10 étapes pour un bon processus de gestion du changement

Plus que jamais, les entreprises d’aujourd’hui doivent être agiles et prêtes à évoluer en suivant les conditions du marché. Un bon moyen de se préparer est de prévoir un bon processus pour la gestion du changement.

Qu’est-ce que la gestion du changement ?

Un processus de gestion du changement est une série d’étapes pour introduire et livrer une transformation. Il peut s’agir d’un changement au sein de l’organisation ou d’un changement individuel. Dans cet article, nous nous focaliserons sur les moyens de changer une organisation.

Les processus de changement font partie de modèles plus englobants de gestion du changement. Plusieurs versions de ces modèles sont connus pour leur efficacité. Voyons quelques exemples :

Le modèle Prosci ADKAR

Le nom n’est pas très facile à retenir mais c’est un modèle très utilisé. ADKAR signifie :

• Attention (Awareness). Ceci se réfère à la reconnaissance d’un besoin de changement.
• Désir (Desire). Prendre simple connaissance du besoin ne suffit pas. Un désir d’agir est également nécessaire.
• Savoir (Knowledge). Il faut identifier l’information requise pour implémenter le changement.
• Capacité (Ability). Les individus et les organisations doivent avoir les capacités d’implémenter le changement.
• Renforcement (Reinforcement). Les nouvelles méthodes doivent être renforcées régulièrement à tous les niveaux hiérarchiques d’une organisation pour que le changement soit durable.

Le modèle McKinsey

Le cabinet de consulting international McKinsey & Company a créé une approche holistique de la gestion du changement. Cette approche se base sur quatre principes :

1. Promouvoir la compréhension. Assurez-vous que les employés comprennent ce qui change et pourquoi cela est logique.
2. Développer les capacités. Donnez aux travailleurs les capacités nécessaire pour effectuer le changement.
3. Donner l’exemple. Assurez-vous que les leaders incarnent le changement.
4. Renforcer avec des instruments officiels. Restructurez les systèmes d’entreprise pour soutenir le changement dans l’organisation.

Le modèle de Lewin

Kurt Lewin fut l’un des premiers psychologues à étudier le développement dans l’organisation et les dynamiques de groupes. Il a découpé le changement en trois étapes :

1. Déleger. La structure actuelle d’une organisation et ses processus semblent gelés. Pour effectuer un changement significatif, il faut débloquer cette vision.
2. Changer. Les mentalités des personnes sont à présent ouvertes au changement, donc il faut l’implémenter. Gérez les difficultés et les obstacles comme ils viennent et reposez-vous sur des mécanismes de soutien pour éduquer et renforcer ces nouvelles innovations.
3. Geler. Les employés se sont habitués aux changements et ont grandement besoin d’un temps de stabilité après le tumulte inhérent au processus. Il s’agit de s’installer dans cette nouvelle norme.

Ceci n’est qu’un avant-goût des nombreux modèles de gestion du changement qu’emploient les entreprises. Chaque modèle a ses forces et ses faiblesses. Chaque modèle utilise un processus d’étapes de changement.

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Quel est le but d’un processus de gestion du changement ?

Un processus de gestion de changement propose une séquence d’étapes qui forment une transition, de la conception du changement jusqu’à son implémentation complète. Il fournit un cadre qui rend le changement de l’organisation plus réalisable.

En vérité, les personnes sont réfractaires au changement et le parcours est semé d’embûches. Selon McKinsey & Company, 70% des programmes de changement n’aboutissent pas. Si vous voulez faire partie des heureux 30%, un processus efficace de gestion du changement est crucial.

Les 10 étapes d’un processus efficace de gestion du changement

Voici nos 10 étapes dans le processus de gestion du changement pour accompagner une transformation réussie dans l’organisation.

1. Développez un objectif bien défini

Pour réussir, vous devez d’abord avoir une compréhension profonde de ce qui constitue un succès. Définissez les objectifs aussi précisément que possible pour savoir si vous les atteignez. Prenez soin d’aligner votre objectif avec les objectifs commerciaux et la mission de votre organisation.

2. Déterminez le niveau de maturité de votre organization

Ensuite, analysez la réceptivité de votre entreprise au changement. Etudiez sa culture et son histoire. Le changement est-il incrémentiel ou s’agit-il d’une rupture radicale par rapport aux procédures actuelles ? L’organisation est-elle en train de subir d’autres changements importants ? Identifiez les groupes d’employés qui sont les plus touchés et générez des rapports sur ces travailleurs.

Cette information peut être utilisée pour prédire où de futurs poches de résistance sont susceptibles de se former et vous permettre de gérer les objections potentielles avant qu’elles aient le temps de s’ancrer. Ceci vous aidera à maintenir le moral pendant la transition

3. Convainquez les décisionnaires et la direction

Les décisionnaires et les membres de la direction doivent être unis pour que le changement réussisse. C’est déjà assez difficile lorsque les employés résistent, mais si les responsables d’une organisation ne sont pas convaincus, le processus est voué à l’échec. Pour cette raison, les deux premières étapes sont très importantes.

La direction sera plus facilement convaincue si vous avez un objectif défini qui est aligné avec la culture d’entreprise et si vous avez effectué une évaluation détaillée de votre niveau de préparation. Récoltez les retours et modifiez la proposition autant que nécessaire. Les responsables auront sûrement des idées auxquelles vous n’aviez pas pensé.

4. Créez un plan de communication

Une fois que les décisionnaires approuvent d’un changement, mettez en place une platforme de communication solide. La communication dans toute l’organisation est cruciale. Le comité exécutif a besoin de mises à jour fréquentes. Quand aux employés, ils ont besoin de sentir que les responsables entendent leurs inquiétudes et leur retours.

La communication a un effet profond sur le désir de changement chez tous les membres d’équipe. Si les responsables communiquent de l’information pertinente aux bonnes étapes du processus, la situation devient d’emblée plus transparente et acceptée. Cela facilite le succès.

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5. Posez des jalons pratiques

Le changement dans l’organisation est un long parcours. Vous devez poser des buts pratiques au cours du chemin. Ils donnent à tout le monde – la direction comme les employés – une idée du progrès effectué. Célébrez ces réussites au fur et à mesure. Cela améliore le moral et pousse tout le monde à tendre vers l’objectif global.

Posez des jalons qui seront rapidement atteints au cours du processus. La période initiale d’un changement majeur est très importante pour l’attitude des employés. Les personnes ont besoin de ressentir un sentiment d’accomplissement très tôt dans un projet afin de maintenir une bonne perspective. Il faut éviter l’impression de faire du sur-place.

6. Identifiez des indicateurs de performance clés (KPI)

Entrez dans le détail de vos mesures de performance. Les jalons généraux sont utiles, mais il faut aussi capturer un ensemble compréhensif de données. Vous n’avez pas besoin de partager cette information avec toute l’entreprise, mais les membres de l’équipe de changement ont besoin d’avoir une vision exacte de la situation. Cela les aide à suivre le progrès et les variations de rythme dans la progression. Vous aurez peut-être besoin de développer des outils supplémentaires pour réunir ces données si elles sont difficiles à capturer.

7. Identifiez et désamorcez les obstacles

Attendez-vous à rencontrer de la résistance et des obstacles durant le processus. Votre étude de préparation aura déjà identifié les zones de difficulté potentielles et vous devriez y être préparés. Cependant, d’autres problèmes peuvent survenir, des soucis imprévus qu’il faudra gérer rapidement.

Ne balayez pas ces problèmes sous le tapis en supposant qu’ils se résoudront d’eux-mêmes. Soyez proactifs lorsqu’ils apparaissent et écoutez les retours pour prendre les meilleures décisions pour votre entreprise. Trouvez de nouvelles solutions. Avez-vous besoin de plus de formations ? Avez-vous besoin de créer de nouveaux systèmes pour soutenir les changements ? Les descriptions de postes doivent-elles être mises à jour pour refléter les nouvelles charges de travail ? Faites ce qu’il faut pour ôter les obstacles au changement.

8. Analysez régulièrement l’implémentation dans l’entreprise

Maintenant que vous avez défini vos indicateurs clé de performance, suivez-les de près. Vous aurez peut-être besoin d’engager de nouveaux analystes de données (ou data scientists) ou d’introduire de nouveaux logiciels qui collectent et interprètent les nombreuses données. Nous vivons dans une ère révolutionnaire d’intelligence artificielle et les algorithmes de machine-learning peuvent vous fournir les bonnes connaissances pour diriger votre entreprise vers son objectif.

Les données sont puissantes et l’équipe en tête du changement devrait s’y pencher quotidiennement. Ne suivez pas seulement les jalons atteints mais recherchez aussi dans cette information les tendances intéressantes à dégager dans l’ensemble. Ceci aidera tout le monde à pousser dans la bonne direction.

9. Ajustez lorsque nécessaire

Considérez que rien n’est inscrit dans le marbre. Le but final du changement en entreprise est de s’adapter aux conditions du marché, et cette philosophie doit vous suivre dans le processus lui-même. Si vous identifiez des aspects qui ne remplissent pas les attentes de manière répétée, il faudra ajuster le processus pour qu’il s’adapte mieux à la réalité.

Souvenez-vous, le plan parfait n’existe pas et le modifier n’est pas synonyme de défaite. Vous préférez implémenter un changement légèrement différent et accomplir de grands objectifs ? Ou garder strictement le plan d’origine et complètement rater l’exécution ?

10. Révisez après implémentation

Ca y est, vous faites partie des heureux 30%. Fantastique ! Célébrez cette réussite. Ensuite il vous faudra effectuer une étude complète du processus. Identifiez ce qui a été facile et ce qui vous a donné du fil à retordre. Tentez de déterminer les bonnes pratiques pour accentuer les réussites et minimiser les problèmes afin que votre prochain projet de changement se déroule plus tranquillement. Ajustez vos prochaines politiques concernant le processus de changement pour vous adapter aux besoins spécifiques de votre entreprise.

L’enjeu principal et d’encourager une culture d’entreprise qui adopte le changement. L’époque des entreprises à valeur sûre qui se reposent sur leurs lauriers est terminée. Les entreprises ont besoin de s’adapter ou elles ne sont plus compétitives. Nos conseils pour un processus de gestion du changement peuvent vous aiguiller mais il faut également profondément ancrer cet investissement à tous les niveaux de l’entreprise. Alors vous pouvez être certain que vos affaires évolueront et que votre entreprise gardera sa place sur le marché.

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