Pourquoi la Communication est importante dans la Gestion du Changement ?

Réaliser des changements significatifs dans une organisation peut être un vrai défi. Dans les grandes entreprises en particulier, cela peut être encore plus compliqué car de nombreuses équipes seront impactées par les nouvelles procédures de fonctionnement. C’est pourquoi il est important d’anticiper chaque conséquence pour que le changement au sein de l’organisation soit une réussite.

La Communication dans la Gestion du Changement

Maintenir une communication cohérente et unique est le moyen le plus important pour réussir une conduite du changement au sein de vos équipes et de votre organisation. Gardez en tête qu’il faut mettre en place un plan de communication complet.

Pourquoi la conduite du changement est si important ?

Le fait est que la vie elle-même est une question d’adaptation au changement. Cette vérité universelle est tout aussi applicable au monde des affaires qu’aux interactions sociales quotidiennes. Comme la technologie progresse à un rythme de plus en plus rapide, on attend des entreprises qu’elles suivent et s’adaptent aux changement issus du marché pour pouvoir survivre. Un trop grand retard les exposera un perdre un avantage concurrentiel important par rapports à leurs concurrents.

Dès 2011, la célèbre Harvard Business Review affirmait que l’adaptabilité aux changements au sein d’une organisation était le nouvel avantage concurrentiel. C’est encore plus vrai aujourd’hui avec ce qui se nomme le quotient d’adaptabilité, un indicateur largement utilisé pour mesurer la capacité d’une organisation ou d’un individu à s’adapter à un paysage commercial en pleine évolution. Petit à petit, cette mesure a prouvé qu’une organisation peut soit accepter et conduire le changement, soit risquer de disparaître.

Une gestion efficace du changement

Il ne suffit pas de vouloir changer votre organisation, vous devez être équipé des bons outils et de la bonne direction avant de lancer toute initiative si vous voulez obtenir les résultats souhaités. Les projets de changement qui ne sont pas pilotés par la bonne technologie ou menés sans le soutien de la direction n’apporteront tout simplement pas le retour sur investissement (ROI) nécessaire pour les justifier. Google affirme que les entreprises qui ont des programmes de conduite du changement bien pensés obtiennent un retour sur investissement de près de 30 % supérieur à celui des entreprises qui n’en n’ont pas ou peu.

Par ailleurs, le groupe de conseil international McKinsey estime que jusqu’à 70% des objectifs de transformation des entreprises échouent. Vous ne voulez donc pas en faire partie, puisque certaines entreprises ne se remettent jamais d’un projet de transformation qui a échoué.

 

Quels sont alors les bons éléments pour mettre en place un programme efficace de management du changement ?

Il y a naturellement de nombreuses variables à prendre en compte. Dans une autre étude de Google, les facteurs les plus importants pour la réussite d’un plan de changement incluent :

  • Une forte adhésion des dirigeants (45%)
  • Un engagement continu avec tous les employés (42%)
  • Une amélioration de la communication (32%)
  • Une formation sur les nouvelles procédures avant et après la mise en place des changements au sein de l’organisation (69%)

Si vous lisez un peu entre les lignes, vous verrez que tous ces indicateurs sont liés à l’amélioration de la communication. C’est pourquoi le fait d’encourager systématiquement une communication ouverte entre les employés et la direction améliorera considérablement les chances de réussite d’un projet.

 

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Le plan de communication pendant le projet de transformation

Des initiatives de communication doivent être mises en place au cours du projet pour motiver les employés à s’approprier les changements. Le modèle des 4 facteurs a pour but que la plan de communication fasse passer votre personnel par les étapes suivantes :

  • La sensibilisation : Introduire l’idée du changement au sein de toute la hiérarchie de l’organisation. Vous devez gérer les attentes des employés et détailler la liste des avantages que le changement va favoriser dans l’entreprise.
  • La compréhension : Détaillez précisément comment les changements vont impacter les équipes et les individus. Préparez les employés à faire face à plusieurs difficultés et traitez les problématiques avant qu’une toxicité de ne manifeste dans les équipes.
  • L’acceptation : Encourager les employés à être acteurs du changement et à en voir les bénéfices. Ils dépasseront toute anxiété ou appréhension.
  • L’appropriation : Féliciter les membres de l’équipe qui ont apporté des contributions positives pendant la phase de projet une fois le changement mis en œuvre. Soulignez que votre personnel a rendu cela possible grâce à son adhésion et à sa participation. Cela préparera les membres de votre équipe aux changements futurs, qui seront plus faciles à mettre en œuvre car ils auront déjà suivi le processus de transformation auparavant.

La mise en place d’un plan de gestion du changement peut prendre des semaines ou des mois à intégrer. Tant que vous aurez une ligne directrice claire, vous pourrez utiliser différentes techniques pour maintenir l’élan collectif jusqu’au bout du projet de transformation.

 

Quels sont donc les moyens de communiquer efficacement lors d’un changement organisationnel ?

Voici nos principaux conseils pratiques pour maintenir une communication efficace tout au long d’un changement majeur :

1. Communiquer de manière cohérente

La peur de l’inconnu est une source importante de rejet de la part des employés. Ils peuvent ne pas comprendre pourquoi le changement est mis en œuvre et ce qu’il signifie pour leur sécurité d’emploi. Il est important d’être ouvert et honnête tout au long du processus et de communiquer régulièrement avec eux en leur fournissant des feedbacks constants.

2. Utiliser plusieurs canaux de communication

Il existe de nombreux moyens de communiquer avec vos employés. Comme chaque employé réagira mieux que les autres à certains canaux, veillez à ne pas vous fier à un canal unique. Envoyez fréquemment des emails, créez des vidéos, organisez des sessions de chat, etc.

C’est là qu’un outil tel qu’un intranet social peut vous aider. Vous pouvez l’utiliser comme un portail pour partager des communications et informations, créer des pages internes, joindre des images et vidéos ou encore intégrer des fonctionnalités sociales pour impliquer pleinement votre personnel.

3. Intégrer et permettre le retour d’information

Un malaise peut s’installer chez les salariés lorsqu’ils ont l’impression que leurs commentaires n’auront pas de réponse ou que ceux-ci ne sont pas pris en compte. Soyez ouvert à l’idée d’ajuster votre gestion du changement si nécessaire en fonction des feedbacks apportés par vos équipes. Il y a toujours des éléments qui n’ont pas été pris en compte. Lorsque cela se produit, il ne faut surtout pas les ignorer.

Des outils comme les intranet sociaux peuvent vous aider à intégrer des enquêtes internes ou d’autres outils de retour d’information pour vous adapter, tout en rendant la collecte et l’analyse des réponses de vos employés beaucoup plus faciles à quantifier.

 

Idées de Communication en Gestion du Changement

 

4. Être honnête

Ce n’est pas grave de ne pas connaître une réponse. Être trop distant diminue la confiance dans le leadership, et exagérer ou déformer la vérité pour paraître plus informé a beaucoup plus de chances de se retourner contre vous. Si vous ne connaissez pas la réponse à une question d’un employé, dites-le simplement. Faites ensuite des recherches et contactez la personne dès que possible en retour.

N’oubliez pas que si votre réponse est trop vague ou s’avère fausse, vos collaborateurs pourront ne plus vous croire lors de futures questions. Un leader n’est bon que s’il est crédible. Vous pouvez maintenir cette crédibilité le plus efficacement possible en étant ouvert, honnête et transparent.

5. Communiquez sur les progrès réalisés

Le changement et la transformation est un voyage. Comme tout voyage, les employés doivent savoir où il se trouvent et quand ils arriveront à destination. Sinon, ils s’agitent. Suivez vos progrès et partagez-les régulièrement avec vos employés. Soyez ouvert aux obstacles et à ce que les dirigeants font pour les surmonter. En fin de compte, personne ne veut se sentir perdu et hors de contrôle.

Les outils technologiques tels que les intranets sociaux offrent un cadre fantastique pour partager des informations et tenir tout le monde au courant de vos progrès. De nouvelles données ou des étapes franchies peuvent être documentées et envoyées à des équipes spécifiques afin que chacun sache toujours exactement où il se trouve dans le processus de transformation.

 

Un voyage difficile, mais nécessaire.

Comme indiqué au début de cet article, le changement est inévitable dans une vie professionnelle et sociale. Cependant, les entreprises qui disposent des meilleurs plans et de la meilleure technologie pour mettre en œuvre un changement organisationnel s’adapteront plus rapidement et seront plus performantes que leurs pairs. L’intranet social LumApps est un outil extraordinaire pour favoriser efficacement le changement à tous les niveaux de votre entreprise. Si vous êtes intéressé par ses fonctionnalités et par la façon dont il peut vous aider, contactez-nous pour une démonstration.

Auteur

Asya Stamenova
Brand Content Writer

Catégories

Gestion du changement

Date de publication

May 12, 2020