4 façons de diriger des équipes à distance en temps de crise

Manager des employés à distance présente un ensemble complexe de défis par rapport aux horaires habituels de bureau de 9h à 18h. Pourtant, même avant la pandémie, cela représentait déjà un défi pour de nombreux dirigeants qui gèrent efficacement une équipe à distance.

Il existe de nombreuses questions et problèmes courants:

• Comment allons-nous rester alignés en tant que groupe, travailler dans la même direction?
• Quels processus devons-nous établir?
• Qu’allons-nous utiliser pour rester connectés?
• Où allons-nous collaborer?
• Quels changements devons-nous apporter en équipe pour être productifs?
• Quand allons-nous communiquer, nous connecter et nous engager – 1: 1, en tant que groupe?

1. Assurez-vous que votre équipe travaille dans la même direction

La première étape consiste à vous assurer que votre équipe travaille dans la même direction, avec des objectifs communs à long terme comme fondement de votre domaine d’activité. Chacun doit connaître tous les objectifs de l’équipe. Ils doivent être clairement énoncés et référençables par le biais de communications internes, en particulier lorsque de nouveaux membres sont intégrés.

• Établir un plan de projet et une feuille de route trimestriels / annuels; cela contribue à la visibilité et à la responsabilité. Il contribue également à un sentiment d’accomplissement pour le groupe et les individus à mesure que les jalons commencent à être atteints.
• La collaboration intra-équipe est essentielle pour garantir que votre personnel travaille ensemble, de manière dirigée. Tout le monde n’aura pas le même ensemble de compétences, d’aptitudes et de capacités. Les projets partagés aident à favoriser les relations et la confiance entre pairs et à déplacer l’aiguille en groupe.

2. Établir des processus et des normes

Les employés qui travaillent ensemble en personne ont de nombreuses occasions ponctuelles de coordonner le travail. La coordination du travail peut être plus difficile pour les équipes distantes. Le travail à distance n’est pas pour tout le monde, il doit y avoir une volonté intrinsèque de réussir et de grandir de jour en jour; les individus complaisants ne feront pas la coupe. Pour bien configurer cela, clarifier les normes établies (Comment allons-nous communiquer? Dans quel outil? Où allons-nous stocker les documents?) à l’avance contribuera à garantir un travail à distance plus fluide.

• Les nouveaux télétravailleurs sont souvent surpris par le temps supplémentaire nécessaire pour trouver et localiser les informations. Les espaces de travail numériques aide, mais il y a l’apprentissage tacite qui est nécessaire pour vraiment assimiler la nature du rôle.
• Si certains employés sont relativement nouveaux, la mise en place d’un système de parrainage officiel avec des points réguliers est utile. Bien qu’il y ait des éléments intangibles dans le rôle de n’importe qui, les collaborateurs aident également à ces questions simples qui peuvent être posées de manière asynchrone.
• Pour favoriser un plus grande connexions, tirer parti de la messagerie instantanée (par exemple, MS Teams, Slack, Hangouts) avec un canal arrière pour le chat aide à filtrer et à structurer le discours. Autorisez les conversations générales, les discussions sur les meilleures pratiques, ainsi que les alertes – au cas où quelqu’un a un problème urgent – et l’équipe doit abandonner tout ce qu’elle fait pour aider son collègue.

3. Gestion des points de contact – qualité et quantité

La gestion des interactions en face à face est plus difficile lorsque vous êtes à distance. Oui, vous pouvez perdre certaines des nuances d’une présence constante dans la journée de travail – mais ces interactions deviennent plus consolidées et concentrées sur le travail lui-même.

• Du point de vue de l’équipe, il doit y avoir une cadence virtuelle régulière des réunions. Une ou deux fois par semaine peut aider, cela dépend du poste. Selon le type de travail, des points quotidiens ou des réunions plus fréquentes d’une demi-heure aident à s’assurer que l’équipe est consciente des défis et des progrès quotidiens.
• En tant que manager, vous devrez prendre le temps de poser des questions sur l’aspect personnel et l’aspect professionnel (en fonction de votre collaborateur et de la culture de l’entreprise). Pour résoudre ce problème, des réunions hebdomadaires seul à seul aident à discuter des jalons personnels et des points forts.

Cette cadence vous permet de vous assurer que vous pouvez aborder toutes les questions liées à l’équipe dans une discussion officielle et les questions individuelles chaque semaine.

4. Favorisez la confiance et communiquez régulièrement

Surtout en cette période de difficultés, une confiance et une compréhension supplémentaires doivent être présentes. C’est pourquoi une communication claire et transparente est essentielle pour garantir que le fait que votre équipe se sente en sécurité même lorsqu’elle est à des kilomètres.

La collaboration d’une équipe virtuelle au sein d’un groupe de télétravail dépend de la confiance – et du respect du temps et de l’expertise les uns des autres.

La confiance est simple. Ce n’est pas aveugle, mais ce n’est pas non plus l’oxymore de «faire confiance, mais vérifier». Si votre équipe n’y met pas du sien – sous-performent, cela vous incombe en tant que manager de résoudre la situation et d’aider à corriger la situation.

Enfin, la confiance va dans les deux sens. Si vous contournez la vérité, votre équipe le saura. Tenez votre équipe informée de tout changement et impact sur l’entreprise, le cas échéant. Lorsque vous ne savez pas, soyez ouvert et honnête. Lorsque les rumeurs s’accumulent, une équipe en télétravail peut rapidement se désolidariser.

Il est important d’accorder une attention particulière à l’engagement des employés lorsque vous managez une équipe en télétravail, en particulier en période de crise. Découvrez les meilleures solutions pour votre organisation et gardez vos employés motivés tout en travaillant à la maison.