un échange en groupe pour gérer des projets, ou d’échanger individuellement.

5. Gestion de projet agile

Vous suivez l’évolution d’un projet de manière simple et efficace grâce à des tableaux de bord. Chacun peut déterminer si une tâche est à réaliser, si elle est en cours ou si elle est effectuée.

6. Répartition des tâches

S’il est possible de gérer des projets avec un outil de travail collaboratif, il est aussi possible d’attribuer des tâches individuelles. Vous déterminez qui supervise le projet et qui s’acquitte de chaque tâche pour vous adresser à la bonne personne : encore une solution d’outil digital collaboratif pour gagner du temps.

7. Agenda

Vous connaissez en temps réel l’emploi du temps de chacun. C’est utile pour la prise de rendez-vous, pour l’attribution des tâches, mais aussi pour organiser des réunions.

Intégration de Discussions Instantanées sur la Plateforme LumApps

8. Gestion du temps

Certains outils collaboratifs servent de pointeuse. Aussi, il est possible de déterminer combien de temps est passé sur un projet. Il ne s’agit pas ici de contrôler le travail des collaborateurs, mais de comprendre le temps de réalisation d’une mission pour adapter la facturation au plus près de la réalité. Cela permet également de déterminer la manière dont vous pouvez accepter des missions sans prendre le risque de rendre votre travail en retard.

9. Sondage

Collaborer, c’est comprendre les attentes de chacun pour optimiser le travail en équipe. Aussi, un outil de travail collaboratif informatique peut permettre de créer des sondages pour faire évoluer l’entreprise, la gestion des projets et impliquer les équipes.

10. Accès à une documentation interne

Comme pour les pages d’un site Internet, cet outil permet de réaliser des publications et de les centraliser. Il peut s’agir de procédures, de documentations pour faciliter le travail de chacun, etc. Aussi, vous créez une base de connaissance accessible pour tous.

→ Pour aller plus loin : 15 fonctionnalités et outils collaboratifs pour les entreprises

Comment choisir le meilleur outil collaboratif ?

Pour favoriser le travail d’équipe, il est nécessaire de faire les bons choix. Et ce n’est pas si simple au regard des nombreuses possibilités qui vous sont offertes aujourd’hui parmi les meilleurs outils collaboratif du marché. Il est nécessaire de se poser les bonnes questions pour trouver l’outil collaboratif qui correspond véritablement à votre entreprise et votre manière de mener vos projets. Voici donc comment bien choisir votre plateforme collaborative.

Faire des tests

C’est un point qui paraît essentiel pour trouver les meilleurs outils de travail collaboratif. Chaque entreprise met en place ses propres procédures. Ce n’est pas vous qui devez vous adapter à votre outil, c’est lui qui doit répondre à vos exigences. Si le test n’est pas concluant, libre à vous de tenter un autre outil de partage.

Se poser les bonnes questions

Bien choisir son outil collaboratif, c’est faire le choix d’un outil adapté à vos projets et à votre structure. Nous l’avons évoqué, un tel outil digital propose une grande variété de fonctionnalités.

• Correspondent-elles à votre besoin ?
• Sont-elles toutes utiles ?

Il est probable que la réponse à la deuxième question soit non. De nombreuses solutions ont été développées pour tenter de répondre à toutes les exigences. Cela ne vous impose pas de souscrire une solution complète.

Se poser les bonnes questions, c’est vous demander comment vous pouvez améliorer les performances de votre entreprise.

• Recherchez-vous un outil pour mieux communiquer ?
• Envisagez-vous de mieux gérer les tâches ?
• Vos collaborateurs travaillent-ils sur le même site ou à distance ?
• Avez-vous besoin de partager des documents ?

En fonction de la réponse à ces questions, vous saurez quelles fonctionnalités apporteront une plus-value à votre travail et vous permettront de gagner en efficacité.

Impliquer vos équipes dans la prise de décision

Nous parlons ici de travail d’équipe. Aussi, la mise en place de votre outil collaboratif en ligne ne peut intervenir sans consulter vos collaborateurs. Pourquoi ? Simplement parce que ce sont eux qui sont dans l’action. Ils travaillent au quotidien sur les missions que vous leur confiez. Ce sont eux qui connaissent leurs besoins et qui peuvent envisager les perspectives d’évolution. Ils ont une vision très concrète de leurs besoins en matière de gestion des tâches, de gestion de l’évolution des projets, de communication entre eux, etc.

Sécurité des données et politique de confidentialité

Aujourd’hui, au regard des risques qui menacent les entreprises, la sécurité doit être au cœur de toutes les préoccupations. Les cyberattaques se multiplient et les connexions à distance ne font que favoriser ces actions. De ce fait, votre outil collaboratif doit être parfaitement sécurisé. Votre plateforme collaborative doit idéalement chiffrer les données que vous transmettez pour limiter les risques d’attaques malveillantes.

L’intranet Cloud LumApps

La compatibilité des outils

Vous utilisez certainement déjà de nombreux outils digitaux. Aussi, vous devez vous assurer que l’outil collaboratif que vous allez choisir s’adapte à vos habitudes et qu’il ne va pas révolutionner l’organisation de votre entreprise. Le choix d’une solution connectée à Google Workspace ou Microsoft 365 est pertinent dans la mesure où ces outils offrent une compatibilité avec la plupart des solutions actuelles.

Différents accès selon les acteurs

Vous devez trouver un outil de partage de l’information capable de générer des accès individuels selon le profil de chacun. Si l’outil de travail collaboratif s’utilise de manière interne à l’entreprise, il est aussi privilégié pour le travail avec des collaborateurs externes. Si vous faites intervenir des freelances, il est nécessaire qu’ils ne puissent accéder qu’à leurs propres tâches et qu’ils n’aient pas la possibilité d’avoir une vision globale de vos projets. La gestion des accès spécifiques est à envisager.

Un outil simple et efficace

Gestion des tâches, des projets, messagerie instantanée, tableaux de bord, partage de fichiers, les fonctionnalités sont nombreuses. De ce fait, votre outil doit être le plus clair possible. Il est question ici de gagner du temps, pas de proposer à vos équipes des solutions complexes susceptibles de les déstabiliser au lieu de les aider.

N’oubliez pas également que tous les membres de l’équipe ne sont pas égaux face au digital. Si certains ont grandi avec, d’autres rencontrent des difficultés plus importantes à s’adapter. Seul un outil simple pourra véritablement les aider au quotidien à améliorer leurs performances. Faites le choix d’un outil de collaboration informatique intuitif.

Le design personnalisable LumApps

L’accessibilité du logiciel

Il existe différents types d’outils de collaboration informatique. Si le logiciel a encore sa place pour quelques activités, il est aujourd’hui la plupart du temps insuffisant. Un logiciel installé sur un ordinateur ne favorise pas la mobilité. En revanche, le Saas offre une plus grande flexibilité pour les entreprises. Cet outil collaboratif en ligne est accessible partout simplement grâce à un navigateur internet et un accès sécurisé.

L’accompagnement pour la mise en place

Choisir le bon outil est une chose, savoir le configurer et l’adapter à votre entreprise en est une autre. Il est donc nécessaire, selon votre structure et votre niveau de connaissance de l’outil de travail collaboratif, de choisir un partenaire capable de vous proposer un véritable accompagnement pour que vous puissiez exploiter de manière optimale votre nouvelle solution digitalisée.

Quel que soit l’outil collaboratif que vous aurez choisi, il est plus que conseillé d’accompagner vos équipes. Vous devez leur expliquer les avantages de cette solution et sa capacité à améliorer leurs conditions de travail. Vous devez prendre le temps de les former pour favoriser l’acceptation et l’adaptation. En effet, il est préférable de passer du temps en amont sur cette préparation afin que votre outil soit véritablement un levier d’optimisation des performances de votre entreprise et que vos équipes en exploitent au mieux toutes les fonctionnalités.