Application Mobile d’entreprise : 20 Fonctionnalités essentielles

Qu’est-ce qu’une application mobile pour employés ?

Une application mobile pour employés est une solution développée afin de rendre l’accès à la communication interne, aux outils internes et aux informations de manière plus fluide depuis un smartphone. Elle a pour but d’augmenter la productivité des employés, de gérer de manière efficace les données et d’optimiser certains processus. L’application mobile d’entreprise a pour objectif de répondre aux besoins spécifiques d’une organisation.

Une application mobile est un élément de communication interne essentiel pour chaque entreprise, car elle donne aux employés la flexibilité de travail dont ils ont besoin, par exemple :

• Connecter les employés de terrain avec ceux du siège de l’entreprise afin qu’ils aient le même degré d’informations. Sans application mobile, les employés de terrain ne pourraient se connecter à leur intranet.
• L’application mobile aide également d’autres types de travailleurs, comme les commerciaux qui voyagent ou sont souvent en déplacement. Ainsi, lorsqu’ils ne sont pas à leur bureau, ils peuvent toujours accéder aux bonnes informations ou effectuer des recherches depuis leur smartphone. Un appareil mobile leur permet de récupérer rapidement et facilement des données.

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Quels sont les avantages d’une application mobile pour les employés ?

L’utilisation des smartphones ne cessent de croître depuis quelques années et d’après statcounter.com, cette utilisation dépasse même celle des ordinateurs. Pourquoi mettre en place une application mobile en entreprise ? Nombreux sont les avantages d’une application professionnelle pour les employés, en voici quelques-une:

• L’utilisation d’applications mobiles sur le lieu de travail donne aux employés la possibilité de travailler avec un smartphone qu’ils utilisent déjà.
• Étant familiers avec la messagerie instantanée, les réseaux sociaux ou autres applications, les employés sont donc à l’aise avec ce type d’application, une application d’entreprise ne les freinera pas.
• Les travailleurs à distance constituent une part croissante de la main-d’œuvre mondiale. Ils travaillent à domicile ou sur le terrain et peuvent parfois se sentir déconnectés de leur entreprise. Une application mobile de communication interne contribue à améliorer l ‘engagement des employés et permet également à chacun de rester connecter.

Quelles sont les fonctionnalités à privilégier pour votre application mobile d’entreprise ?

Voici une liste non exhaustive des fonctionnalités à mettre en place.

1. Une plateforme mobile

Auparavant les sites Web étaient configurés pour un seul type de résolution, le desktop. Avec l’émergence croissante des appareils mobiles, les développeurs ont dû commencer à concevoir des sites et des applications adaptées au format mobile.
De plus en plus de personnes n’utilisent plus que leur smartphone ou leur tablette. Une plateforme intranet mobile-first disponible sur l’App Store et/ou Google Play Store sera accessible et téléchargeable facilement par l’ensemble des employés.

2. Personnalisable pour s’adapter à votre image de marque

Personnalisez votre application mobile avec votre logo et vos couleurs pour promouvoir votre identité de marque sur tous les canaux auprès de vos employés. Cela renforcera le sentiment d’appartenance, améliorera l’engagement des employés et augmentera l’utilisation de votre application.

3. Fonction de chat

Il s’agit d’une fonction très populaire parmi les utilisateurs d’intranet mobile pour plusieurs raisons, à savoir :

• Elle permet aux employés de se connecter facilement pour partager des informations de manière rapide et efficace.
• Les conversations de chat peuvent être relues ultérieurement afin de revoir des points importants.
• Il est facile pour les employés de s’y connecter tout au long de la journée.
• Les informations sensibles ou confidentielles peuvent être échangées sans risque d’être partagées en externe.

4. La messagerie instantanée

Les responsables et les employés communiquent régulièrement entre eux tout au long de la journée, mais il n’est pas toujours pratique de planifier une réunion. La messagerie instantanée est un moyen de transmettre rapidement des informations au destinataire, et elle prend beaucoup moins de temps que d’essayer de joindre quelqu’un par téléphone.
De plus, les appels téléphoniques peuvent être gênants s’ils ont lieu dans un open space. Les messages peuvent ainsi être envoyés dans les deux sens sans déranger les autres employés.

5. Partage de contenu

En mettant en ligne toutes les informations et les nouvelles pertinentes de l’entreprise, les employés ont le même degré d’informations. Les membres d’une équipe travaillant sur un projet commun peuvent collaborer et échanger des documents de manière plus efficace et productive.

6. Les notifications push

Les notifications push peuvent être utilisées à plusieurs fins dans l’entreprise, par exemple pour diffuser des informations urgentes concernant l’ensemble de l’entreprise, des directives de sécurité ou des mises à jour ciblées concernant une équipe.

7. Actualités de l’entreprise

Une application intranet mobile se doit d’inclure les actualités et les informations à destination des employés. Simple et facile d’accès, les employés peuvent suivre l’actualité de leur entreprise quand bon leur semble.
De plus, si l’entreprise a été mentionnée dans la presse ou a été nominée pour un prix, cette information peut être relayée auprès des employés rapidement et facilement.
Des grandes annonces de ce type doivent être diffusées par ce canal de communication.

8. Possibilités de formation des employés

Mettez en place des formations en ligne sur votre intranet, cela stimulera l’engagement des employés. Ils peuvent s’inscrire directement depuis leur smartphone ou desktop. Cette méthode est très pratique car en seulement quelques clics les employés peuvent s’inscrire à une formation et recevoir tous les éléments dont ils ont besoin.
En parallèle, les responsables ont accès au nombre d’employés inscrits à telle ou telle formation et peuvent suivre facilement l’évolution de leurs salariés.

9. Enquêtes auprès des employés

Une entreprise peut mesurer l’expérience et la satisfaction des employés en mettant en place des enquêtes. L’enquête de satisfaction est l’occasion pour les employés de partager leurs idées, d’exprimer leurs besoins et leurs attentes.
Dans l’idéal, il faudrait que les employés se sentent libres de partager leurs opinions. Une des façons d’assurer cela est de rendre ces enquêtes en ligne anonymes et confidentielles.

→ Pour en savoir plus, découvrez notre guide: Mesurer l’engagement des employés

10. Système de notifications

Intégrez un système de notifications à votre application mobile afin que les employés soient informés de certains éléments. Vous pouvez ainsi:

• Annoncer les derniers résultats des enquêtes auprès des employés.
• Informer le personnel d’une fête ou d’un événement spécial à venir.
• Féliciter vos employés.
• Informer le personnel d’un problème de système qui pourrait affecter le travail.

11. Annuaire d’entreprise

Les employés peuvent vouloir contacter un employé d’une autre équipe mais ne pas savoir à qui s’adresser pour obtenir ses coordonnées.
La mise en place d’un annuaire d’entreprise facilitera la recherche des coordonnées des employés.
Les salariés en déplacement n’ont pas beaucoup de temps à consacrer à cette recherche, le répertoire doit être facile d’utilisation. Indiquez le nom de chaque membre du personnel, son département, ses compétences spécifiques ou son domaine d’expertise, ainsi qu’une photo pour que les collaborateurs puissent se reconnaître plus facilement.

12. FAQ

Si un employé a une question sur l’entreprise et son fonctionnement, il est fort probable que d’autres membres de l’organisation aient des questions similaires. Au lieu que le département des Ressources Humaines passe du temps à répondre à ces questions, les FAQ peuvent rendre les informations facilement accessibles à tous les employés et à tout moment.

13. Modules pour la formation des employés

Si votre entreprise a décidé de proposer une partie de ses formations en ligne, celles-ci peuvent être mises à la disposition des employés sur l’intranet de l’entreprise. Les employés peuvent être tenus de suivre certains modules de formation pour conserver leurs licences ou pour pouvoir bénéficier d’une promotion au sein de l’entreprise.

Le matériel didactique peut comprendre des textes écrits et/ou des vidéos. L’affichage des modules pertinents dans une application mobile les rend accessibles aux travailleurs à distance ainsi qu’à ceux qui travaillent au bureau.

14. Tableau de bord de l’équipe commerciale

Les commerciaux peuvent apprécier une compétition interne amicale. Créez un tableau de bord et intégrez-y un classement des meilleurs commerciaux du mois ! Valorisez-les et félicitez-les. Cela ne pourra qu’augmenter leur engagement et susciter celui des autres employés.

15. Fonction de recherche

Si vous avez déjà passé du temps à essayer de trouver une information dont vous connaissez l’existence mais ne savez pas dans quel fichier elle se trouve, cela peut vous faire perdre du temps et entraîner une certaine frustration.
Imaginez maintenant combien cette situation est irritante pour une personne qui travaille à distance et qui ne peut pas demander de l’aide à un collègue.
Une fonction de recherche est indispensable et vous permettra de trouver exactement ce dont vous avez besoin dans tout l’intranet de l’entreprise.

16. Compatible avec les appareils iOS et Android

Plutôt que de distribuer des smartphones d’entreprise à tous les employés et d’en absorber le coût, envisagez d’encourager le personnel à apporter leurs propres appareils au travail. S’ils savent qu’ils peuvent accéder à l’intranet de l’entreprise via le type d’appareil qu’ils possèdent déjà, la prise en main de l’outil sera d’autant plus facile.

17. Répertoire d’applications et de liens

Donnez un accès aux applications et liens préférés directement sur mobile. Cela ne pourra qu’améliorer l’expérience utilisateur de vos employés et leur faire gagner du temps.
L’application de planification des employés peut se trouver dans une section, tandis que toutes les communications peuvent être enregistrées dans une autre. Ce répertoire permet de garder toutes les informations bien organisées dans des onglets séparés.

18. Authentification unique

Grâce à la fonction d’authentification unique, les utilisateurs peuvent accéder à l’intranet de l’entreprise en utilisant leur compte professionnel ou personnel. Ils peuvent également se connecter avec un compte de messagerie et un mot de passe. Si un employé ne dispose pas de ce type de compte de messagerie, l’intranet peut être configuré pour que les utilisateurs puissent y accéder avec un nom et un mot de passe.

19. Multilingue

Dans les entreprises internationales, il est important de veiller à ce que chacun ait le même niveau d’information dans sa langue maternelle. En effet, les employés peuvent parler des langues différentes si votre entreprise est implantée dans plusieurs pays. En proposant un intranet mobile dans plusieurs langues, vous pourrez vous assurer que chaque collaborateur aura la même information.

20. Calendrier d’équipe

Pour s’assurer de la bonne avancée d’un projet, un calendrier d’équipe dans l’application mobile est plus qu’utile. Les employés pourront savoir en quelques clics ce qu’ils doivent effectuer afin de respecter les échéances fixées.
Un calendrier partagé permet à l’ensemble d’une équipe d’être informée en temps réel sur l’évolution du projet.