Comment garder le lien avec ses travailleurs non connectés ?

Les nouvelles technologies sont devenues essentielles pour les entreprises qui cherchent à communiquer avec leurs salariés déconnectés, qu’ils soient cadres, ouvriers ou techniciens. Chaque catégorie de salarié a le même besoin de rester informé et connecté au sein du groupe. En situation inhabituelle, comment faciliter et respecter le temps de travail de chacun ?

Garder le lien avec les travailleurs de terrain

Une déconnexion qui devient critique en cas de crise

Parce que la santé de chacun est une priorité, quand survient la crise, il convient de communiquer efficacement les bonnes mesures. Cette mise à disposition est facile pour les employés de bureau. Quelques news ou alertes ciblées sur l’intranet, des mails officiels, les moyens sont nombreux et l’organisation rapide à mettre en place.

Mais qu’en est-il des travailleurs non connectés ? Sans profil d’entreprise, sans adresse mail professionnelle, sans numéro professionnel les solutions efficaces se raréfient. “Faut-il se rendre au travail demain ? L’entreprise ne dit rien, alors que certains de mes proches prennent déjà des mesures.”

Chômage technique et isolement

De plus les travailleurs terrains sont de loin les plus touchés par la crise. Contrairement aux salariés de bureau, ils ne peuvent pas pratiquer le télétravail. Leur activité doit s’adapter temporairement et rapidement pour ceux qui le peuvent. Pour la majorité, c’est le chômage technique et l’isolement vis à vis de l’entreprise. Les informations officielles ne sont alors plus celles de l’entreprise mais celles communiquées par l’Etat via les services grand public et par le cercle proche.

Pourtant l’entreprise a un rôle clé à jouer auprès des salariés déconnectés, pour rassurer, relayer les informations officielles, partager les mesures de sécurités, anticiper le retour à la normale, etc. L’isolement n’est pas inévitable, des solutions existent et sont plus que légitimes en temps de crise.

“Faut-il se rendre au travail demain ? L’entreprise ne dit rien, alors que certains de mes proches prennent déjà des mesures.”

Le rôle clé des managers terrain

Entre la direction opérationnelle et les cols bleus, les managers terrain constituent un relai de communication indispensable pour assurer la continuité du partage d’information entre les bureaux (souvent bien équipés) et le terrain (souvent déconnecté). Le manager terrain a un rôle clé à jouer en cas de crise et sera un allié crucial pour implémenter les bonnes solutions et assurer la mise à disposition des bons outils.

1. Informations officielles via les adresses email personnelles

À condition de bien vouloir partager son adresse email personnelle, cette solution est la plus efficace pour garder un lien officiel avec l’entreprise. Cette solution permettra de limiter l’isolement vis à vis de l’entreprise dans le cadre officiel de la crise avec une communication des bonnes mesures à prendre ainsi que des changements pour le quotidien des collaborateurs. La charge incombe aux managers de collecter les adresses et de les communiquer aux équipes supports et communication qui prendront ensuite le relai.

2. Partage de bonnes pratiques sur des groupes de discussion

Ces groupes existent déjà ! Les collaborateurs non connectés le sont déjà en réalité, pour la plupart grâce à WhatsApp, Facebook et autres services grand public. Promouvoir une solution officielle qu’elle soit payante, gratuite, libre d’accès ou non, est complètement envisageable avec les conventions d’usages adéquates. Le problème n’est pas tant de trouver la bonne solution mais d’impulser la mise en place de la pratique. Les managers doivent s’approprier ces canaux de communication.

3. Un accès ciblé à l’intranet d’entreprise

Cette solution présente l’avantage de constituer un canal plus officiel et légitime pour l’entreprise. Grâce au meilleur contrôle de l’information par les équipes de communication, l’entreprise pourra s’adapter plus efficacement.

S’il n’est pas possible de donner un accès complet à chaque employé, plusieurs solutions sont envisageables :

  • Un accès pour chaque salarié, limité à certains usages critiques pour la gestion de crise,
  • Un accès pour plusieurs employés, par entité ou équipe, avec des droits restreints adéquats aux comptes partagés,
  • Un accès pour chacun dans une durée limité.

 

LumApps Intranet

LumApps, l’intranet Social

 

4. Combiner les bons canaux pour les bons cas d’utilisation

L’utilisation de ces différents canaux séparément peut entraîner des lacunes dans le processus de communication, mais les utiliser efficacement de concert permettra aux responsables de répondre efficacement à tous les besoins de communication de leurs équipes.

L’email, tout en offrant des lignes de communication claires pour les informations descendantes, laisse peu de place à la discussion horizontale. Les groupes de discussion permettent un partage d’information plus proche de la conversation, mais peuvent aussi mener à la perte d’information dans le flux, et posent des problèmes de confidentialité dans les cas de transmission de données sécurisées.

Un intranet d’entreprise permet de saisir et d’organiser les connaissances tout en transmettant les informations les plus importantes aux bons destinataires, toutefois ce n’est pas une solution de communication instantanée – souvent nécessaire en situation de crise.

Les managers doivent alors utiliser les trois canaux pour obtenir un effet maximal. Les mails peuvent être utilisés pour partager des informations sur les ressources humaines et des informations officielles d’entreprise dites “top-down”. Les groupes de discussion permettent de rester en contact avec l’ensemble de l’équipe et de transmettre instantanément des informations et des conseils rapides. Et l’intranet d’entreprise peut être utilisé comme un centre de connaissances et de discussion organisé pour toute l’équipe.

 

Notifications de l'Intranet Mobile - LumApps

 

5. Utiliser l’intranet d’entreprise en temps de crise

L’utilisation d’un intranet corporate présente un certain nombre d’avantages distincts par rapport aux autres méthodes de communication, notamment pour atteindre les travailleurs de première ligne qui sont d’autant plus isolés en cette situation.

  • Il offre une communication horizontale, pour un dialogue entre les travailleurs, et leur permet de saisir et de partager davantage d’informations entre eux, plus personnalisées par rapport à l’email et aux autres canaux de communication.
  • L’utilisation d’applications mobiles intranet permet d’envoyer immédiatement des notifications et des informations en temps réel aux employés. Les applis permettent de partager des informations sensibles et plus sûres par des canaux directs, plutôt que par des canaux non officiels comme l’email.
  • Un dépôt de documents importants peut être assemblé pour que les travailleurs accèdent à la meilleure information possible, dans la mesure où cette base est toujours maintenue à jour.
  • L’intranet permet d’identifier les experts et de leur donner accès à des espaces spécifiques sur la plateforme, ce qui permet aux bonnes personnes de fournir les bonnes informations.
  • Des communautés peuvent être créées dans une approche multi-équipes – permettant à des divisions et unités, métier ou géographiques, etc. de communiquer sur des questions les concernant directement, et ainsi d’éviter de se perdre dans un flux d’emails.
  • L’intranet permet de mettre facilement en évidence les actualités et les informations les plus cruciales et les plus pertinentes au premier plan – prêtes à être consommées.
  • La plateforme fournira aussi un espace de partage de connaissances et d’expériences, afin de combattre l’isolement en ces temps incertains.

Qu’en est-il de la sécurité des données dans un tel contexte ?

Ces solutions doivent être dédiées à la communication de crise. Les accès doivent être limités aux bons usages, et la responsabilité de chacun mise en avant.

 

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Auteur

Asya Stamenova

Catégories

Employés de Terrain

Date de publication

April 2, 2020