D’un intranet vers une plateforme d’expérience pour les agents du secteur public

Depuis le début des années 90, l'intranet est devenu un outil essentiel de communication interne pour un grand nombre d'organisations. Cependant, l’environnement professionnel a considérablement évolué depuis la pandémie - et les solutions de type intranet ont dû évoluer. 

Dans ce contexte inédit, de nouvelles solutions ont émergé, elles offrent des fonctionnalités qui répondent aux nouveaux modes de travail. 

Vous vous demandez en quoi ces plateformes diffèrent des produits intranet traditionnels ? Vous hésitez quant à la pertinence d'une telle plateforme pour votre organisation ? Que ce soit les portails internes ou les plateformes collaboratives que nous utilisons au quotidien, découvrez comment et pourquoi les intranets ont évolué au cours de ces dernières années. 
 

Le premier intranet : un portail statique

La popularité de l'intranet a vu le jour dans les années 1990, au moment où les organisations ont pris conscience qu'elles pouvaient utiliser des réseaux connectés (similaires à internet) afin de créer une plateforme locale de communication interne. La gestion de ces premiers intranets était assurée par les professionnels de l’IT. Hébergés via des réseaux locaux (LAN) et des réseaux étendus (WAN), les intranets n'étaient accessibles que via des ordinateurs de bureau (sur site).

Les années 2000 : l'intranet social

La commercialisation de solutions intranet s'est démocratisée au début des années 2000, notamment avec des systèmes d'hébergement de fichiers. Au cours des deux décennies suivantes, une plus grande concurrence dans ce secteur a contribué à favoriser l'innovation, en offrant un nombre croissant de fonctionnalités et d'intégrations. Parallèlement, les utilisateurs de sites web (et par extension, les utilisateurs d'intranets) ont alors commencé à consommer bien plus que de simples informations.

Ils permettent aux utilisateurs de créer et de gérer leur propre contenu, de créer des formulaires, de faire partie des communautés et de personnaliser des pages, sans avoir à faire appel au service informatique de l'organisation.

L'ère de la pandémie : la digital workplace

En 2019, très peu d'agents travaillaient à distance. Puis la pandémie est venue balayer le monde du travail. Constat : depuis le début de la crise sanitaire, le télétravail a fait un bon et est désormais bien installé dans la fonction publique.

Il a fallu à de nombreuses organisations une solution rapide pour que leurs agents puissent travailler de n'importe où. Les espaces de travail numériques, autrement dit digital workplace, sont rapidement devenus un outil essentiel pour les travailleurs à distance.

Une des principales différences entre l'intranet traditionnel et la digital workplace est l'accessibilité : les agents peuvent se connecter à leur digital workplace sur n'importe quel appareil (y compris mobile), à tout moment. Ils peuvent ainsi trouver plus facilement des informations et échanger entre collègues.

Les structures qui ont réussi à maintenir leurs activités pendant la pandémie avaient une organisation plus agile. Elles ont su exploiter les technologies pour intégrer leur intranet, les médias sociaux et les plateformes de communication en ligne dans leurs processus de travail. Par conséquent, ces entreprises ont pu : 

• Tisser des liens et gagner en confiance - Renforcer les liens et la confiance entre les agents et les managers, prendre des décisions plus réfléchies et faire preuve de réactivité face aux événements.
• Partager les connaissances - Améliorer le partage des connaissances et la collaboration (malgré la dispersion des effectifs et des responsables).
• Redonner du sens - Partager une vision cohérente avec les missions d'intérêt général, lutter contre l'isolement et développer une culture de la reconnaissance.

Aujourd'hui : plateforme d'expérience

En 2023, 70% des décideurs et des managers publics considèrent que le travail hybride va s'installer durablement dans les habitudes de travail des agents publics. Des nouveaux défis à la fois managériaux et culturels :

• Adapter les postes et le quotidien des agents à des modes de travail flexibles.
• Animer les équipes en situation de travail hybride.
• Adresser la crise de sens : 80 % des répondants à une enquête menée auprès des agents des services publics déclarent être confrontés “régulièrement” ou “très fréquemment” à un sentiment d’absurdité dans l’exercice de leur travail.

À mesure que le parcours des agents se digitalise, les plateformes d'expérience ont émergé pour combler les lacunes majeures de l'expérience des agents qui n'étaient pas offertes par les intranets existants ou même les outils de travail numériques.

Les nouvelles fonctionnalités de ces plateformes proposent des communications personnalisées, des parcours orchestrés, des assistants numériques, des communautés et des applications intégrées. Ces fonctionnalités offrent un certain nombre d'avantages, notamment une amélioration de l'engagement des agents, de la communication interne, du partage des connaissances et de la collaboration. 

Ces plateformes favorisent la mise en place des expériences dont les agents ont besoin, peu importe le cadre dans lequel ils travaillent, qu'il s'agisse d'un bureau, d'un poste à distance ou d'un poste hybride.